RPAは、人の代わりに単純作業を行なってくれるツールです。一見すると便利なツールですが、RPAはどこの企業でも簡単に導入できるツールなのでしょうか。
そこで今回は、簡単に集計業務を効率化する方法について紹介します。

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略でパソコン上の業務を自動化するソフトウェア製品です。あらかじめ手順をプログラムすることで、定型的なパソコン業務を自動で実行してくれます。
仮想知的労働者（デジタルレイバー）とも呼ばれ、人の代わりに24時間休むことなく働いてくれる便利なツールです。

RPAの特徴

〈システム構築が不要〉

基本的に、RPAはプログラミングなどでシステム構築をしなくても業務を自動化できます。各RPAソリューションに用意されているチャートやステップに従って設定を進めれば、比較的簡単に導入が可能です。
多くのRPAソリューションでは、パソコン画面上での作業手順を記録することにより自動化プログラムを作り出します。

〈幅広い対応が可能〉

RPAはツールをまたいだ業務の自動化にも対応可能です。たとえば、SFA（営業支援ツール）の顧客データをExcelの報告書にまとめたい場合などにも、RPAが活躍します。
通常、SFAの顧客データを手作業でExcelの報告書にまとめるには、以下の手順が必要です。

　1.SFAにログインする
　2.顧客データベースにアクセスし、必要な顧客データをコピーする
　3.Excelを開く
　4.出力したい特定セルをクリックして、コピーしたデータをペーストする
　5.手作業で表やグラフを作成する

一方、RPAを使えば以下のように業務を自動化できます。

　1.SFAにロボットがログインし、顧客データベースから必要なデータを抽出
　2.ロボットがExcelにデータを転記し、同時にグラフを作成

RPAが得意な業務

〈定型業務〉

RPAは、決められたルールの元で何度も同じ作業を繰り返す「定型業務」の自動化に向いています。
RPAが自動化できる定型業務の一例は、以下の通りです。

●大量データのダウンロード・アップロード作業
●一斉メール配信
●大量のデータをコピー＆ペーストする
●営業成績などをまとめたグラフ・表などの作成
●勤怠データの入力　など

RPAは定型業務の自動化が得意な一方で、自律的な判断や臨機応変な対応が求められる業務の自動化には向いていません。あくまでプログラムされた通りにパソコン操作を実行するため、定型業務の多い管理部門などに導入する価値があるツールと言えます。

〈パソコン上のみで完結する作業〉

RPAはパソコンにソフトウェアをインストールし、そこで行われる一連の作業工程を記録することで業務を自動化します。そのため、パソコン上で完結するような定型業務の単純作業であれば、自動化できるRPAは最大限活用できるでしょう。

〈システム管理〉

RPAは、社内・社外のシステムを操作したり連携させたりする作業の自動化にも向いています。たとえば、以下のような作業です。

●SFA（営業支援システム）へのデータ入力
●ERP（基幹業務システム）へのデータ入力
●Webバンキングの操作　など

RPAは、複数のシステムやアプリケーションをまたいだ業務の自動化も可能なため、幅広い業務に活用できます。

RPAを導入するメリット・デメリット

メリット

〈定型業務の効率化〉

RPAを使えば、定型業務の効率を大幅に上げられます。企業における定型業務の多くは、非常に時間と労力がかかるのが難点です。また、膨大な作業を繰り返し行うため、人的ミスもつきものでしょう。
しかし、RPAは人間の何百倍ものスピードで作業できるうえに、人間よりも正確に作業できます。RPAの導入により、定型業務の大幅な時間短縮・効率化が期待できるでしょう。

〈コスト削減〉

RPAが人間の作業を代行してくれるため、大幅な人的コストの削減が可能です。これまで「10名の人員を割いていた業務が、RPA導入後は3名で済んだ」などの実例もあります。仮に月30万円の給与で人員を雇っていたとすれば、月210万円もコストを削減できた計算です。
また、人間を雇う場合は、給与以外にも採用・教育・福利厚生などのさまざまな諸経費がかかります。RPAなら、これらのコストを大幅に抑えたうえで生産性の維持・向上が可能です。

デメリット

〈ある程度の技術が必要〉

RPAの運用には、ある程度の専門知識が必要です。RPAはプログラミング知識が必要ないツールと言われますが、厳密には違います。確かに長いコードを書く必要はありませんが、変数やデータ定義などの専門知識は必要です。
また、RPAには数々の製品があり、それぞれ操作可能性やロボットの管理機能が異なります。製品を選定する際は、今後の適用可能性も含めて検証できる専門技術者が必要です。
加えて、RPAは導入して終わりではなく、導入効果を最適化するために適切な評価・改善を続けなければなりません。まったく専門知識のないままRPAを扱うのは、やや難しいと言えるでしょう。

〈費用対効果を感じにくい〉

RPAは、業務の「規模」によっては費用対効果が感じられにくいのもデメリットです。
たとえば、10,000名の顧客データを持つA社と500名の顧客データを持つB社が、集計業務のために同じRPAツールを導入したとします。どちらも集計業務が5分で可能になったとしても、削減できた作業時間を考えれば費用対効果はB社のほうが低いと言えます。
このように、同じ業務の自動化であっても、業務の規模によっては費用対効果が薄まってしまうこともあるのです。

コピロボなら簡単に集計業務を効率化できる！

業務の効率化

「コピロボ」は、Excelに特化した集計業務自動化システムです。クラウドにExcelファイルをアップするだけで自動で集計してくれます。また、メールとの連携も大きな特徴です。集計したいExcel帳票をメールでコピロボに送信すれば、クラウドにアップロードされて自動的に一覧表に集計します。

難しい技術や知識は不要

Excelレベルの簡単な設定だけで、すぐに集計業務を始められるのがコピロボの特徴です。他のRPA製品などは、Excel帳票とデータベースの連携設定などの専門的な知識や技術が必要ですが、コピロボは難しい設定をしなくても導入できます。

費用対効果がすぐに感じられる

「コピロボ」なら費用対効果をすぐに感じていただけます。他のRPA製品では導入や運用に関する教育を受けなければならないため、業務の自動化までにはそれなりの時間が必要です。製品の価格も高いものが多いため、費用対効果をすぐに実感することは難しいでしょう。
コピロボなら手軽に導入できるうえに価格も安価なため、費用対効果をすぐに感じられます。

まとめ

RPAは、手間と時間がかかるExcel業務を自動化できる便利なツールです。ただし、自動化に向いている業務と不向きな業務があるうえに、製品によっては導入コストが高くなる場合があります。
RPA製品を選ぶ際は、自動化したいExcel業務がRPAによって自動化できるかを見極め、できるだけ導入ハードルや初期コストの低い製品を選ぶようにしましょう。