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【オンラインストレージの活用方法】ファイル転送サービスを利用した方が良い場合についても紹介

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オンラインストレージは近年利用者が増え続けているサービスですが、実際にはどのように活用すればいいのかよくわからないという方も多数いらっしゃるのではないでしょうか。
今回はオンラインストレージの活用方法やリスク対策について解説します。

オンラインストレージとはどんなもの?

データの保管場所

オンラインストレージとはインターネット上のデータを保管する場所のことです。プロバイダーがインターネット上にファイルを保管できるスペースを作り、利用者は利用登録をしてそのスペースを借りることで、大量のデータを保存することができます。

自社内に専用サーバーが不要なので、コストを抑えられることが大きなメリットといえるでしょう。

オンラインストレージはファイルの自動同期が可能

オンラインストレージを使えば、ファイルの自動同期が可能になります。たとえば、複数のPCやモバイル端末から同じデータを編集するときなどに便利です。誰がどのデバイスからアクセスしてもデータは常に最新の状態になっており、複数名でリアルタイムに閲覧・編集することができます。

なぜオンラインストレージは浸透した?

オンラインストレージが浸透した最大の理由は、企業が取り扱うデータ容量が大きくなったためです。それまで必要なデータはメールで送受信されていましたが、大量の画像・動画などの大容量データはメール添付の容量制限を超えてしまうため、メールでのデータ共有が難しくなりました。

そこで登場したのがオンラインストレージです。メール添付できない大容量データも簡単に共有できるサービスであったため、大きく普及しました。

また、リモートワークの加速も要因の一つです。リモートワークによって、自宅やワーキングスペースなどの社外でデータ共有する必要が出てきたため、オンラインストレージの需要はますます高まってきています。

今後どうなっていく?

今後、オンラインストレージの普及はさらに加速していくでしょう。近年では、多くの企業の連絡手段がメールからチャットツールに移行されてきています。URLを送るだけでデータ共有が可能なオンラインストレージは、チャットツールとの相性も抜群です。

チャットツールとメールを併用している企業はまだまだ多いですが、チャットツールがあるのにデータの送受信だけをわざわざメールで行うのは、効率的ではありません。そういった企業でも今後はチャットツールが主流になることが予測されるので、オンラインストレージを利用する企業はますます増えるでしょう。

オンラインストレージの活用方法とは

様々な活用方法があるオンラインストレージですが、特に以下のような場面で活躍してくれるサービスです。

バックアップ

オンラインストレージには、保存したデータを自動的にバックアップする機能が搭載されています。PCの故障、ハードディスクの破損やメモリ不足、災害、パソコンの紛失・盗難などのトラブルからデータを守ってくれるので、安心してデータを保管することができます。

 

写真や動画の共有

容量の大きい写真・動画の共有にもオンラインストレージが活躍してくれます。現在多くの企業では、写真や動画、PDFデータ、図解などの大容量データの送受信が当たり前になってきています。しかしこれらの大容量データは、送受信やアップロード・ダウンロードに時間がかかるため、メールでの共有は非効率的です。

オンラインストレージを使えば、大容量データの送受信にかかる手間・時間を大きくカットすることが可能です。

 

社内でのファイル共有

オンラインストレージは社内でのファイル共有にも有効です。これまでメールで転送していたデータも瞬時に共有することができるので、社内やチーム内でリアルタイムに閲覧・編集が可能です。また、データにアクセスできる人を制限できるので、セキュリティ面においても安心です。

支店や部署をまたいでの社内プロジェクトも、オンラインストレージを使えばスムーズに進めることができます。

 

複数デバイスからの作業

複数のデバイスからアクセスして作業したいときにも、オンラインストレージであればメールやファイル転送サービスでの送受信が不要になります。

オフィスではPC、外出先ではスマホなど、場所やデバイスを選ばずに「何人でも」「どこからでも」データへのアクセス・作業が可能です。

「外出先でどうしてもデータの閲覧・編集が必要になったが、社内のPCからしかデータにアクセスできないため帰社しなければならない」などといった事態も避けることができるでしょう。

こんな時はファイル転送サービスが便利

一見するとメリットだらけのオンラインストレージですが、以下のようなデメリットもあります。

  • システム・機能がほぼ決まっているため、カスタマイズ性に乏しい
  • 複数人と情報共有できる特性上、情報漏洩・サイバー攻撃などセキュリティに不安がある

このようなデメリットをカバーするには、法人向けファイル転送サービスを利用するのが良いでしょう。そこで、ファイル転送サービスが便利な場面を紹介します。

ネットワーク分離した環境でファイルを共有したい

ネットワーク分離とは、外部インターネットを接続できる環境と、社内の機密情報を扱う内部ネットワークとを切り離すことです。企業のセキュリティポリシー上、データ・ファイル共有をネットワーク分離環境下で行わなければならないこともあります。

その場合は、ネットワーク分離が可能なファイル転送サービスを選ぶと良いでしょう。
ファイル転送サービスの中には、「ファイル送信の際に上長の承認が必要」「ファイルをウイルスチェックした後に送信したい」などの需要に応えられるものもあります。
また、ファイル無害化機能(添付ファイルに潜むマルウェアなどに対して、被害を最小限に抑えるために適切な処理を行うこと)も備えたファイル転送サービスであれば、相手も安心してファイルを受け取れるでしょう。

メールの送受信と連携して使いたい

今までファイル共有をメールで行なってきた方の中には、使い慣れたメールで大容量ファイルの送受信をしたいという方もいるでしょう。ファイル転送サービスによっては、以下のようにメールと連携してファイル共有をすることができます。

  1. 大容量ファイルをメール添付してファイル転送サービスに送信
  2. ファイルがメールから剥がされ、サービスプロバイダーのサーバーに保存される
  3. ファイルのダウンロードURL付きメールが相手側ユーザーに送られる

 

この方法であれば、通常のメールと同じ感覚で大容量ファイルを共有することができます。

システム化して利用したい

毎月決まった取引先に請求書を大量に送るなど、人手を介さないようにシステム化してファイルを送信したい場合にも、ファイル転送サービスが便利です。

たとえば社内の業務システムから、API連携でファイル転送サービスのプロバイダーに接続すれば、プロバイダーから暗号化された請求書ファイルとダウンロードURLが取引先に送られる、といったことが可能になります。
余計な手間を減らせるうえに、誤送信のリスクが無いこともメリットでしょう。

まとめ

使いやすく便利なオンラインストレージですが、重要な機密データの共有には不安な部分もあります。また、サーバー上にデータが残り続けるため、第三者による攻撃・情報漏洩の脅威も拭い去ることはできません。

業務でオンラインストレージを使用するなら、法人向けファイル転送サービス「eTransporter」の利用をおすすめします。eTransporterは、大容量ファイルや機密性の高いデータも、簡単・安全に送受信できるファイル転送システムです。ワンタイムのファイル送受信に特化していて、非常にセキュアなファイルの送受信も実現できます。企業間の重要なファイルの送受信には、ぜひeTransporterを利用してみてください。

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