ファイル転送サービスを利用することで、さまざまなメリットを享受することが可能です。メリットについてしっかりと把握しておくことで、ファイル転送サービスを導入した際に、より効果を発揮させることができます。今回は、ファイル転送サービスのメリットについて紹介します。

ファイル転送サービスのメリットとは？

ファイル転送サービスは、情報管理業務の効率化に大きく貢献するサービスです。また、自社の機密情報を扱う際に、高いセキュリティ環境を実現してくれるでしょう。ファイル転送サービスのメリットについて確認し、より効果的なサービスの導入を目指しましょう。

ファイル転送サービスとは？

そもそもファイル転送サービスとは、従来行われていたメールによるデータ転送をインターネット上でやり取りできるよう開発されたサービスのことを指します。利用時に送信者はサービスを提供するWebサイトにファイルをアップロードし、受信者が発行されたURLからデータをダウンロードするというのが大まかな流れです。近年、脱PPAPの動きを受けて導入されるようになり、セキュリティ面の高さはもちろん、画像などの大きなデータを手軽に転送できる手段の一つとして注目されています。

1度に大容量のデータを送信できる

従来のメールによるデータ転送方法では、多くのファイルを送りたい場合、複数回に分けてメールを送信しなければなりませんでした。そのため、状況によっては受信した側がデータをまとめたり、数十通にもおよぶメールを送信したりなどの作業が必要でした。ファイルの送受信に多くの手間をかけている状況は効率的とは言えず、業務の生産性も落としかねません。しかしファイル転送サービスなら、容量上限の範囲内で1度に大量のデータを送信できます。たとえば、メール添付では難しかった「高画質」「大容量」の画像や動画データを送ることも容易です。有料のファイル転送サービスであれば、100MB以上のデータも共有できます。

情報管理にかかわるコストを安く抑えられる

人の手で大量のデータを共有するとなると、USBや HDD、DVDなどの物理的メディアにデータを移し、郵送または手渡しなどで共有する必要があります。こうした場合には、メディアを用意する費用や送料、人的コストがかかってしまうでしょう。ただし、ファイル転送サービスであれば物理的メディアを必要とせず、パソコンの操作だけでデータを共有できるため、自社の情報管理において大幅なコストダウンが可能になります。また、持ち運びや郵送時にメディアが紛失・破損したり盗難被害に遭ったりする心配もありません。ファイル転送サービスのほとんどが定額の料金体系となっているため、大容量のファイルを送信する機会が多いほど費用対効果も期待できるでしょう。

複数データの送信作業を一括で実行できる

ファイル転送サービスを使えば、複数あるデータの送信作業を一斉に実行できます。一見、メールの一斉送信機能と同じように思われますが、「複数の宛先」へ「異なるファイルを自動送信」できるのが大きな違いです。たとえば、複数の取引先にそれぞれの見積もりや発注書を送りたいといった場合に効率よく作業が行えます。

メールを暗号化できる

メールは本来、複数のインターネットサーバーを経由して文章やデータを送信するため、相手側へ届くまでの間に内容を傍受される可能性があります。一方ファイル転送サービスでは、データを送受信する際、SSL暗号化による通信が行われているため、他者にデータを盗み見られるということはありません。SSL暗号化を標準とする企業のセキュリティポリシーにも対応できるのがポイントです。

その他セキュリティ対策が豊富

ファイル転送サービスは、SSL暗号化以外にもさまざまなセキュリティ対策が講じられています。主な機能として、ダウンロード用URLのみを通知する、ダウンロード完了後にファイルを抹消するといったものが挙げられるでしょう。また、不正アクセスの防止やパスワード設定、ダウンロード期間およびダウンロード回数の制限などもファイル転送サービスならではの機能です。

ファイル転送サービスにデメリットはある？

ファイル転送サービスを利用するメリットは大きいですが、サービスによっては情報漏洩のリスクがあること、利用履歴が確認できないといったデメリットもあるので注意が必要です。どちらも自社の機密を守る上で大切なポイントとなるため、しっかりと理解しておきましょう。

情報漏洩のリスク

一時的とは言え、ファイルをWeb上にアップロードするファイル転送サービスでは、セキュリティ面で課題が残ります。パスワードをかけたとしても、誤送信などのヒューマンエラーは付きものであるため、情報漏洩を完全に防ぐことはできないでしょう。

利用履歴を確認できない

ファイル転送サービスを利用するうえで起きるもう一つのデメリットが、「いつ・誰が・誰に・何の」ファイルを送信したか、利用履歴を確認できないことです。また、ファイルの送信先が不明であるため、データの送り直しや情報漏洩時の証跡を辿るのも困難になるでしょう。データのやり取りを記録に残せないというのは、さまざまな情報を取り扱う企業にとってあまり望ましいことではありません。

ファイル転送サービスを選ぶ際には、上記のようなデメリットを最小限に抑えられるかどうかを選定の基準にすることが大切です。自社の情報管理に必要なポイントを押さえ、より有益となるサービスを選びましょう。

「eTransporter」ならファイル転送サービスのデメリットを解消できる

「eTransporter」であれば、上記のようなファイル転送サービスのデメリットを気にする必要はありません。セキュリティ面に特化したサービスをご希望の際は、ぜひ「eTransporter」の導入をご検討ください。

情報漏洩の心配がない

eTransporterでは、ファイルのZip暗号化やダウンロード時のパスワード設定はもちろん、公開期間やダウンロード回数、ログインユーザーを制限できます。また、ネットワーク分離モデルを採用することにより、情報系ネットワークを介さずにファイルの送受信が可能です。さらに、APIを活用して業務システムから直接ファイルを転送できるため、誤送信などのヒューマンエラーが起きる心配もありません。クラウド版の他にオンプレミス版という製品もあり、社内に独立したサーバーを置くことで、自社のセキュリティポリシーに基づいた細やかなシステムの設置・運用が実現できます。

ロギング機能で利用履歴を確認できる

eTransporterには、送信済みファイルやメールの内容、宛先、セキュリティおよび制限事項を確認できるロギング機能があります。これにより、ファイル転送サービスの「履歴を残せない」というデメリットを解消することが可能です。また、もし宛先や送るデータを間違えた場合に、送信者自らファイルの削除もできます。先方におけるファイルのダウンロード状況も確認できるため、内部統制や情報漏洩時の証跡管理にも便利です。

まとめ

ファイル転送サービスは今後のファイル共有のあり方を大きく変え得るツールですが、十分に検討して導入しなければメリットを最大限に活かしきれません。特にビジネスで多くの機密情報を取り扱う場合などは、セキュリティの強化が期待できる企業向けの有料サービスをおすすめします。ぜひ「eTransporter」にご相談ください。