近年では、法人間でファイルを介してデータをやり取りする機会が増えています。その際に脱PPAPの解決ツールとしてファイル転送サービスを利用することで、安全かつスピーディにファイルを送信することが可能です。今回はファイル転送サービスについて紹介します。

ファイル転送サービスとはどんなサービス？

法人同士でデータを共有する際、少し前まではPPAPと呼ばれる、メールでパスワード付きZipファイルを送り、後からパスワードを通知するという方法が主流でした。しかし、最近ではファイルの漏洩、ウイルス感染リスクがあることから脱PPAPの動きが高まり、ファイル転送サービスなどの外部ツールが注目されつつあります。
最初にファイル転送サービスとはどのようなものであるのかメリットも含めて確認し、サービスの特徴を把握しておきましょう。

ファイル転送サービスとは

ファイル転送サービスとは、個人または法人同士でデータのやり取りを行う際、第三者であるサーバーを通してファイルを転送するサービスです。使い方としては、送信者がWeb上にデータファイルをアップロードし、受信する側が通知されたURLからデータをダウンロードします。また、データを転送・共有するもう一つの手段に「ファイル共有サービス」がありますが、ファイル転送サービスは「一時的にファイルを転送する」ものであるため、両者は似て非なるものだということを理解しておきましょう。

ファイル共有サービスとの違いは？

ファイル転送サービスとファイル共有サービスの大きな違いは、データの保管・共有方法です。ファイル共有サービスでは、クラウドストレージにファイルを保管し、URLを公開してデータのやり取りを行います。ストレージの容量内であれば長期間にわたってデータを保管できるため、いつでもファイルを共有できるのが特徴です。
一方、ファイル転送では、一定期間経てばサーバーからファイルが抹消されます。また、システムを提供する会社がデータを長期間保存することもありません。そのため、ファイル共有サービスよりもサイバー攻撃のリスクを抑えられるのです。とは言え、ファイル共有サービスを活用するメリットも大きいため、データの共有履歴を残したい、大規模なデータ管理を行いたい場合などはファイル共有サービスを利用するのも一つの手です。

ファイル転送サービスのメリット

ファイル転送サービスにおける最大のメリットは、1度に転送できるデータ容量が大きいことです。メールにファイルを添付して送信するという従来の手法では、20～25MBと転送できるファイルのサイズが限られます。しかしファイル転送サービスを使えば、少なくともメール転送の2倍以上、容量の上限が大きいものでは無制限でデータの転送が可能です。
また、Webブラウザを媒体としてデータの受け渡しを行うため、USBをはじめ、HDDやCD-ROMなどの物理的なメディアを用意する必要がありません。ファイルを圧縮したり複数回に分けて送信したりといった手間がかからないうえに、紛失や盗難のリスクも回避できます。メディアの購入費用や郵送・宅配の送料なども削減できるため、コスト面でも有利です。ファイル転送サービスの中には無料で使えるものもあり、費用対効果に優れているので大幅なコストダウンが期待できるでしょう。

ファイル転送サービスを選ぶ際のポイントとは

ファイル転送サービスには多くのものがあり、セキュリティの高さや送信可能なデータ容量、料金、サービス内容もさまざまです。そのため、自社のセキュリティポリシーや用途に合ったサービスを選ぶことが大切だと言えます。ここでは、特に気を付けたいファイル転送サービスの選定ポイントについて解説するので、今後の参考にしてください。

セキュリティがしっかりしているか

自社の重要な情報やデータを送受信するうえで、セキュリティの高さはとても重要なポイントです。特に通信内容の暗号化やアクセス制限の有無は必ず確認すべき項目と言えるでしょう。加えて、送受信履歴などの証跡機能、ダウンロードの回数制限、パスワード設定が利用可能かどうかもチェックしてください。また、やり取りを行うファイルがどのようなものであるかも選定時の目安の一つです。たとえば、取り扱うデータが機密情報である場合や法人間で共有するものの場合は、有料サービスの利用をおすすめします。

操作性の高さ

操作性の高さは、ファイルを送受信する際の能率に影響します。ITリテラシーに格差がある会社では、すべての社員が同様にサービスを使いこなせるとは限りません。また、操作方法について混乱が生じてしまった場合、ファイル転送サービスの良さを十分に活かせない可能性もあります。そのため、ファイルを受信する際の操作がシンプルなものを選びましょう。

利用できる容量や料金体系

有料のファイル転送サービスでは、転送可能なデータ容量の上限に対して利用料金が変動する場合がほとんどです。よって、データのやり取りにどれくらいの容量が必要になるのかも考慮しておきましょう。また、サービスを使う人数に応じて料金が変わるものもあります。扱うデータ容量が大きかったり大人数で管理したりする場合には、フリープランやビジネスプランを選択するのがおすすめです。

「eTransporter」なら安全にデータを転送できます！

より安全かつ円滑なファイル転送を行いたいのであれば、「eTransporter」がおすすめです。これからの脱PPAP対策として、ぜひサービスの導入をご検討ください。

ファイル転送サービスは情報漏洩のリスクが伴う

大半のファイル転送サービスにはセキュリティ対策が施されていますが、URLの誤送信などの人的ミスが起きる可能性は否定できません。他者への情報漏洩のリスクがあることをあらかじめ理解しておきましょう。

「eTranspoter」なら情報漏洩の心配がない

eTransporterでは、独自のシステムにより情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。インターネットアクセスを遮断するネットワーク分離モデルを採用しているため、機密情報ファイルの送受信も安心です。また、APIによって社内の業務システムと連携し、eTransporterからファイルを自動送信するため、誤送信などのヒューマンエラーを回避できます。従来のメール転送を行いたい場合は、メールに添付されたファイルを自動的に分離し、本文にダウンロードURLを挿入するメール連携オプションが便利です。さらにファイルの公開制限やダウンロード回数制限などの設定が可能で、より強固なセキュリティ対策を実現できます。

その他にも充実した機能が利用できる

eTransporterは、セキュリティ以外の機能においても優れた利便性を発揮します。クライアントライセンスフリーによって、未登録ユーザーへのデータ送信、ワンタイムユーザー招待も可能なため、社員数の多い大企業でも活躍するでしょう。いつ誰が何のファイルを転送したのかを記録に残すロギング機能も搭載されているため、内部統制や情報漏洩時の証跡管理にも役立ちます。

まとめ

ファイル転送サービスは昔ながらのメール転送や物理的メディアを媒体としたデータ共有方法とは違い、セキュリティ、利便性において優れた能力をもっています。業務の生産性を向上させる観点からも、ファイル転送サービスは導入によるメリットが大きいツールであると言えるでしょう。
ファイル転送サービスの導入・検討をしている方、PPAP対策にお悩みの方など、まずはお気軽にご相談下さい。