大容量ファイルをメールで受け渡しする際、メールに添付できなかったりファイルが破損してしまったりしたことがある方は多いのではないでしょうか。メールでの受け渡しには、このようにスムーズにいかないといった問題だけでなく、トラブルが発生するケースもあります。そのため、大容量ファイルの受け渡しをする際は、メールではなくファイル転送システムを利用することをおすすめします。しかし、メールでの受け渡しに慣れている方にとっては、すぐに活用するのは難しいかもしれません。そこで今回の記事では、大容量ファイルをメールで受け渡しする際の問題点や、ファイル転送システムを利用する際の注意点、おすすめのツールなどを紹介します。

大容量ファイルをメールで受け渡しする際の問題点

データをやり取りする中で、文書や画像などの資料をメールに添付して受け渡しする機会も多いかと思います。その際に、添付ファイルの容量が大きすぎると、受け渡し時にさまざまな問題が生じるため注意が必要です。この項目では、大容量ファイルをメールで送受信する際に起こり得る問題点についてご紹介します。

メールでは大容量ファイルは送れない

一般的に、メール用のサーバーには添付ファイルの容量に制限が設けられており、容量の上限を超えるファイルは送信できません。また、送信できたとしても、送り先のサーバーの容量が上限を超えていた場合、メールの受け取りは拒否されてしまいます。大事なメールを送ったつもりが相手に届いていなかったというケースも考えられるため、大容量ファイルをメールで送受信する際は注意が必要です。

また、大容量ファイルをメールで送るとサーバーに大きな負担がかかり、サーバーダウンなどのトラブルに繋がるリスクもあります。サーバーに障害が起こると、自身だけでなく社内全体のサーバー利用者にまで広く影響が及ぶため、こちらに関しても注意が必要です。

3MBを超えるファイルの送付は避ける

メール用のサーバーには容量の制限がある場合がほとんどで、送り先のサーバーの容量に空きがなければメールは受信されません。企業のメール用サーバーの容量は、3～10MB程度と言われています。そのため、3MB超えのファイルをメールで送るのは避けるのが無難です。また、メールが届いても容量が大きければダウンロードに時間がかかったり、サーバーの容量が埋まって他のメールが受け取れなくなったりなど、送り先に迷惑をかけてしまうことも考えられます。送り先へのマナーとしても、大容量ファイルの受け渡しには配慮が必要です。

ファイルの容量を抑えるには、zip形式に圧縮する方法や、画像であれば編集ソフトを利用して解像度を下げる方法が挙げられます。

ファイルが破損する

大容量ファイルをメールで送ると、ファイルが破損していて開けない、または開けても文字化けしているというケースもあります。こうしたトラブルにはさまざまな原因が考えられますが、送信者側がファイルの容量を抑えることや、ファイル形式を変更することなどで解決できるかもしれません。大容量ファイルを送った際は、ファイルが正常に開けるか送り先に確認しましょう。

セキュリティ面での問題

大容量ファイルに限りませんが、メールでファイルを添付して送る場合は、誤送信などにより情報漏洩のリスクが生じます。メールは送信後、取り消すことができません。そのため、メールでデータを送る際は送信先や添付ファイルに誤りがないか、細心の注意を払うことが大切です。

ファイル転送システムを利用する際の注意点

前述の通り、大容量ファイルをメールで受け渡しするにはさまざまな問題点があります。そこで、受け渡しファイルが大容量の場合におすすめなのが、ファイル転送システムの利用です。ここでは、ファイル転送システムを利用するときに注意すべきポイントをご紹介します。

ファイルを受信、ダウンロードするとき

ファイル転送システムを利用してファイルを受け取るときは、次のポイントをチェックしましょう。

• 送信元のメールアドレスが正しいか
• メールの件名や添付ファイルの内容に誤りがないか
• ファイルの拡張子のリスクは低いか
• 著作権を侵害する恐れはないか

まず、受け取る予定のないデータや詐欺など不正なファイルを開くことがないよう、データの送り主や内容を確認してから受け取ることが重要です。
ファイルの拡張子の中でも、ファイル名に「.exe」「.bat」「.js」とあるものはクリックするだけでプログラムが実行されてしまうため、安易にクリックしないよう注意しましょう。また、受け取ったデータは著作権に問題がないよう慎重に扱うことも大切です。

ファイルを送信、アップロードするとき

ファイル転送システムを使って安全にファイルを送るためには、次のポイントに注意しましょう。

• 重要なデータを送る際は第三者の許可を得る
• 著作権に問題がないか確認する
• 送信先や送信内容に誤りがないか徹底的に確認する
• 添付ファイルを暗号化してから送信する

機密情報や著作権が絡むデータを送る際は、上長など第三者の承認後に送信することで、情報漏洩や著作権侵害のリスクを低減できます。また、誤送信を防ぐために、送信先や送信内容のチェックは念入りに行ないましょう。万が一誤送信が起きた場合でも、情報漏洩を防ぐため添付ファイルは暗号化しておくことをおすすめします。また、ファイル転送システムを利用すれば大容量ファイルの受け渡しも可能ですが、なるべく容量を抑えることも送り先へのマナーとして大切です。

安全に大容量ファイルを受け渡しするなら「eTransporter」がおすすめ

「eTransporter（イートランスポーター）」は、企業間で安全にデータの送受信ができるファイル転送システムで、大容量ファイルの受け渡しにもおすすめです。以下に「eTransporter」を導入するメリットをご紹介します。

使い慣れたメールで大容量ファイルを受け渡しできる

メール連携オプションにより、通常のメール添付と同じ要領で大容量ファイルを送信することができます。そのため、ユーザーが使い方に迷うことがなく、マニュアルを作成しなくても使用できて効率的です。誰でも使いやすいため全社員への導入を実現でき、ファイルの送受信経路を一本化することができます。

メールの誤送信対策ができる

メールの暗号化と誤送信防止を同時に実現したソフトウェアの「CipherCraft/Mail」と連携しているため、情報漏洩への対策も強化できます。メールの使い勝手は変わらず、送信時に誤送信防止のチェック画面が表示され、チェック後は自動でパスワード暗号化して送られるため、大容量ファイルの誤送信や流出の防止に効果的です。

メールでは送れない大容量ファイルを受け渡しできる

メール用サーバーとは違い、eTransporterでは送受信ファイルの容量に制限はありません。また、ユーザー数も無制限なので全社員に導入することができます。ゲストアカウントを発行すれば、社外からのデータの受け取りも可能です。

まとめ

ファイル転送システムを利用すれば、より安全に大容量ファイルを受け渡しすることが可能になります。メールの使い勝手はそのままに、簡単・安全にデータの送受信ができる「eTransporter」の導入をぜひご検討ください。