データを送信する際によく用いられるのは、メールにファイルを添付する方法。しかしファイルサイズが大きいと、メールの容量制限を超えてしまい送受信できないこともあります。今回は、容量の大きいファイルを送りたいときに使えるテクニックを紹介します。

大容量ファイルを送信するための工夫

メールの容量制限を超えてしまう場合は、ファイルの圧縮や分割などを行うことで容量を減らすことができます。

ファイルを圧縮する

最も手軽なのは、ZIP形式でファイルを圧縮する方法です。圧縮とは、ファイルやフォルダを一つにまとめて元のサイズよりも小さくすることです。受信側はデータを展開（解凍）することで、元の状態に戻すことができます。

圧縮はWindowsの標準機能で簡単に行うことができます。

圧縮したいファイルやフォルダを選択して右クリックします。「送る」から「圧縮（zip形式）フォルダ」をクリックすると、圧縮することができます（画面はWindows10バージョン1809）。

展開（解凍）する際は、zipファイルを右クリックして「すべて展開」を選択します。

ファイルを分割する

ファイルを複数に分割して、それぞれをメール添付で送信する方法もあります。例えば、「数十枚の画像データを数枚ずつ送信する」などが考えられます。また、1つのファイルを分割する方法もありますが、Windowsの標準機能ではファイルの分割や結合が難しいため、専用ソフトが必要です。

画像ファイルの解像度を下げる

画像ファイルを添付する場合は、「ペイント」などで画像サイズを縮小することで容量を削減することができます。ここではWindows標準機能の「ペイント3D」を使った方法を紹介します。

まずはペイント3Dで画像を開きます。画面上のメニューから「キャンバス」を選択すると、「キャンバスのサイズ変更」に画像のピクセル数が表示されます。

「縦横比を固定する」「キャンバスでの画像のサイズ変更」にチェックを入れて幅・高さの数字を小さくすると、画像の比率を保ったままサイズを縮小することができます。

必要な場合は郵送や手渡し

USBメモリやDVDなどにデータを保存して相手に渡すのも1つの方法です。容量が数GBを超える場合や複数のファイルをまとめて渡したい場合に使えますが、メールやURLの共有などと比較して紛失のリスクが高いため、不要不急であればロックやパスワード設定が可能な方法を選ぶようにしましょう。

大容量ファイルを送信できる無料サービスを利用する

圧縮や分割を試してもメール添付が難しい場合は、大容量ファイルを転送できる無料サービスを利用する方法もあります。

無料サービスの概要

インターネット経由でファイルを受け渡しできるサービスです。ブラウザからファイルをアップロードするとクラウド上のサーバに保存され、ダウンロード用URLが発行されるという仕組みです。ファイルを送信したい相手にはダウンロード用URLを伝えるだけなので、メールの容量制限を気にする必要はありません。

また、無料サービスの中には会員登録が不要なものもあります。

無料サービスを利用する場合の注意点

無料で大容量ファイルを転送できるサービスは便利ですが、利用制限やセキュリティ面に注意が必要です。

無料サービスの場合、一度に送信できるファイルの容量は数百MB～数GB程度が一般的。メール添付に比べると容量は大きいものの、画像や動画を大量に送受信する場合は容量が足りなくなる可能性があります。

セキュリティ面でも無料サービスには不安があります。サービス運営会社が持つサーバを利用するため、一旦ファイルをアップロードすると自分では削除できず、運営会社にファイルの管理を委ねることになります（保存期間を指定できるサービスもあります）。SSL/TLS暗号化やパスワード設定、ダウンロード回数・期間の制限といったセキュリティ対策はもちろん、信頼できる運営会社かという観点でサービスを選びましょう。

無料サービスのセキュリティリスクについて、詳しくは「クラウドは危険？オンラインストレージのセキュリティリスク」で解説しています。

安心・安全なファイル送信なら有料サービスの検討を

大容量ファイル転送システム「eTransporter」は、ファイル容量無制限で、セキュリティ機能も充実しているツールです。ユーザー数が無制限で、社内システムとの連携も可能であり、使い勝手の良さが特長です。オンプレミス版は社内にサーバを配置するため、セキュリティポリシーが厳しい会社でも問題なく管理できます。

無料サービスは便利ではありますが、ビジネス上のリスクがあることを忘れてはいけません。より安心・安全に容量の大きいファイルを送りたい場合は、法人向けの有料サービスを検討してみましょう。