アンケートの集計や売上の集計などの集計業務には、Excelを用いることがほとんどではないでしょうか？しかし、Excelの集計業務にはいくつかの課題があります。今回は、Excelの集計業務と種類に加えて、課題とその対策についても紹介します。

エクセルで集計を利用する業務とは？

アンケート集計

Excelの主な集計業務の一つが、アンケート結果の集計です。アンケート結果をExcelで集計する方法は2種類あり、「単純集計」と「クロス集計」に分けられます。

• 単純集計＝回答者全員の回答を集計する
• クロス集計＝単純集計の数値と、性別・年齢・地域・その他の質問などを掛け合わせて集計する

アンケートの集計は単純作業であるわりに量が多く、何度も繰り返し行わなければなりません。単純な定型作業を繰り返し行う集計業務には、Excelが役立ちます。

売上集計

日々の売上情報を記録・集計し、売上総額や目標達成率などを分析する作業にもExcelが利用できます。売上集計にExcelを使えば、手軽なうえにコストを抑えることが可能です。売上集計に役立つ関数が多く用意されているのも、Excelが使われる理由の一つと言えるでしょう。

エクセルの集計業務の課題

Excelはアンケートや売上の集計業務には便利なツールですが、一方で多くの課題を抱えています。

抜け漏れが多い

Excelの問題点の一つに「同時に編集できないこと」が挙げられます。ExcelはデータベースやBIツールのように大人数で同時に編集できません。そのため、「入力を後回しにしてそのまま忘れてしまった」など、作業の抜け漏れが起きやすいのがデメリットです。

属人化する

Excelは最低限の知識さえあれば誰でも使えるため、ファイルが乱立・属人化しやすいという問題があります。ファイルが乱立してしまうことで、「どのファイルが最新なのか」や「誰がどのファイルを持っているのか」などがわかりにくくなってしまうのです。また、多くの企業ではExcelファイルを個人のパソコン内に保存・管理していることが多いでしょう。しかし、Excelファイルを個人で管理してしまうと、そのExcelに関する業務が1人の担当者しかできない状態になってしまいがちです（＝属人化）。Excelファイルが属人化することでシートのメンテナンスや追加・改修などがしづらくなり、重要なファイルの適正な管理が難しくなってしまいます。

活用が難しい

「簡単に入力できるが、活用するのが難しい」という点も、Excelが抱える課題です。「複数のExcelで集計したデータをまとめて分析したい」というときに、それぞれのデータを1つのシートにまとめるだけでも膨大な手間がかかります。これは、それぞれのファイルで使用しているフォーマットが微妙に異なっているだけで、コピーや複製がうまくできないためです。この場合、各ファイルのフォーマットを揃える必要があるのですが、それを手作業で行うとなるとさらに膨大な労力と時間がかかってしまいます。

エクセルの集計業務の対策とは？

共有フォルダで管理する

Excelファイルの乱立・属人化を防ぐには、共有フォルダで管理するのが有効です。共有フォルダを使えば誰でもアクセスが可能になるため、すべての人が同じ精度で作業できます。「最新のファイルがどこにあるかわからない」などの事態も避けられるでしょう。ただし、Excelファイルを共有フォルダで管理する場合は、ファイル名の付け方をマニュアル化するなど、ルールを決めて運用することが重要です。

自動化する

手間がかかるExcelの集計業務を効率化するには、「作業の自動化」が必要です。Excelに搭載されている「関数」や「マクロ」などの機能を使えば、簡単な計算や入力作業を自動化できます。関数やマクロを使いこなすには多少の知識と慣れが必要ではありますが、1度使えるようになれば非常に便利です。関数やマクロでExcelの集計業務を自動化できれば、人的ミスを防げるうえに、コアな業務に人員を割けるようになるでしょう。Excel作業の自動化には、他にもVBAというプログラミング言語の活用や、RPAなどの外部ツールを利用する方法があります。ただし、VBAを使いこなすにはそれなりのプログラミング知識が必要です。RPAはプログラミング知識が不要とされる製品も多いですが、実際は運用・保守していくために、ある程度のプログラミング知識が求められます。

ピボットテーブルを使う

ピボットテーブルとは、2つ以上の項目を掛け合わせて行う集計方法である「クロス集計」を簡単に行うことができる機能のことです。多くのデータを統合・集計する場合や、さまざまな角度から分析したいときに役立ちます。クロス集計表を手作業で作成するのは非常に手間がかかってしまいますが、ピボットテーブルを使えばクロス集計表を簡単に出力することが可能です。掛け合わせる項目の変更もドラッグ＆ドロップで可能なため、大幅に工数を削減できます。ただし、並べ替え・小計・オートフィルタなどのデータベース機能をある程度理解していなければ、ピボットテーブルを使いこなすのはやや難しいでしょう。

簡単に集計作業の課題を解決したいならコピロボ

Excelの集計作業を効率化したい企業の方は、Excel自動集計システム「コピロボ」の導入をご検討ください。

簡単に操作できる

コピロボを利用するのに、専門的な知識やスキルは必要ありません。Excelレベルの簡単な設定だけで、すぐに集計業務の自動化を開始できます。他のExcel自動化ツールの場合、Excel帳票とデータベースの連携設定などの専門的な技術力が必要になることがほとんどです。しかし、コピロボであれば難しい設定などは一切必要ありませんので、誰でも安心してご利用いただけます。

業務を効率化できる

コピロボを導入すれば、「メール連携オプション」により業務を効率化することが可能です。メールにExcelファイルを添付してコピロボへ送信すると、一時的にコピロボ内に保存された後にリアルタイムでオンラインストレージサービスのBoxフォルダにアップロードされます。アップロードされたファイルはコピロボによって自動的に集計されるため、通常のメールを送る感覚でExcelの集計業務を自動化できるのです。

導入の効果をすぐに実感できる

導入の効果をすぐに感じられるのもコピロボの特徴です。Excelの集計作業を自動化するためにRPAを利用する企業も増えてきましたが、RPAを使いこなすにはある程度の技術教育が必要なため、利用開始までに時間がかかってしまいます。また、製品の金額が比較的高いことから、費用対効果をすぐに実感するのは難しいでしょう。金額も安価で手軽に集計業務を自動化できるコピロボなら、すぐに費用対効果が実感できます。

まとめ

Excelはアンケートや売上の集計業務には非常に便利なツールです。しかし、手作業で行うには非常に手間がかかるうえに、人的ミスを完全に防ぐことも難しいでしょう。Excelの集計業務を効率化するには作業の自動化が必要ですが、マクロやVBA、RPAなどを使うとしてもそれなりの教育コストがかかります。自動化ツールを導入する際は、「集計業務のどの部分を自動化したいのか」や「費用対効果」をしっかり考えて、自社に最適なツールを導入することが大切です。