近年ではオンラインストレージサービスを利用する企業が増えてきています。実際にサービスを選ぶ際にはどのようなポイントに気を付ければよいのか知りたいという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、オンラインストレージサービスの選び方について紹介します。ただし、シチュエーションによってはファイル転送サービスの利用が最適である場合もあります。どのようなサービスを選ぶべきか、本記事を参考にしてみてください。

オンラインストレージサービスの料金体系について

契約するID数による課金形式

​​オンラインストレージサービスの料金体系の1つは、「IDの数に応じて月額料金が決まる形式」です。ストレージ容量で料金が決まるわけではないため、契約するID数さえ少なければコストを抑えて導入できます。また、ID1つあたりのストレージ容量が1TBや無制限など、大容量で設定されている場合が多いのもメリットです。
ただし、ID数が多くなれば月額料金が高額になってしまうため、将来的なユーザー数も考慮して導入するかどうかを決める必要があります。

契約ディスクの容量による課金形式

もう1つの料金体系は、「契約したストレージ容量に応じて月額料金が決まる形式」です。多くのオンラインストレージサービスには、1GB・100GB・1TBなどのプランが用意されています。最大で1万IDまで利用が可能など、ID数に余裕を持たせているプランが多いようです。
ストレージを全IDで共有するため、必要になるストレージ容量を導入前に把握しておく必要があります。ただし、導入後でもオプションでストレージ容量を増やしたり、アーカイブ機能を付け加えたりするなどで対処が可能です。

初期費用

オンラインストレージサービスの多くは、導入時に初期費用がかかります。初期費用の相場は、10,000〜50,000円程度です。キャンペーンなどで初期費用が割引されることもあるため、各サービスの最新情報を確認することをおすすめします。

オンラインストレージサービスを選ぶポイント

ストレージ容量

オンラインストレージサービスは、ストレージ容量が大きいプランほど月額料金も高くなります。どれくらいのストレージ容量が必要なのかを計算し、自社に合うプランを選択することが大切です。なかには、あらかじめ決められたプランの容量を増減できるオンラインストレージサービスもあります。容量を変更する際の手続きや変更後の月額料金などは、事前に確認しておきましょう。

セキュリティ

インターネット上にデータを保管するオンラインストレージサービスでは、情報漏洩や第三者からの攻撃を受けるリスクがあります。そのため、セキュリティレベルの高いオンラインストレージサービスを選ぶことが大切です。そのサービスを導入している企業数やサービス提供会社の技術力を基準に、セキュリティレベルを判断するとよいでしょう。
また、同じオンラインストレージサービスでも、プランごとにセキュリティレベルが異なる場合があります。月額料金が高いプランほどセキュリティ対策が強化されていることが多いため、事前にプラン内容をしっかり確認しましょう。

扱うデータの種類

自社が扱うデータの種類を把握することで、必要なストレージ容量が判断できます。主にWordやExcelなどの書類をやり取りする企業では、それほど大きな容量は必要ありません。一方で、画像やデータのやり取りが多い建築会社やデザイン会社、動画制作会社などは大きなストレージ容量が必要です。オンラインストレージサービスを導入する際は、自社がよく扱うデータの種類をきちんと確認しておきましょう。

ユーザー数

オンラインストレージサービスの場合、ユーザー数が多いほど使用するデータ容量が増えます。1ユーザーあたりどれくらいの容量を使用するのか、事前に確認しておきましょう。企業によっては、将来的な事業拡大によりユーザー数が増えることも想定されます。現状だけでなく、将来の展望も考慮して容量を選ぶのがおすすめです。

サポート体制

サポートが手厚いオンラインストレージサービスを選ぶことも重要です。サポート体制はサービス提供会社やプランによって異なるため、導入前に確認しておきましょう。特に、電話や対面でのサポート体制を備えているサービスがおすすめです。また、オンラインストレージサービスを提供する会社の中には外資系企業もあります。外資系企業のサービスを選ぶ場合は、サポート言語が日本語であるかについても確認しておきましょう。

オンラインストレージサービスと比較した場合のファイル転送サービスのメリット

ネットワーク分離した環境でファイルを共有できる

通常、企業内には2つのネットワークが構築されています。

• 情報系ネットワーク＝インターネット接続してメールの送受信やWeb閲覧を行う
• 基幹系ネットワーク＝顧客情報や機密情報が保存されている

社外の人とデータを共有する際に2つのネットワークを分離することは、外部からの脅威に備えるうえでの重要なセキュリティ対策です。ファイル転送サービスの中には、ネットワーク分離した環境下でファイルを送受信できるものがあります。上長承認やウィルスチェック、ファイルの無害化処理なども可能なサービスを選べば、より安心して利用できるでしょう。

メールの送受信と連携して使用できる

ファイル転送サービスであれば、使い慣れたメールの送受信と同じように大容量ファイルのやり取りができます。具体的には以下の手順です。

1.【送信者】大容量ファイルをメールに添付して、ファイル転送サービスに送信
2.【ファイル転送サービス】メールサーバーでテキストと添付ファイルを分離
3.【ファイル転送サービス】添付ファイルはファイルサーバーに保存
4.【ファイル転送サービス】ファイルのダウンロード用URL付きメールを転送
5.【受信者】添付URLからファイルサーバーにアクセスし、ファイルをダウンロード

導入する際に新しい操作方法などを学ぶ必要がないのは、ファイル転送サービスの大きなメリットです。

システム化することができる

ファイル転送サービスの中には、社内の請求システムとファイル転送サービスをAPI連携し、請求書の送付業務をシステム化できるものがあります。

1.【送信者】請求書（PDF）がファイル転送サービスのサーバーに自動的にアップロード
2.【ファイル転送サービス】請求書のダウンロードURL付きメールを一斉に転送
3.【受信側】ファイル転送サービスのサーバーから請求書をダウンロードする

自社の請求システムから発行される請求書を人の手で送信していると、膨大な手間がかかります。また、先方に到着していない場合に再送信する手間や、誤送信のリスクもあるでしょう。請求書の送付業務をシステム化すれば、人的コストが削減できるうえに誤送信による情報漏洩リスクも軽減できます。

まとめ

オンラインストレージサービスを選ぶ際は、扱うデータの種類やユーザー数を考慮してストレージ容量を決めることが重要です。事前にしっかり確認しておくことで、必要以上に高額な月額料金で契約したり、いざ運用開始したときに容量不足になったりすることを防げます。
ただし、オンラインにデータを保存する以上、情報漏洩リスクとは常に隣り合わせです。社外に漏れては困る機密情報などのやり取りをするなら、簡単・安全な法人向けファイル転送システム「eTransporter」の導入をぜひご検討ください。