Excelの作業は何かと時間がかかってしまうため、作業を効率化し時短したいと考える方も多いのではないでしょうか。Excelの作業を時短するためには、さまざまなテクニックを覚えて活用する必要があります。
そこで、今回はExcelの作業を時短するためのテクニックについて紹介します。

Excelの作業を時短するために押さえておきたいテクニックとは？

ここでは、Excelの作業を効率化するために役立つ基本的なテクニックを紹介します。

関数を活用する

合計値や平均値などの計算や個数のカウントなどは、関数を活用すると効率的です。なかでも、使用頻度が高い5つの関数を紹介します。

●SUM関数

数値を合計する関数です。セルを個別に指定する場合は「=SUM(値1,値2,…)」、行や列で範囲を指定する場合は「=SUM(値1:値2)」のように入力します。

●AVERAGE関数

数値の平均値を求める関数です。SUM関数と同じように「=AVERAGE(範囲)」と入力します。

●COUNT関数

数値が含まれるセルの個数をカウントする関数です。こちらも同様に「=COUNT(範囲)」と入力します。

●SUMIF関数

指定した条件に一致するセルの数値のみを合計する関数です。「=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)」を入力することで、必要なセルのみを検索して合計を算出できます。「検索条件」に数値ではなくテキストを入力する場合は、「”テキスト”」のようにダブルクォーテーションで囲むことが必要です。

●COUNTIF関数

指定した条件に一致するセルの個数をカウントする関数です。SUMIF関数と同様の使い方で、「=COUNTIF(範囲,検索条件)」と入力することで、条件を満たすセルだけがカウントされます。

関数はセルや数式バーに直接入力できますが、数式バーの左にある「fx」のボタンから選択して挿入することも可能です。

ショートカットキーを活用する

ショートカットキーを使えば、右クリックで表示されるメニューやリボンのコマンドなどを毎回選択しなくても、キーボードだけで効率よく操作することが可能です。以下では、コピペや切り取り、セルの挿入や削除をはじめ、よく使う操作のショートカットキーを紹介します。

●コピー：Ctrl+C
●切り取り：Ctrl+X
●貼り付け：Ctrl+V
●すべて選択：Ctrl+A
●セルの挿入：Ctrl+Shift+＋（プラス）
●セルの削除：Ctrl+－（マイナス）
●元に戻す：Ctrl+Z
●やり直す：Ctrl+Y
●検索：Ctrl+F
●印刷：Ctrl+P
●保存：Ctrl+S
●名前をつけて保存：F12

一度に覚えるのは困難ですが、よく使うものから優先して覚えて、徐々に慣れていきましょう。

クイックアクセスツールバーを活用する

Excelの画面の最上部にあるクイックアクセスツールバーには、自分がよく使うコマンドの設定ができるため、時短に繋がります。また、Altキーを押せばキーボードでコマンドを選択することも可能なので、カーソルを合わせてクリックする必要もなく、非常に効率的です。
使い方は簡単で、リボンのコマンドを右クリックして「クイックアクセスツールバーに追加」を選び、登録します。複数のコマンドを一括で登録する方法は、以下の通りです。

1．「ファイル」タブから「オプション」を選択
2．「クイックアクセスツールバー」を選択
3．登録したいコマンドを選んで「追加」を選択

シート別に登録できるので、作業内容に応じて活用してみてください。

ハード面の環境を整える

作業効率を上げるには、Excelの機能を駆使するだけでなく、作業環境を整えることも大切です。たとえば、狭いデスクではマウスを動かさなくてもカーソル操作ができるトラックボール型のマウスを使う、数字を扱う作業が多ければテンキーを利用するなど、ハード面の環境も見直してみましょう。

Excelの作業の時短に繋がる応用的なテクニック

先ほど紹介した基本的なテクニック以外にも、覚えておくと便利なテクニックを紹介します。

オートフィルとフラッシュフィルの活用

連続するデータや規則性のあるデータの入力は、毎回手入力しなくても自動で入力することが可能です。
日付や通し番号、曜日のように連続するデータを入力したいときは、オートフィルというセルの右下にカーソルを合わせてドラッグすることで自動入力できる機能があります。
また氏名データの姓と名を分割したり、分けて入力した姓と名を結合させたりなど、規則性のあるデータの入力では、フラッシュフィルという機能で自動入力が可能です。最初のいくつかを入力することで、Excelが規則性を判断して残りのセルの内容が自動表示されます。自動表示されない場合は、「データ」タブの「フラッシュフィル」を選択するか、Ctrl+Eで実行できるので、ぜひ試してみてください。

テーブル機能の活用

表を作成する際、罫線を使用して作ることもできますが、テーブル機能を活用すると管理をよりスムーズにすることが可能です。「挿入」タブから「テーブル」を選択するとすぐに表が作成でき、デザインの選択、フィルターの設定、並び替えなどを手軽に行うことができます。

セルの結合は使わない

セルの結合をなるべく使わないようにすることも、時短のポイントです。結合セルがあると、コピペや行の追加・削除が上手くいかなかったり、表の並び替えやフィルター機能が使えなくなったりするなど、多くのデメリットがあり、作業効率が下がる可能性があります。

文字サイズ、フォント、セルのスタイルなどの初期設定をカスタマイズする

文字サイズやフォントは、必要であれば既定のものから変更できます。「ファイル」タブの「オプション」から「基本設定（全般）」を選択し、初期設定から変更しましょう。
また、「セルのスタイル」の機能を活用すれば、複数のセルで同じ書式を使用したい場合に効率よく作業ができます。「ホーム」タブで「セルのスタイル」を選択して既存の設定を使うことも、「新しいセルのスタイル」でフォントサイズ、罫線、塗りつぶし、文字色、表示形式などを独自に設定することも可能です。

Excelの集計作業の時短を実現するならコピロボ

Excelの集計作業の効率化を図るなら、自動集計ができるクラウドサービスの「コピロボ」をぜひご利用ください。

・Excelの集計作業は時間がかかる
Excelの機能を駆使して作業効率を上げても、集計作業そのものの時短ができるわけではありません。そのため、さらなる効率アップを目指すなら、集計作業に特化したサービスの利用をおすすめします。

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まとめ

Excelの作業効率は、さまざまなテクニックを駆使することで大幅に上げることができます。しかし、なかなか覚えられず慣れるのに時間がかかり、苦労してしまう方も多いかもしれません。Excelの集計作業を、より簡単に手早く効率化させたい方は、Excel集計に特化した「コピロボ」を導入してみてはいかがでしょうか。