帳票配信にeTransporterを活用してPPAPを全廃
調達システムからの帳票発行を可能にし 作業負担も大幅に削減

JFEシステムズ株式会社は、前身である川崎製鉄（現JFEスチール）のシステム部門を含め約70 年間、製鉄所の生産・操業管理システム、本社基幹システム（販売・生産・物流、経営管理）の構築・運用・保守を支えてきた。現在は、JFEスチール向け業務システムのSIを担う「鉄鋼事業」、DXビジネスを推進する「デジタル製造事業」、ERPと自社開発のテンプレート群の提供によりシステムを構築する「ERPソリューション事業」、ITインフラの提供を行う「基盤事業」、お客様のニーズに合った業務システムを構築する「産業ソリューション事業」、自社開発およびアライアンスソリューションを単独または組み合わせて提供する「スマートソリューション事業」の６つを柱にビジネスを展開している。

企画・管理本部 調達部長 高橋 学氏は、「24時間365日連続稼働する製鉄所で培った経験・ノウハウに基づく大規模システム構築、操業データの高度活用（DX）が当社の強みです。ユーザー系システムインテグレーターとして、お客様との長期的な信頼関係を重視し、持続可能なシステム構築・運用を前提にしたシステムを提案、導入してきました」と語る。
同社ビジネスをバックエンドで支える調達部が、2021年から取り組んできたのは、取引先に発行する帳票類の“脱PPAP”だ。固定パスワードで暗号化したZIP ファイルを送信していたが、セキュリティ脆弱性のリスクがあること。また、再発⾏の業務負担、誤送信リスクなどを考慮して⾒直された。調達部が発行する帳票は、見積照会書と注文書を主体に、購入仕様書、業務委託仕様書、申請書など15種ほど存在する。ハードウェア・ソフトウェアの買入をはじめ、定期保守、業務委託などの外注依頼が社内の事業部門から発生すると、要求部門からの依頼通知が「調達システム」を介して調達部に送られ、見積照会書兼見積書が照会先である社外の取引先にメールで送信される。受け取った取引先は見積回答を調達部に返信し、その後価格が決裁承認されれば、注文書が調達部から取引先に送信されるという流れだ。

調達部では、調達部から取引先へのPPAPを廃止するにあたり、EDIでの取引拡大を進めてきた。しかし、様々な事情でEDIに参加できない取引先も存在し、そうした“非EDI取引先”に対してもPPAPに代わる手法を検討してきたという。企画・管理本部 調達部 主任部員 尾﨑 祐亮氏は次のように説明する。「これまで当社の調達システムから取引先へ注文書などを送付する際には、その都度暗号化ZIP ファイル形式にて保存し、添付メールにて送付をしていましたが、取引先にて添付ファイルが強制削除されたり、メール自体を受信いただけないケースがありました。その場合、再発行と再送付となりますが、当社の注文書は⼀度発行すると再発行においては個別に押印を実施しなければならず、調達の遅れや業務負担の増加につながっていました。このためPPAPに代わる安全で効率的なファイル受け渡し方法の検討を急ぐことになりました」

代替策を検討するにあたり、最低限守るべき条件が2つあったという。1つはJFEグループで適用されているセキュリティポリシーに準拠していること。もう1つは導入時にシステム改訂負荷の少ないソリューションやパッケージであること。これを前提に調査・検討を進めた経営管理システム事業部 開発部 購買管理ソリューショングループ グループ⻑ 杉山 ゆかり氏は、「今回は導入時に負荷の少ないクラウド利用を想定したため、ログインする際のパスワードポリシーの適用、インターネット回線からの接続制限など、JFEグループのセキュリティ基準を満たすクラウドサービスを探し出すことが最初の大きなチャレンジとなりました」と打ち明ける。
複数のソリューションを検討する中で有力候補として残ったのは、NSDが提案したファイル転送システム「eTransporter」だった。注目した点は主に3つあったという。まず、JFEグループのセキュリティポリシーに準拠しており、それに沿った設定が容易であったこと。次に、導入時のシステム改訂負荷が少ないことも当初の要件を満たしていた。そして最大のポイントが、Web API連携オプションの存在だったという。杉山氏は「ファイル転送時は既存の調達システムからの送信を可能とするシンプルな運用にしたかったので、API連携は必要な機能でした。もしAPI連携ができない場合は調達システムとは別のフローで帳票を送る開発が必要になるため、選定は振り出しに戻っていたかもしれません」と話す。

eTransporterは2023 年12月～2024 年7月に試験運用や導入検討が行われ、正式に採用が決定。その後、クラウドサービス導入時に必要な正規の利用申請と、調達部での運用開始に向けた調整などを経て、2024 年11月から本格運用が開始された。プロジェクトの過程におけるNSDの貢献について、経営管理システム事業部 開発部 購買管理ソリューショングループ 高木 麻衣子氏は、「調達システムへの機能の組み込みが最大のヤマ場でしたが、NSDからAPI仕様書や説明資料の他、サンプルプログラムも提供されたため、苦労することなく連携させることができました。また、疎通に必要なJava のオプション設定や管理画面の使い方などについてもNSDから迅速に回答をいただけたので、トライアルも悩まず実施できたことは大きな助けになりました」と振り返る。

現在、JFEシステムズでは約600社の認定取引先に対して月平均約1,000 件の調達を行っている。その中で非EDI取引先に対するeTransporterを活用した帳票送信は、直近数ヶ月の平均で350回ほど実施。企画・管理本部 調達部 主任部員 松山 幸氏は、「eTransporter導入後、調達システムの画面上のメール送信ボタンをクリックするだけでAPI連携により帳票類発行のメールが非EDI取引先に通知されるようになりました。手間もかからず格段に効率化したと実感しています」と述べる。

eTransporterの導入による効果は主に次の3つが挙げられるという。1つ目は、当初の目的である非EDI取引先への脱PPAPだ。暗号化ZIPファイルでの帳票受け渡しは全て廃止したことで、ファイル削除やメール受信拒否の問題は解決。注文書の再作成で調達に遅延が生じる懸念も解消したという。
2つ目は、帳票出力の効率化である。これまではPPAPで2回メールを送信していたが、現在は調達システムの画面から帳票類の受け渡しが可能になり、作業負担が大幅に削減。メールの誤送信や遅延なども防止されるため、買入要求部門からのリクエストに遅滞なく対応できるようになった。
3つ目は、従来と変わらない使い勝手の維持だ。eTransporter 導入後もメール送信ボタンにて帳票を発行でき、従来どおりの使い方を踏襲できているという。高木氏は、「操作画面や作業手順は変わらず内部処理だけが高度化したので、調達部への負担をかけずに導入できたことが大きな成果だと思っています。開発部としても内部ロジックをメール送信からAPI連携に書き換えるだけだったので、導入時の構築負荷も少なくすみました」と見解を示す。

今後調達部では、社内で脱PPAPに苦慮している部門があればeTransporterを推奨していく可能性もあるという。今回の取り組みを振り返り、尾﨑氏は「脱PPAPを短期間にトラブルなく実施できたのは、NSDが労を惜しまず伴走支援してくれたおかげです。調達部メンバーの作業効率アップや業務負担軽減にも貢献しています」と評価する。
続いて杉山氏も、「eTransporterがファイル転送ソリューションとして成熟していたことに加え、NSDによる導入前のアセスメントやトライアルサービスなどのサポートを得られたことで、調達システムを革新できたのだと感じています。これからも当社のビジネスに役立つ提案を期待しています」と語る。
調達部と開発部の協創で調達システムのモダナイズ化をeTransporterで加速したJFEシステムズ。鉄鋼業で培われたものづくりの比類無い信頼性と攻めのITでDXに挑み続ける同社の新たな挑戦にこれからも注目したい。