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【法人向け】オンラインストレージの賢い使い方とは?

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インターネット上にファイルを保存できるオンラインストレージ。最近では、ファイル管理のツールとして活用している企業が増えています。脱PPAP対策として「まずは情報収集をしている」といった企業様も多いのではないでしょうか。
ここでは、オンラインストレージのメリットや法人が使う際の注意点、賢い使い方などを解説していきます。

目次

オンラインストレージにはどんな使い方・メリットがある?

まずはオンラインストレージの使い方やメリットを「使用面」と「運用面」に分けて説明します。前者は主に一般ユーザである社員にとって、後者は管理者であるシステム担当者や経営者にとって役に立つメリットです。

オンラインストレージの「使用面」のメリット

外出先からアクセスできる

オンラインストレージに保存したファイルには、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からもアクセス可能なので、外出先でファイルが必要になった際にもすぐに確認することができます。そのため、紙に印刷した資料を何枚も持ち歩いたり、外出先でファイルを忘れたことに気づいて急いで取りに戻ったりする必要がありません。

ファイルを簡単に共有できる

オンラインストレージに保存したファイルは、社内外の複数人で共有することが可能です。そのため、都度ファイルをメールに添付して送ったり、USBメモリを手渡したりする手間を省くことができます。

ファイルを共同編集できる

オンラインストレージでは、、ファイルを複数人で共同編集することもできます。これによって進捗確認がスムーズになるため、個別に連絡せずともメンバー全員が状況を把握することが可能です。また、ログ管理機能によって編集の履歴やユーザを閲覧できるため、ミスなどがあっても確認や改善に取り組みやすくなります。

オンラインストレージの「運用面」のメリット

バックアップを自動化できる

オンラインストレージサービスの中には、ファイルのバックアップを自動化できる機能を持ったものもあります。そのため、サーバに障害が発生した場合でも、ファイルが消失する可能性が低いといわれています。

データの一元管理が可能になる

オンラインストレージはデータを一元管理できるので、必要なファイルをすぐに探して確認することができます。部署間や拠点間のやりとりが多い業務、社内外の大人数が関わる業務でも、スムーズな情報共有が可能です。

アクセス制限を設定できる

ファイルごとにアクセス制限を設定することができるのも、オンラインストレージの長所です。重要なデータへのアクセス権限を限られた人のみに付与することも可能なので、外部とのファイル共有が必要な場合などに情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。

管理・運用・人的コストがかからない

オンラインストレージでファイルを管理する場合、自社サーバの運用やメンテナンスが不要です。システム部門の負担軽減や人的リソースの確保につながるため、業務効率化も期待できます。

簡単に容量を増やせる

オンラインストレージサービスには、オプション(追加料金)で容量を簡単に拡張できるものもあり、必要に応じてカスタマイズすることが可能です。また、容量無制限のプランを選べば、初めから容量不足を心配する必要はありません。

災害時のリスク対策になる

オンラインストレージは自社サーバではなく外部のデータセンターにファイルを保管するため、災害時のリスク対策として有効です。もし災害などでオフィスが被害に遭った場合でも、データ復旧をスムーズに行うことができます。

法人が注意すべき無料オンラインストレージのリスク

ここまで紹介したように、使い勝手が良くメリットの多いオンラインストレージですが、無料のオンラインストレージを法人で利用する場合は、以下に示すリスクに留意する必要があります。

取引先のプライバシーポリシー

取引先によっては、プライバシーポリシーによりGoogleドライブなどのオンラインストレージ利用が認められないケースもあります。この場合、よりセキュリティ性能が高い有料サービスを利用するなどの方法があります。

機密情報を含むファイルの共有

オンラインストレージでのファイル共有は簡単で便利ですが、アクセス権の管理が不十分だと情報漏えいの原因になってしまいます。有料サービスに比べて、無料サービスでは管理者の権限やアクセス権設定の種類が少ない傾向にあるため、業務上求められるセキュリティを確保できない懸念があります。特に機密文書や個人情報を多く扱う業種は、アクセス制限をしっかり設定するなどの注意が必要です。

障害発生時の対応

オンラインストレージではサーバの管理や運用の必要がない反面、障害発生時にはベンターの対応に任せるしかありません。そのため、ベンダーの対応が遅れると、業務に支障が出る場合もあります。無料サービスの場合障害対応や問い合わせ窓口の開設など、企業にとっては重要なサポート体制が不十分な可能性があります。

こんな場合はファイル転送サービスが便利!

2.法人が注意すべき無料オンラインストレージのリスク」で説明したように、法人の場合は有料の法人向けオンラインストレージを利用するのが賢い選択です。

ただし、以下に当てはまる場合は、法人向けファイル転送システムの利用がおすすめです。

  • 社員数が多く、今後も増える予定がある
  • 業務で取り扱うファイルの容量が大きい(高画質画像、動画、音声など)
  • ビジネスの性質上、機密情報を含んだファイルを社外に保存するリスクが大きい

また、オンプレミス型の法人向けファイル転送システムなら、オンラインストレージのようにインターネット上ではなく自社サーバでファイルを管理するため、情報をコントロールしやすくなります。

それぞれの機能面やセキュリティ面を比較し、自社に合ったサービスを選びましょう。

脱PPAP対策としてオンラインストレージやその他ソリューションをご検討の企業様は多いのではないでしょうか。
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