少子高齢化による労働人口の減少が進む中、生産性向上の切り札としてRPAが注目されています。RPAを活用すればパソコンを使った定型業務を自動化することができますが、以前から使われているExcelのマクロと何が違うのでしょうか。この記事では、RPAとExcelマクロの違いや、両者の使い分け方を解説します。

RPAとは？

RPAとはRobotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略語です。パソコン操作をロボットに代行させることで、業務を自動化することができるソフトウェアやアプリケーションを指します。ここでいうロボットは物理的に動作するロボットではなく、パソコンやサーバー、クラウド上で動作するソフトウェアロボットです。

RPAが得意とするのは、手順が決まっており、何度も繰り返し行う操作の自動化。請求書の作成や経費精算といった定型業務と相性が良く、バックオフィスの生産性を向上できると期待されています。

RPAとExcelマクロの違い

RPAとExcelマクロはコンピューターの操作を自動化できるという点では似ていますが、自動化できる業務の範囲や、学習の難易度が異なります。

RPAは自動化できる業務の範囲が広い

RPAはExcelマクロと比べて幅広い範囲の業務を自動化することができます。Excelマクロによって自動化できるのは、ExcelやAccess、OutlookなどのOffice製品の操作が中心です。一方でRPAツールの多くは、Office製品以外のアプリケーションや基幹システムの操作も自動化することができるため、幅広い業務に対応できます。

RPAは現場の担当者にも作成できる

RPAはExcelマクロと違って、基本的にプログラミングの知識がなくても作成することができます。

ロボットを動かすには動作の手順を指示するシナリオが必要です。RPAは人間の操作を記録してノンプログラミングでシナリオを生成するため、業務の担当者が自分で自動化を進めることができます。複雑な業務プロセスを自動化する場合にはある程度RPAの学習が必要になりますが、プログラミングを学習するのに比べて難易度は低いといえます。

Excelマクロにも、マクロの記録という人間の操作を記録してマクロを作成する機能がありますが、記録できるのはExcelの簡単な操作に限定されます。複雑な業務を自動化するにはVBAというプログラミング言語を用いてコードを書く必要があります。

また、RPAはExcelマクロと比べてメンテナンスも簡単です。Excelマクロは作成者以外にはメンテナンスが難しく、属人化しがち。RPAならプログラミングの知識がなくてもシナリオを修正できるため、属人化を防ぐことができます。

RPAとExcelマクロの使い分け方

プログラミングの知識がない場合、RPAとExcelマクロはどのように使い分ければ良いのでしょうか。

RPAに適している業務

RPAに適しているのは、複数のアプリケーションやシステムを用いる業務です。例えば会計システムに自動ログインしてCSVファイルをダウンロードし、Excelでレポートを作成するといった業務は、Excelマクロでは自動化が難しいため、RPAが適しています。

Excelマクロに適している業務

Excelマクロに適しているのは、Excelだけで完結する単純な業務です。簡単な集計やグラフ・表の作成であれば、マクロの記録によってプログラミングなしで自動化できる場合もあります。

RPAの課題と導入時の注意点

RPAはこれまで手作業で行っていた業務を自動化できると期待されていますが、現時点では手順が決まっている定型業務にしか対応できない点が課題です。人の手で行っている作業はプロセスが複雑な場合が多く、RPAでそのまま自動化しようとするとエラーが頻発してしまいます。RPAを効果的に利用するには、これまでの業務フローを見直して、単純な作業はロボットが、複雑な作業は人間が行うように設計する必要があります。

また、ロボットを作成した後の管理やメンテナンスの方法を決めていないと、管理者のいない「野良ロボット」が量産されるリスクもあります。RPAは作ったら終わりではなく、PDCAを回しながら改善を重ねていかなければなりません。RPAを導入する際は、一度に全ての業務を自動化するのではなく、部署や対象業務を限定してスモールスタートしましょう。

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