ファイル転送にはさまざまな方法がありますが、安全に送ることができる方法は限られています。なかでも、ファイル転送サービスは安全かつ低コストでファイルを送受信できるサービスです。そこで今回は、セキュリティ対策や、ファイル転送サービスについて解説します。

ファイルを送受信する際のセキュリティ対策

ファイルを暗号化する

ファイルを送受信する際の代表的なセキュリティ対策として、ファイルの暗号化があります。WordやExcelなどofficeのアプリケーションであれば、ファイルに直接パスワードをかけることが可能です。また、複数の書類や画像などを送信する場合は、フォルダにまとめて圧縮する際に暗号化できます。圧縮ファイルを解凍する際は、パスワードを入力してファイルを開く必要があります。
ちなみに、このパスワードは安全なものでなければ意味がありません。会社名や日付、名前などをパスワードにしている方もいますが、セキュリティ対策としては不十分です。名前と日付を組み合わせるだけの単純なものや、辞書で簡単に調べられる単語なども避けたほうがよいでしょう。
パスワードを安全にするためには、最低でも12文字以上にし、名前や辞書に載っている単語を避けてください。任意の文章を英文にし、頭文字だけをつなげるなどの対策をするとよいでしょう。この場合、一部のアルファベットを数字や記号に置き換えるなど対策するとなお安心です。この方法であれば、パスワードを複雑にしながらも自分で思い出すことができます。

クラウドストレージを利用する

クラウドストレージは、オンライン上にあるファイルの保管場所のことです。ここにデータを保存することで、社内外でファイルが共有できます。既存のサービスを使えるのですぐに利用可能です。アクセス権限を付与すれば、共有するメンバーも制限できます。閲覧だけでなく編集も共同で行えるサービスもあり、柔軟性が高いサービスと言えるでしょう。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは、Webを通じて相手にファイルを送れるサービスです。ダウンロードURLを相手に知らせることで、ファイルを共有できます。ダウンロードする際のパスワードを設定できるサービスもあり、セキュリティレベルを上げることも可能です。

ファイル転送サービスは本当に安全？

Webを通じてファイルを共有する仕組みのファイル転送サービス最大のメリットは、大容量のデータをやり取りできることです。ファイルをメールに添付するのではなく、ファイルをダウンロードするためのURLを相手に知らせる仕組みであるため、比較的簡単にファイルの共有ができます。ただし、セキュリティ面での不安は解消されません。

ファイル転送サービスの危険性

ファイル転送サービスには有料版と無料版があり、その中でも危険と言われるのは無料版のサービスです。その理由は2つあります。
1つはセキュリティ面での不安です。無料であるがゆえに、情報漏洩などのリスクはゼロとは言い切れません。必要最低限の機能しかないサービスの場合、ダウンロードの履歴が残らなかったり通知機能がなかったりします。これでは、第三者がファイルをダウンロードしていても気付けず、知らない間に情報が漏れてしまう可能性があるのです。
もう1つは保証面での不安です。無料版の中にもセキュリティがしっかりしているサービスはありますが、万が一損害があった場合の保証はありません。情報漏洩が発生したりファイルが破損したりした場合、多額の費用を取引先に請求される可能性があります。信用問題にもかかわるでしょう。

有料版ファイル転送サービスのメリット

ファイル転送サービスの危険性を回避するには、有料版の利用がおすすめです。有料版であれば無料版のデメリットを解消してくれます。具体的なメリットは以下の通りです。

＜大容量データの送受信が簡単＞
ファイル転送サービスは大容量のデータが送受信できるのがメリットです。有料版なら容量も多く、100MB以上のファイルが送信できるサービスもあります。大容量データはメールに添付すると複数に分ける必要があり、受信側にもファイルを結合する作業が発生します。しかし、ファイル転送サービスであればその必要はありません。物理メディアを使用する際の破損リスクや手間もなくなるでしょう。

＜セキュリティ対策が万全＞
法人向けの有料版ファイル転送サービスであれば、セキュリティ面での心配もありません。官公庁などが導入しているサービスであればさらに安心でしょう。セキュリティ対策として代表的な不正アクセスの防止だけでなく、ダウンロードの回数や期間を制限したり履歴を管理したりする機能が付与できるサービスもあります。

＜低コストで即導入できる＞
ファイル転送サービスを導入する際のコストはそれほど高くなく、基本的にはパソコンでアップロードするだけで利用できます。物理メディアを使用する場合、USBメモリーなどの購入費に加え、郵送費なども発生します。手渡しの場合でも人的コストは発生するため、取引先が多くなるほどコストがかかるでしょう。しかし、有料版ファイル転送サービスのほとんどは定額制です。つまり、相手が増えれば増えるほど1件あたりのコストは低くなります。

ファイル転送サービスを選ぶ際にチェックしておくこと

ファイルサイズ

有料版のファイル転送サービスであっても、転送できるデータ容量の上限は異なります。無料版は特に容量が少ないので注意が必要です。
普段送受信しているファイルの容量を調べてから、ニーズに合ったサービスを選びましょう。ただし、ファイルサイズが大きければよいというわけではありません。費用や使いやすさ、送信する頻度なども考慮しながら選ぶのが大事です。

セキュリティ

セキュリティ機能を重視する場合は有料版がおすすめです。その中でも、3つのポイントに着目しましょう。

1. 暗号化されているか
暗号化されていれば、万が一のことがあっても情報漏洩のリスクを減らせます。
2. ダウンロード制限があるか
ダウンロードの期間や回数が制限できれば、第三者が不正にアクセスすることを防げます。ダウンロード時のパスワードを設定できればなお安心です。
3. 履歴が管理できるか
ダウンロード履歴だけでなく、送受信が追跡できるとよいでしょう。

機能面だけでなく、導入事例を確認することも重要です。官公庁や大手の団体・企業が導入していれば、それだけ信頼度の高いサービスと言えます。

使いやすさ

どんなに優れたサービスでも、実際に使用する人が扱えなければ意味がありません。ファイルを送受信する際の操作性はよいか、バナー広告などの表示はないかなどを確認しておきましょう。社外からアクセスすることが多い場合は、スマホに対応しているかについても確認するとよいでしょう。他にもサービスごとにさまざまな機能があるため、自社に合ったサービスを選ぶようにしてください。
無料のトライアルを実施している有料版ファイル転送サービスもあるので、気になるサービスを複数試してみるのもよいでしょう。

まとめ

有料版ファイル転送サービスの導入を検討しているなら、大企業や官公庁の導入実績も豊富な「eTransporter」のサービスがおすすめです。ユーザー数や送受信ファイルサイズは無制限で、他にもさまざまな機能を安心して利用することができます。まずはお気軽にお問い合わせください。