企業間でのファイルのやり取りにファイル送信サービスを導入することで、業務の効率化が可能です。効率化できる業務内容にはさまざまなものがあり、それぞれに大きなメリットがあります。今回はファイル送信サービスの導入について紹介いたします。

ファイル送信サービスの導入による業務効率化について

チェック作業の削減

ファイル送信サービスの中には、さまざまな機能を持つものがあります。「送信先アドレス制限機能」は、あらかじめ登録したアドレス以外には送信できなくする機能で、「上長承認機能」は、上司のチェックを経たファイルのみ送信できるようにする機能です。手動で宛先をチェックしたり、上司への声かけや連絡をしたりする作業が省略されるため、作業スピードの向上や、送信ミスの減少も期待できるでしょう。
「返信機能」も活用すれば、さらにスムーズなやり取りが実現します。

急な変更にもすぐに対応できる

ファイル送信サービスでは、「ファイル更新機能」を利用することで送信後でもファイルの変更が可能です。送信した受信用URLはそのままで、対象のファイルの内容のみ更新ができます。
誤ったファイルを送信してしまった場合や、社内の事情で急遽ファイルを見られたくない状況になった場合も、すぐにファイルを差し替えることが可能です。メール添付では不可能だった対処が実現でき、トラブルの発生を未然に防げるでしょう。

エラーが起きても自動で再送信できる

出先で役に立つのが「レジューム機能」で、ファイル送信時にエラーが発生した際に、未送信部分から自動的に再送信してくれる機能です。
出先で利用するモバイルデバイスでは、スムーズに送受信ができない場合も考えられます。実際に、「エラーが発生して最初から送信し直しになってしまった」「電波状況が安定したところに移動できない」というのは、よくある悩みです。しかしレジューム機能があれば、そのような非効率な事態も回避できるため、ストレスからも解放されるでしょう。

情報格納も可能

ファイル送信サービスは、社外へのデータ送信以外にも活用できます。それが、スマートデバイスへの「情報格納」です。これにより、出先でもファイルが共有できます。
紙の資料と違い、手元にない情報もすぐに提示することが可能なほか、「追加で別の資料を見せてほしい」「わかりやすく動画で説明を受けたい」という取引先からの要望に応えられるので、商談成立の可能性も高まります。
そのため、ファイル送信サービスを導入することで、スマホやタブレットを使用した新しい営業スタイルをいち早く実現できるでしょう。海外ともデータ容量を気にせずやり取りができるので、国際化するビジネス環境にも対応できます。

どんな場合にファイル送信サービスを導入するべき？

PPAP対策を実行したい場合

ファイル送信サービスには、セキュリティ強度を高めるという効果があります。メールを暗号化する機能や、1度ダウンロードが完了したらファイルを削除したり、アクセス回数を制限したりといった機能が利用できるためです。
通常のインターネットを利用したメールは、複数のサーバーを経由した後に相手に届く仕組みになっており、中継地点で人の目に触れる可能性があります。しかし、ファイル送信サービスなら第三者にデータを傍受される心配もありません。機密性の高い文書を送信する場合や、脱PPAPを検討している場合にもおすすめです。

大量のメールを複数の宛先に送信したい場合

メールと同じく「一斉送信機能」を持つサービスもあります。この機能を利用すれば、複数の宛先へファイルを送信することが可能です。
さらに「異なる内容のファイル」も一斉に自動送信できます。見積書や発注書など、複数の宛先にそれぞれ違った内容のファイルを送信しなければならないときには、非常に便利な機能です。宛先もあらかじめ登録できるので、作業効率も向上しミスも防ぐことができます。

大容量のデータを送信したい場合

ファイル送信サービスは、ファイルを直接送信するのではなく、インターネット上のサーバーにファイルをアップロードするシステムです。そのため、メールに添付できない数GBクラスの大容量ファイルもそのまま送信できます。高画質の画像・動画データも問題ありません。
メール添付の場合は、ファイルを分割して数十通にもわたるメールを作成・送信する必要があります。これは送信側だけでなく、受信側にもファイルを結合するという負担が生じる、非常に非効率なものです。大容量ファイルのメール添付を禁止している会社もあるでしょう。そういった問題も、ファイル送信サービスならすべて解決できるのです。

物理的な郵送コストを減らしたい場合

大容量のファイルをオンラインで送信できれば、郵送コストやUSBなどの購入コスト、手渡しする際の人的コストが発生しません。ファイル送信サービス利用料と通信費以外のコストは不要です。
また物理メディアと違って、紛失や破損のリスクもありません。大容量ファイルを扱う頻度が高い企業ほど、コスト削減が期待できます。ただし、コストばかりを気にして無料のファイル送信サービスを利用することはおすすめしません。セキュリティ対策や機能面が充実していなければ、コストを削減した以上の損害が発生する可能性があるためです。導入する場合は、セキュリティ対策が万全の法人向け有料ファイル送信サービスにしましょう。

ファイル送信サービスならeTransporter

クライアントライセンスフリー

「eTransporter」は、ユーザー数、送信ファイルのサイズともに制限なく利用できます。未登録ユーザーへの送信も可能です。また、未登録ユーザーをワンタイムユーザーとして招待することも可能で、気軽にファイルの送受信ができます。ワンタイムユーザーがファイルを送信する場合は、届いたメールのURLに送信したいファイルをアップロードするだけです。ユーザー数の多い企業様にもおすすめのサービスです。

充実した機能

セキュアなファイル送受信が可能なネットワーク分離モデル、メールの添付ファイルを自動的に分離してダウンロードURLを本文に挿入してくれるメール連携オプション、人手を介さず業務システムから自動的にファイルを送付してくれるAPI連携など、利用シーンに合わせた機能のご提案が可能です。基本機能も充実しているので、安心してご利用ください。

環境に合わせて選べる利用形態

クラウド環境にもオンプレミス環境にも対応可能です。自社内にサーバーを導入・設置するオンプレミス版では、自社のセキュリティポリシーに合わせた運用が実現できます。クラウドへの移行が主流となってきた現代においても、オンプレミスへの要望は根強いものです。お客様が使いやすく、導入しやすいサービスの提供を目指し、eTransporterでは柔軟な対応を継続していきます。

まとめ

ファイル送信サービスの導入なら、「eTransporter」にお任せください。大企業や官公庁への導入実績もある安心のサービスで、お客様のお悩みを解決いたします。簡単・安全にファイルが送受信できる法人向けファイル転送システムで、業務の効率化を実現しましょう。