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ファイル転送は無料のサービスだとリスクがある?安全にファイルを転送するならeTransporterがおすすめ

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無料のファイル転送サービスは企業で利用する場合にはリスクが伴います。安全にファイル転送を行いたい場合は、有料のファイル転送サービスの利用がおすすめです。今回は、企業が無料のファイル転送サービスを利用した場合のリスクについて紹介します。

ファイル転送,安全

無料のファイル転送サービスを企業で導入するとどんなリスクがある?

無料のファイル転送サービスは手軽に利用できますが、企業で導入するには慎重になる必要があります。
無料のファイル転送サービスには以下のリスクがあります。

  • シャドーITからのアクセス
  • 利用履歴が確認できない
  • 誤送信の可能性がある

 

シャドーITからのアクセス

シャドーITとは、社内で許可されていない外部サービスや個人所有のデバイスを社員が業務に利用することを指す言葉です。個人向けの便利なサービスや高機能なスマートフォンの普及により、シャドーITは急速に広がっています。シャドーITは「情報漏洩」「ウイルス感染」などのセキュリティトラブルを引き起こしかねないため、注意しなければなりません。
無料のファイル転送サービスを利用して社外にいる上司や取引先にデータを送るのも、シャドーITの代表例と言えます。無料ファイル転送サービスの多くは個人が使用することを想定しているため、企業向けの有料サービスに比べてセキュリティが脆弱です。そのため、社員が無自覚に無料のファイル転送サービスを利用した場合、企業側でセキュリティレベルをコントロールできません。その結果、情報漏洩リスクが高まってしまうのです。

利用履歴が管理できない

無料のファイル転送サービスでは、サーバーの管理をサービス提供会社が行います。そのため、アップロード・ダウンロードなどの利用履歴は、基本的に確認できません。情報漏洩が起きた際、「誰が・いつ・どのように利用したときに起きたのか」などの原因究明が困難なため、対応が遅れる恐れがあります。また、利用履歴が確認できないことによって業務効率が下がる点もデメリットです。通常、情報共有の程度やファイル送信が完了したかどうかなどの履歴が確認できれば、後続の業務を円滑に進めることができます。
しかし、履歴が確認できない無料のファイル転送サービスでは、そうもいきません。気軽に利用できる点はメリットですが、企業で本格的に使用するにはややスペック不足だと言えます。

誤送信の可能性がある

一般的なファイル転送サービスでは、サービス提供会社のサーバーにファイルをアップロードして、ファイルのダウンロードURLをメールで送信します。しかしこれは、メールの誤送信が即座に情報漏洩へとつながるため、非常にリスクが大きい方法です。誤送信に気付いてアップロードしたファイルをすぐに削除できれば問題ありませんが、無料のファイル転送サービスの多くは、1度アップロードしたファイルを削除できる機能が付いていません。機密情報を送受信する機会が多い企業が、無料のファイル転送サービスを使用するのは避けたほうが安全でしょう。

有料のファイル転送サービスのセキュリティ機能にはどんなものがある?

有料のファイル転送サービスには無料サービスにないセキュリティ機能が付いているため、より安心して利用できます。
有料のファイル転送サービスの主なセキュリティ機能は、以下の3つです。

1.ダウンロード制限
2.暗号化
3.パスワード設定

ダウンロード制限

有料のファイル転送サービスの中には、ダウンロードの回数や期間に制限を設けているものがあります。なぜなら、ファイル転送サービスの大きな問題点は、サーバー上にファイルが存在し続けるからです。ファイルが長期間ダウンロードできる状態にあれば、第三者にアクセスされるリスクも高まります。ダウンロード制限を設定することで、情報漏洩リスクはかなり低くなるでしょう。また、ファイル転送サービスによっては、ファイルを任意のタイミングで手動削除できるものもあります。ファイルを共有したあとにファイルを削除できれば、さらに安心です。

暗号化

有料のファイル転送サービスでは、通信やデータをSSL/TLSで暗号化するのが基本です。SSL/TLSで通信やデータが暗号化されていれば、ファイルや送信先アドレスなどの重要なデータが盗まれるリスクを軽減できます。また、万一ファイルを盗まれたり通信を傍受されたりしても、内容を解読される可能性はほとんどありません。ファイル転送サービスを選ぶ際は、通信やデータの暗号化に対応しているかどうかを必ず確認しておきましょう。

パスワード設定

有料のファイル転送サービスは、基本的にファイルのダウンロード用にパスワードを設定できます。第三者への情報漏洩を防ぐには、パスワードを設定することが効果的です。パスワードを設定していれば、ダウンロードURLが流出したりメールを誤送信したりした場合でもファイルが盗まれる心配はありません。利用したいファイル転送サービスにパスワード設定機能があるかどうか、必ず事前に確認しておきましょう。

eTransporterなら安全かつ簡単にファイルを転送できる

法人向けファイル転送サービス「eTransporter」であれば、メールに添付できない「大容量ファイル」や「機密性の高いデータ」を安全に送受信できます。
「eTransporter」の主な特徴は以下の通りです。

ワンタイムの送受信に特化

「eTransporter」なら、アップロードしたファイルがサーバー上に残らないため、安心して利用できます。
また、送信側は、以下の内容についても指定が可能です。

  • 宛先
  • 個人アドレス帳
  • 宛先複数指定
  • メール通知
  • メール編集
  • メール言語切り替え
  • アップロード宛先
  • ファイル公開期限指定
  • ファイルのzip暗号化
  • ダウンロードパスワード設定

 

メールを受け取った相手は、記載されているURLにアクセスするだけでファイルをアップロードできます。

充実の誤送信対策

「eTransporter」なら、ファイル送信後でもセキュリティの内容を確認したりファイルを削除したりできるため、万一の際にも安心です。また、上長(第三者)の承認機能もあり、ファイルの誤送信や持ち出しといったリスクも軽減できます。

セキュリティ/制限設定が可能

「eTeansporter」では、ファイル送信時にセキュリティや制限に関して詳細な設定が可能です。
設定できる内容は以下の通りです。

  • ファイル公開期限指定
  • ファイルのzip暗号化
  • ダウンロード制限回数指定
  • ダウンロードのパスワード設定
  • ダウンロード時のログイン指定

 

セキュリティに関する設定はシステム導入時に行えるため、ファイル送信時に毎回設定する必要はありません。また、「誰が・いつ・誰に・どのようなファイルを送信したか」などの利用履歴も確認できるため、企業の内部統制や情報流出時の追跡も容易です。安全かつ簡単にファイルのやり取りがしたいなら、法人向けファイル転送サービス「eTransporter」の導入をぜひご検討ください。

まとめ

無料のファイル転送サービスは手軽に利用できて便利な反面、「セキュリティレベルが低い」「機能に制限がある」などのデメリットも多いです。そのため、企業が使うにはややリスクが高いと言えます。機密情報を取り扱うことが多い企業にとっては、情報漏洩は命取りです。無料ファイル転送サービスではなく、セキュリティレベルが高く機能も豊富な「法人向け有料ファイル転送サービス」のご利用をおすすめします。

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