近年、多くの企業で導入されているクラウドストレージ。ファイルの共有をスムーズに行うことができるなど、さまざまなメリットがあります。この記事では、クラウドストレージの基礎知識やメリット・デメリットについて解説します。

クラウドストレージとは？ 基本をおさらい

まずはクラウドストレージの基礎知識について解説していきます。

ネット上にデータを保管できるサービス

クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保管できるサービスです。クラウドストレージを利用すれば、自社にファイルサーバーがなくてもデータの保管が可能で、アクセス権さえあれば誰でもファイルを閲覧・編集できます。また、場所や時間、人数を問わずに手軽にデータ共有できるので、メールにファイルを添付して送ったり、USBフラッシュメモリを使ったりといった手間がかかりません。

クラウドストレージとオンラインストレージは同じ意味

クラウドストレージとオンラインストレージは同じ意味です。ストレージサービスまたはファイルホスティングと呼ばれることもあります。ちなみに、クラウドサービスとはインターネットを使って提供されるサービスの総称のことで、メールサービスやオンラインストレージサービスもクラウドサービスの一つです。

クラウドストレージの種類と仕組み

クラウドストレージは以下の3種類に分かれます。

パブリッククラウド

専用のハードウェアなどがなくても、必要に応じてサーバーやネットワークリソースを使える形態。企業・個人どちらでも利用でき、インターネットで申し込むだけで使えるようになります。初期費用は必要ない場合が多く、料金プランには使った分だけ料金が発生する従量課金制や、定額制などがあります。

プライベートクラウド

自社専用のクラウド環境を構築し、社内やグループ会社で利用する形態。自社でシステムを設計・管理できるので、目的・用途に合わせたカスタマイズが可能です。プライベートクラウドには、自社でインフラの構築・運用を行うオンプレミス型（所有型）と、クラウド事業者からインフラを提供してもらうホステッド型（利用型）があります。

ハイブリッドクラウド

パブリッククラウドとプライベートクラウドを組み合わせた形態。機密情報などはプライベートクラウドに、重要度が低い情報はパブリッククラウドに分けるなど、用途に合わせた使い分けができるのが特徴です。

クラウドストレージのメリット【効率化・リスク管理】

クラウドストレージには効率化やリスク管理にも役立つ以下のメリットがあります。

社外・スマホでもアクセスできる

クラウドストレージを利用すると、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもファイルにアクセスすることが可能です。そのため、パソコンやタブレットさえあれば、たくさんのファイルを持ち運ぶ必要もなく、社外でもスムーズにファイルの閲覧や編集ができるようになります。

ファイル管理がしやすくなる

クラウドストレージにアップロードしたファイルは、アクセス権限を設けることができ、さらに複数人で同時に編集することもできるため、作業の効率化につながります。また、「いつ・誰が・どのファイルを・ダウンロードした・編集した・削除した」などの作業記録が残るため、管理業務の効率改善やトラブルが起きた際の原因究明にも役立ちます。

コストを抑えられる

クラウドストレージは初期費用が少額（または無料）のケースが多く、容量が大きいものでも月額費用で使用できるため、コストを抑えることができます。また、サービスを提供している企業が管理・運用を行うため、自社の運用費や人的リソースを投入する必要がありません。

自社でシステム構築・運用を行った場合、自社に合ったシステム構築ができる一方で、時間や人的リソースの確保が必要となり、導入コストがどうしても高くなる傾向があります。

導入前に確認したいクラウドストレージのデメリット

作業効率化に有効なクラウドストレージですが、目的や用途によってはデメリットがあることも。導入前は以下をチェックしておきましょう。

自社に合わせたカスタマイズが難しい

クラウドストレージは自社のニーズに最適化した細かい変更はできないことが多い傾向にあります。目的に合わせたオプションなどはあるものの、仕様変更やユーザーインターフェース、操作性をカスタマイズすることは難しいためです。導入前にはデータ容量や対応デバイス、操作性などをチェックし、自社に必要な機能が備わっているかどうかをしっかり確認しましょう。

サービス障害などが起こることがある

クラウドストレージにサービス障害などのトラブルが起きた場合、業務に支障が出ることがあります。トラブルが起きても自社では対応できず、クラウドストレージの運営会社に任せるしかありません。トラブル解消までに時間がかかることもあるので、そうした事態に備えて利用頻度が高いデータや重要なデータは社内でも保存しておくことが大切です。

情報漏えいのリスクがある

クラウドストレージはハッキングの対象になる可能性があり、最悪の場合はデータ流出につながることもあります。2要素認証、ウイルスチェックなど、導入を検討しているクラウドストレージがどのようなセキュリティ対策をしているのかを事前に確認しておきましょう。

多くの企業では、「ファイルサーバ」を活用してファイルを共有しています。業務でクラウドストレージを利用するためには、既存のファイルサーバからクラウドストレージへ移行することが第一歩となります。

ファイルサーバのクラウド化について詳しくはこちら→「ファイルサーバのクラウド化｜法人におけるメリットとは？ 」