請求書の発行は大きな手間と時間がかかるうえ、ミスも発生しやすい業務です。これらの請求業務を効率化するにはどうすればよいのでしょうか。今回は、請求業務の課題や効率化の方法について紹介します。

請求業務とは

請求業務とは、製品やサービスを提供したあとに、その購入者に対して請求を行う一連の業務のことです。具体的な業務内容を見てみましょう。

請求金額の確定

まずは、製品やサービスの内容・単価・数量などをもとに請求金額を算出します。正確に算出する必要があり、取引先からの信用にもかかわる重要な業務です。
ちなみに、請求方法には2種類あります。1つは「締め請求」で、一定期間の合計金額をまとめて請求する方法です。一般的には月末や毎月20日前後を期日としている企業が多く、取引期間が長い企業や信用できる相手に対して行われます。
もう1つは「都度請求」で、製品やサービスを提供するたびに請求書を発行する方法です。新規の取引相手や単発の取引の際に使われます。

請求書の発行

請求金額の決定後は、請求書を発行します。請求書の作成ツールはほとんどの場合、会計ソフトやExcelです。請求書には、請求金額だけでなく日付や住所などさまざまな情報を記載するので、間違いがないようにしっかりと確認しましょう。請求書に必要な項目は以下の通りです。

１．請求先の情報（企業名や連絡先）
２．請求元の情報（企業名や連絡先、振込先など）
３．取引内容（製品名やサービス名、数量など）
４．請求金額
５．支払期限

請求書の送付

請求書の作成後は、社内で承認を得て、準備が整ったら送付します。送付方法はデータ送信や郵送などさまざまなため、取引先の希望に合わせるケースが多いのではないでしょうか。
郵送の場合は、作成した請求書のデータを紙に印刷して封入しなければなりません。封筒にはさらに宛先を書かなければならず、送付先が多ければ膨大な時間と手間がかかってしまいます。
請求書をデータで送信する場合は手間がかかりませんが、その分宛先を間違えやすいというデメリットがあります。信用を失わないためにも、細心の注意を払う必要があるでしょう。

入金の確認

請求書の送付後は、支払期限までに入金が行われたかを確認します。入金の有無だけでなく、金額に過不足がないかも確認しなければなりません。
入金が行われていなかったり請求金額と入金額が合っていなかったりした場合は、取引先へ速やかに連絡し対応を仰ぐ必要があります。

未払いの取引先への督促

支払期日が過ぎても入金が確認できない取引先に対しては、入金を督促しなければなりません。始めはメールで連絡し、入金されない場合は電話で連絡したり督促状を送付したりして督促します。それでも入金されない場合は、法的措置を講じる必要もあるでしょう。

請求書の処理における課題

従来の請求業務にはさまざまな課題があり、効率の悪さやリスクの多さにつながっています。では、具体的にどのような課題があるのでしょうか。

データ化する作業に時間と手間がかかる

請求業務にExcelや手計算を用いている場合、非常に時間がかかります。なぜなら、請求金額を算出するには、取引先ごとに販売実績を確認しながら入力や計算をしなければなりません。取引先が多ければ多いほど作業は膨大になるため、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。

また、請求書を作成する際も、専用のフォーマットに入力する必要があります。このように、請求書の作成は時間も手間もかかる作業なのです。

承認フローの可視化ができない

請求書の送付や受領が紙ベースの場合、状況の把握が難しくなります。これは、承認フローを可視化できないことが原因です。
また、紙ベースの場合は社内での共有も難しく、承認する担当者が出張などで不在の場合は業務がストップする可能性もあります。

管理や保管が難しい

請求書は証憑書類に該当し、原則として7年間は適切に保管しなければなりません。当然、取引先が多ければ、請求書の数も多くなります。また、紙ベースの請求書であれば保管場所も確保しなければなりません。取引先や期間ごとに分けて整理する作業にも手間がかかります。

ミスが起きやすい

データ入力や計算を手入力で行なっている場合、どれだけ気を付けていてもヒューマンエラーは発生します。取引先が多ければ請求業務に時間がかかり、集中力の低下によってミスも発生しやすくなるでしょう。ダブルチェックをすればミスを軽減できますが、その分人手が必要になります。

発送の際に手間とリスクがある

請求書を送付する際には宛先を入力する必要があり、その際に請求先と宛先が違ってしまう可能性もあります。
請求書を紙に印刷、封入して送付する場合、請求書だけでなく封筒にも相手の住所を記入します。封入した請求書と宛先が違っていれば信用が落ちてしまいかねません。
また、データで送信する場合も安心はできません。手間がかからない分簡単に送信できてしまうので、送信先を間違える可能性があるためです。
郵送でもデータ送信でも、宛先と請求書が一致しているかを入念に確認する必要があります。このように、取引先が増えるほどリスクと手間が増えてしまうのです。

請求書の処理を効率化する方法

請求業務を効率化するためには、従来の方法を見直す必要があります。請求書管理システムやファイル転送システムの導入なども検討してみましょう。

ペーパーレス化

請求業務を効率化するためには、まずは紙ベースでの請求書の発行・管理をやめることを検討しましょう。システム上で自動計算できれば手間も時間もかからず、ミスの削減につながります。

その際、取引先にも請求書の発行・受領をデータ化してもらうとより効率的です。紙ベースの請求書が必要な取引先だけ印刷・封入して送付するようにすれば、手間は大幅に減らせるでしょう。データ化すれば請求書を保管するスペースも不要です。

承認プロセスの簡略化

社内での承認プロセスも見直しましょう。日本では、承認までの工程が多かったり、原本・ハンコ文化が根強く残っていたりするため、承認プロセスが複雑です。ワークフローシステムが搭載されたサービスの導入などで、請求書の管理をスムーズにしましょう。

システムの導入

請求業務の効率化におすすめなのが請求管理システムの導入です。システムの導入により、請求金額の算出から作成、発行、送付などの請求業務をすべて自動化できます。会計ソフトと連携すれば会計処理も併せて処理できるため効率的です。請求業務を行う人手も減らせて、他の業務に集中できるでしょう。

伝票の大量送付ならeTransporterがおすすめ

請求業務の効率化をするなら「eTransporter」のサービスが便利です。eTransporterは大容量のファイル送信が可能なファイル転送システムで、業務システムと連携することで、請求書の自動送付が可能になります。人手を介さずに大量の請求書を送付できるため、誤送信などの心配もありません。業務の効率化を図りつつ、リスクを軽減できるサービスです。官公庁でも導入されている安心のサービスで、セキュリティ面でも優れています。

まとめ

請求業務は定期的に発生するものであり、処理を効率化することで社内の業務すべての効率化につながります。「eTransporter」では、伝票などのファイル転送だけでなくさまざまな機能を用意していますので、ぜひご検討ください。