RPAとは、業務の効率化や人手不足解消のため、多くの企業で導入され始めているツールです。しかしRPAにはデメリットもあるため、導入すれば必ずしもすぐに効果が出るわけではありません。そこで今回は、RPAの特徴や、一般的なRPAツールとコピロボの違いを紹介します。

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人が行う業務をロボットの力で自動化することです。単純作業や定型業務に対して導入するのに適しています。具体的にどのような特徴やメリットがあるのか見てみましょう。

特徴

＜システムの構築が不要＞

RPAの特徴は、一からプログラミングする必要がないことです。ユーザーが簡単に作成できるため導入しやすく、業務に変更があった場合も修正ができます。

＜幅広く対応できる＞

ツールをまたいで利用できるのもRPAの特徴です。たとえば、業務の自動化として代表的なものにExcelのマクロ機能があります。ただ、Excelのマクロ機能を使って自動化できるのは、ExcelもしくはMicrosoft officeのアプリケーション内のみです。しかし、RPAであればExcelで集計したデータをメールで送信するなど、ツールをまたいだ自動化が実現できます。

＜24時間稼働＞

RPAは24時間365日休まず稼働できます。今まで就業時間内に人の手で行わなければならなかった作業が、夜間なども関係なく継続して進められます。時間や曜日を気にせずに決まったデータを毎日取得することも可能です。

得意とする業務

＜定型業務＞

RPAが得意としているのは、単純な作業やルーティンワークです。データの集計や分析、在庫の確認、電話やメールを用いたサポート業務などが該当します。他にも、毎月決まって行う請求書の作成や、発注・受注業務などが得意です。
加えて、RPAは人と比べて記憶できる量や作業スピードが優れているため、効率的かつ正確に業務をこなしてくれます。

＜パソコンのみで完結できる業務＞

RPAが行うのはパソコン上での業務のみです。ロボットというと、工場の産業用ロボットを思い浮かべる人も多いかもしれませんが、RPAは違います。産業用ロボットは人の手足の代わりとなって作業するものですが、RPAはマウスやキーボードを用いたパソコン上での作業を代わりに自動で行ってくれるものです。そのため、パソコンから離れた作業までは行えません。

メリット

＜業務効率化と品質向上＞

RPAを導入する最大のメリットは、作業効率が向上することです。RPAであれば、人の手で作業するよりも何倍も早く業務が終わります。就業時間以外でも稼働できるので、非常に効率的です。今まで定型業務を担当していた人が、別の業務を担当できます。また、人が行うよりもはるかに作業が正確なのもメリットの一つです。業務の多さによるヒューマンエラーも避けられるため、品質の向上にもつながります。

＜コスト削減＞

RPAの導入により、人件費を大幅に削減できます。たとえば、定型業務を依頼するために月給30万円で5人雇用したとすると、人件費として月に150万円が必要です。給与だけでなく通勤費などの諸費用も必要になります。しかし、RPAを導入することで雇用人数を2人に抑えられれば、人件費を月に90万円も削減できます。RPAを導入する費用がこれを超えない限りは、コストを安く抑えることができるでしょう。

＜売上向上＞

単純作業をRPAに任せることで、クリエイティブな業務に人手を増やせます。クリエイティブな業務は単純作業に比べてモチベーションも保ちやすく、よいアイデアが浮かんだり生産性が上がったりする可能性も高いでしょう。その結果、売上も向上する可能性があります。

失敗しないRPA導入の流れ

RPAを導入する際は以下の流れに沿って進めましょう。必要な手順を踏むことで、より効率的に業務の自動化が実現できます。

業務プロセスの見直し、業務の洗い出し

まずは、どこにRPAを導入するかを決めましょう。そのためには、現在の業務の中から改善したい業務を洗い出す必要があります。「自動化できるか」については後回しにし、「自動化したい」ものを選んでください。この作業を行うことで業務プロセスが可視化できます。たとえRPAを導入しなかったとしても、結果的に効率が上がる可能性があるのです。

自動化する業務の選定

洗い出した業務の中から、自動化できるものを選定しましょう。RPAで自動化できるのは定型業務と呼ばれるものです。人の判断が必要である作業や、度々ルールの変更が行われる作業は向いていません。自動化できる業務が絞れたら、その中から優先順位をつけていきましょう。負荷が高いものなどを上位に置き、予算などを加味しながらどこまで自動化するかを検討してください。

RPAツールの比較、選定

自動化する業務が決まったら、RPAツールを選定します。大事なのは、自動化する予定の業務の内容や規模に対応しているかどうかです。この段階では、RPAツールは1つに絞らず複数選んでおくとよいでしょう。自動化したい業務に合っているかだけでなく、導入形態や操作性、サポート体制なども考慮して決めてください。

トライアル導入

RPAツールを複数選定したら、無料トライアルなどで実際に導入してみましょう。利用する人や社内ツールとの相性など、実際に導入しないとわからないこともあります。本格導入に向けての準備として、さまざまな情報を収集しながら検討していきましょう。

本格導入

トライアルの結果をもとに、本格導入するRPAツールを選定します。RPAツールが決まったら、実際に利用する人や担当者を決めて操作方法の研修などを行いましょう。導入後も、どの程度業務が効率化できたかを評価・分析し、改善していくことが大切です。

一般的なRPAツールとコピロボの違い

RPAの導入を考えているなら、「コピロボ」をおすすめします。一般的なRPAツールとは違うコピロボの特徴を見てみましょう。

・技術教育は必要ない
コピロボは、Excelレベルの簡単な設定だけで導入が可能です。
一からプログラミングを組む必要がないRPAツールですが、技術者の力が必要になることもあります。特に、エラーが発生した場合はプログラミングの知識がないと対応できません。しかし、コピロボなら技術者がいなくてもすぐに導入できるため、オンラインストレージサービスの「Box」と連携する場合も難しい操作は必要ありません。

・低コストで導入できるため、費用対効果がすぐに出る
低コストなのもコピロボの特徴です。RPAは人的コストを削減できるメリットがありますが、一般的なツールは金額も高いことが多く、業務量が少なければ十分な費用対効果が期待できません。その点、コピロボは金額も安価で、費用対効果もすぐに表れます。

・Excelに特化している
コピロボはExcelに特化したツールです。集計業務の自動化などが可能で、マクロ集計と同等の処理も簡単にできます。Boxやメールと連携する機能もあり、社外からでも集計業務が可能です。

まとめ

Excelでの集計業務などを自動化させるなら、「コピロボ」の導入がおすすめです。コピロボは、ユーザー数に応じた月額料金で最低5ユーザーから使用できます。RPAのデメリットを解消できるコピロボで、業務の効率化と生産性の向上を実現しましょう。