Excelは集計作業を行ううえで欠かせないツールですが、その集計方法にはいくつか種類があります。また、集計作業をより効率的にするためには、関数について知っておくことも大切です。今回は、Excelの集計方法について紹介します。

Excelで集計業務を行う際に使用する機能について

Excelで集計業務を行う場合には、「集計」「関数」「ピボットテーブル」「統合」という4つの機能を使用します。それぞれの機能でできることや使用場面は異なるため、作業内容に応じて使い分けましょう。

集計

「集計」は、リスト化された数値の小計や合計を出す機能です。ボタン1つで操作でき、比較的簡単なデータ管理に向いています。たとえば、一店舗の売上をまとめる場合や、1つの企画に対してかかる費用・雑費を算出する場面などで活用できるでしょう。「データ」タブを開き、項目の「並べ替え」をしてから「小計」をクリックすることで実行できます。

関数

「関数」は、簡単な計算式を使って自動的に計算する機能です。集計したい数値の範囲をまとめて選択し、セルに数式を入力します。足し算以外にも、かけ算や割り算ができるため、計算式を独自に組み合わせれば複雑な集計も可能です。使用例としては商品ごとの売上計算などが挙げられ、単価×販売個数で小計を割り出すことができます。このようにフォーマット化してファイルを作っておけば、数字を入力するだけで自動計算できるため、作業の効率化が実現できるでしょう。詳しい関数については後述するため、ぜひ確認してみてください。

ピボットテーブル

集計結果をよりわかりやすく提示する際に重宝するのが「ピボットテーブル」です。複雑な計算はもちろん、参照したいデータのみを抜き出してグラフ化ができます。プレゼンテーション資料や取引先への配布資料など、視覚的に訴えかけたい場合におすすめです。作成する資料の幅が広がるため、マスターしておいて損はないでしょう。ピボットテーブルを使用する際は、「挿入」タブにある「テーブル」から呼び出してください。項目や集計したい値を自由にカスタマイズして作成するのもよいですが、「おすすめピボットテーブル」を選択すると、算出したいデータに適したテーブルを指定できます。

統合

計算対象となるデータが複数のシートに分かれている場合は、「統合」機能が便利です。たとえば、月ごとの売上を別々のシートで計算しており、年間の総売上を割り出したい場合があるとしましょう。統合なら、手入力でデータを転記する必要もなく、スムーズに集計作業が可能です。使用する際は「データ」タブをクリックし、データツール内の「統合」を選択します。

Excelの集計に便利な関数について

上記で解説した集計方法のうち、関数には他にもさまざまな種類があります。ここでは集計業務でよく使われる代表的な関数について紹介するので、ぜひ参考にしてください。

SUM関数

SUM関数は、いわゆる「足し算」を行う関数であり、指定した範囲にあるセルの小計・合計を出します。実際の計算式を例に出すと、「=SUM（値1,値2,値3）」といった具合です。集計機能と似ていますが、SUM関数では縦方向や横方向など計算する値のセルを自由に選択できる点が異なります。

SUMIF関数

SUMIF関数とは、指定した範囲の中で、一定の条件に当てはまる数値の合計が求められる関数です。数多くある商品の中から特定の商品だけについて売上を知りたい場合や、店舗ごとの売上をまとめたい場合などに使えます。「=SUMIF（条件範囲,条件,合計範囲）」で求められますが、条件が「abc」の場合は「”」で囲み、「”abc”」とすれば指定が可能です。

SUMIFS関数

SUMIF関数の条件が複数に及ぶ場合は、SUMIFS関数を使用するのが適切です。上記の例で言えば、「特定の商品」の「担当者ごとの売上」を計算する際に使用します。 「=SUMIFS（合計範囲,条件範囲,条件1,条件範囲2,条件2）」といった具合で、条件をすべて満たした数値の計算を行います。

COUNT関数

COUNT関数は指定した範囲のうち、値が入力されているセルの数を数えます。ここでいう「値」は数値を指すため、文字列などが入っているセルをカウントしたい場合は「COUNTA関数」などの関数を使用するとよいでしょう。「=COUNT（値1,値2,値3）」といった具合に入力し、1日の売上件数などを調べる際に便利です。

COUNTIF関数

カウントする値に条件を付与する場合は、COUNTIF関数を使います。指定範囲内で条件に当てはまるセルを数えられるため、店舗の売上評価などに役立つでしょう。「=COUNTIF（範囲,条件）」で求められますが、SUMIF関数と同様、設定できる条件は1つのみです。

COUNTIFS関数

複数の条件を設けて個数をカウントするのであれば、COUNTIFS関数を使いましょう。COUNTIF関数の条件を複数設定できるため、商品別の取引件数や年齢ごとの来店客数などのより細かいデータが作成できます。使用する際は、「=COUNTIFS（条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2）」と入力してください。

Excelで集計作業を自動化するならコピロボ

Excelによる集計方法は、作業効率化を図るうえで大きな手助けとなるでしょう。しかし、機能の操作方法や関数の使い方を覚えるのには時間がかかり、使える人が限られるといった側面もあります。作業が属人化することで、エラーや問題が起きたときのスムーズな修復・改善が困難になります。また同時編集ができないため、処理するデータ量によっては業務が滞ってしまうケースも少なくありません。そのような場合は、RPAツールをはじめとする、集計作業効率化のための自動集計システムを導入するのも一つの方法です。
コピロボであれば、さまざまな関数を組み合わせて行う複雑な集計も、専用のサーバーにファイルをアップロードするだけで簡単に実行できます。さらに、メール連携機能を利用できるため、集計したいExcelファイルをメールに添付して送信することで、サーバーにファイルをアップロードすることも可能です。アップロードされたファイルはコピロボで自動的に集計されるため、サーバーにアクセスできない社外からでも集計業務が行えます。システムの操作もシンプルでExcelのような感覚で操作でき、他のツールのように技術教育をする必要がありません。誰でも手軽に使い始めることができるのが特徴です。また、作業を行う従業員数に応じてライセンスを取得することが可能なため、より効率的な業務を実現できるでしょう。リーズナブルな料金体系で、費用対効果もすぐに実感していただけます。
Excelでの集計作業に満足できていない企業様は、ぜひ「コピロボ」の導入もご検討ください。

まとめ

Excelは、使い方次第で日々のExcelの集計作業をぐっと楽にできます。ただし、集計方法が複雑になればなるほど専門的な知識を要し、属人化しやすいのも事実です。集計作業の効率化を図るのであれば、こうしたソフトやツールの特徴を理解し、自社に合った方法を選ぶことが大切と言えるでしょう。ぜひこの機会に、Excelや自動集計システムを使って集計業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。