ファイルデータを相手に渡す場合、「ファイル送信（ファイル転送）」と「ファイル共有」の2つの方法があります。それぞれにメリットがありますが、まずはどのような違いがあるのかについて理解するのが重要です。今回はファイル送信とファイル共有の違いやそれぞれのメリットについて紹介します。

ファイル送信とファイル共有はどう違う？

ファイル送信とは

ファイル送信（ファイル転送）とは、オンライン上に用意された安全な場を介して、ある地点から別の地点へファイルを直接送ることです。ファイル送信をする際は、ファイル転送サービスを利用して以下の流れで行います。

1.【送信側】ファイル転送サービスに送信したいファイルをアップロードする
2.【送信側】相手先のメールアドレスを入力して送信する
3.【受信側】ファイル転送サービスからメールが届く
4.【受信側】メールに記載されているURLをクリックする
5.【受信側】ファイルがダウンロードされる

ファイル送信（ファイル転送）は確実にデータを送受信することに特化した送信方法のため、一定期間が過ぎればファイルは削除されます。

ファイル送信の利用用途

ファイル送信（ファイル転送）は、機密情報や個人情報のような「外部に漏洩しては困る情報」を確実に送信したい場合に有効な方法です。また、USBなどの物理メディアのように「梱包して送る」という作業を行う必要がないため、郵送業務の代替手段としても役立ちます。

ファイル共有とは

ファイル共有とは、オンラインストレージ（クラウド）にアップロードしたファイルを第三者に共有することです。代表的なファイル共有サービスにはOne DriveやDropboxなどがあります。相手に直接ファイルを送るのではなく、共有したい相手をファイルがある場所に招待することで、同じファイルを共同で閲覧・編集できるようになります。
ファイル転送サービスとの違いは、あくまでデータの「共有」「貯蔵」が目的である点です。そのため、一度アップロードされたデータは削除しない限りオンライン上に存在し続けます。再度ダウンロードしたり、権限によっては更新したりすることも可能です。

ファイル共有の利用用途

ファイル共有は、社内外の複数名でファイルを中長期的に共有し、効率的に業務を遂行したい場合などに有効な方法です。たとえば、プロジェクトの資料をメンバー間で共有したり、マニュアルなどの大容量の文書を複数名で編集作業を行なったりする場合に適しています。

ファイル送信のメリット

複数データの送信作業を一括で実行できる

ファイル送信は内容が異なる複数のデータを複数の宛先に一括送信することが可能です。たとえば、複数の取引先に見積書や発注書を送りたいという場合でも、送信業務を効率的に行えます。
また、容量の大きいデータが送信可能であることも大きなメリットです。通常のメール送信では送ることが難しい数GBの大容量データでも、そのまま送信が可能です。

メールを暗号化できる

ファイル送信では、サーバーへのデータのアップロードからダウンロードまで、すべての経緯がSSL暗号化されています。第三者が不正アクセスしたとしてもファイルの中身を解読できないため、安全にファイルを送受信することが可能です。

その他セキュリティ対策が豊富

ファイル転送サービスの中には、他にも以下のようなセキュリティ対策を兼ね備えたサービスがあります。

●ダウンロード用のアドレスのみをメールで知らせる
●ダウンロードが完了したらファイルを削除する
●ファイルを受け取る際にパスワードを入力する
●ダウンロード期間・回数を制限する
●ダウンロード履歴を管理する　など

デメリットもあるが解消できる

ファイル転送サービスには、利用履歴を確認できないというデメリットがあります。そのため、ファイル転送サービスで、どのファイルを誰に送信したかなどが分からなくなる可能性もないとは言い切れません。しかし、いつ・誰に・どのファイルを送信したかを管理する「送信リスト」を作成しておけば、上記のデメリットは解消することが可能です。
また、無料のファイル転送サービスの場合、セキュリティが万全ではない可能性があります。強固なセキュリティのもとで安全にデータを送受信したい場合は、有料の「法人向けファイル転送サービス」を利用するのがおすすめです。

ファイル共有のメリット

共同編集がしやすい

ファイル共有では共有したデータを複数名で同時に編集できるため、大幅な業務の効率化が可能です。また、同じファイルを別々の端末で同時に閲覧・編集することも可能なため、リモートワークなどにも適しています。

アクセス権限を設定できる

データへのアクセス権限を設定できるのも、ファイル共有のメリットです。また、メールのように相手に間違ってファイルを送ってしまう心配もないため、セキュリティ面でも安心して利用できます。

データが破損する心配がない

ファイル共有では、データが破損してアクセスできなくなるという心配がありません。パソコンなどのローカル環境にデータが保存されている場合、そのパソコンが壊れてしまえばデータを復元することが難しくなります。しかし、ファイル共有の場合は、サーバーにデータが正常にアップロードされていれば、どのパソコンからでもデータにアクセスすることが可能です。

デメリットもあるので注意が必要

ファイル共有ではインターネット上にデータをアップロードするため、サイバー攻撃を受けやすいのがデメリットです。また、アクセス権限を設定したとしても、IDとパスワードさえ分かれば誰でもアクセスが可能になるため、従業員によるデータ持ち出しなどの情報漏洩リスクもないとは言い切れません。万が一データにマルウェアが潜んでいた場合、社内中に被害が拡大してしまうというリスクも考えられます。
以上のリスクを考えた場合、法人向けのファイル転送サービスの方が安全にデータをやり取りできる可能性が高いと言えるでしょう。

法人向けファイル転送サービスならeTransporterがおすすめ

法人向けファイル転送サービス「eTransporter」を利用することで、大容量ファイルや機密性が高い情報を安全に送受信することが可能になります。eTransporterは安全性の高さや運用のしやすさから、大企業や官公庁などさまざまなビジネスシーンで選ばれているサービスです。ワンタイムファイル受信や誤送信対策、セキュリティ制限の設定などの機能を利用できるため、これまで抱えていたファイルの送受信に関する問題を解決することが可能になります。
もちろん、脱PPAPへの対策としても有効なツールです。ファイル転送サービスの導入を検討されている場合は、ぜひ「eTransporter」のファイル転送サービスをご利用ください。

まとめ

ファイル送信とファイル共有には、それぞれメリットとデメリットがあります。両者の違いや、やり取りするデータの種類・目的を把握したうえで、適切な方を選択することが大切です。特に、機密情報の送受信が多い法人はファイル共有では不十分な可能性があります。よりセキュリティレベルの高い「ファイル転送サービス」を選ぶ方がおすすめです。