法人間でのファイルの転送を行う場合、いくつか注意しなければいけないポイントがあります。また、メールで転送する場合はさまざまな問題があるため、リスクなども把握しておきましょう。今回は法人間のファイル転送について、ポイントや注意点を解説します。

法人間のファイル転送で注意すべきポイント

宛先が正しいかどうか

法人間のファイル送受信にファイル転送サービスを利用する際は、宛先が正しいかどうか確認することが重要です。一般的に、ファイル転送サービスではファイルのダウンロードURLを受信者に送ります。宛先を間違って送ってしまい、受信者が誤送信に気付かずにダウンロードしてしまえば、機密情報や個人情報の漏洩につながりかねません。ファイル転送サービスで宛先を指定する際には、複数回のチェックを義務化するなどの対策が必要です。

ウイルスの感染

転送するファイルがウイルスに感染していないかどうかについても注意が必要です。ファイル転送サービスを利用して複数名に送信したファイルがウイルスに感染していれば、複数台のパソコンで一気に拡散される危険があります。有料のファイル転送サービスにはウイルスチェック機能が備わっているものも多いですが、機能に依存するのではなく、各自が注意して利用することが大切です。

著作権に注意する

転送するファイルに、著作権違反の資料などが含まれていないかどうかにも注意が必要です。たとえば、雑誌のコピーなどが含まれたファイルを著作権者の許可なく他社に送信するなどは、著作権違反の対象です。著作権があるデータを他社に送る場合は、「使用許諾を受けたデータのみを使う」「データのみを引用してオリジナル文書を作成する」などの対応が必要です。

ファイルが大容量の場合は対策をする

大容量のファイルを転送する際は、受信者側の事情を考慮して対策する必要があります。ファイル転送サービスでは、数GBの大容量ファイルでも気軽に送ることが可能です。しかし、あまりにファイルサイズが大きかった場合、受信者がダウンロードするのに時間がかかってしまったり、必要な箇所を探す手間が発生したりする可能性があります。確認してほしい内容がファイルの一部分だけなのであれば、その部分を切り出して送るなどの対策をすることで、受信者の負担を軽減することが可能です。大容量ファイルをそのまま転送することが送信者・受信者の双方にとってメリットがあるのか、事前に考えることが重要と言えるでしょう。

法人間のファイル転送はメールじゃダメなの？

添付ファイルの容量に制限がある

法人間のファイル転送にメールは不向きです。各企業やプロバイダーのメールサーバーでは添付ファイルの容量が制限されていることがほとんどで、大容量のファイルはメールに添付できません。容量の上限はサーバーによって異なりますが、一般的には20～25MB程度が目安です。また、最近ではメールをスマートフォンで確認する人も増えており、大容量のファイルをスマートフォンの回線で確認するのは非常に手間がかかります。また、いきなり大容量のファイルを送りつけられて不快に思う人も少なくありません。マナーの面から考えても、法人間のファイル転送にはメールを使用しないほうがよいでしょう。

受信されない可能性がある

大容量のファイルをメールで転送すると、受信者側のメールサーバーの容量に余裕がない場合は受信されない可能性があります。また、同時に送信者側のサーバーが負荷に耐えられずにダウンしてしまう危険性もあるでしょう。サーバーがダウンしてしまえば、送信者だけでなく社員全員がメールを使用できなくなってしまいます。いずれにせよ、ファイルが相手に届くことはなくなるため、大きな損失を生んでしまいます。

ファイルが破損する恐れも

大容量のファイルをメールで送ると、「ファイルが破損して開けない」「ファイルは開けるが文字化けする」などのケースにつながる可能性があります。メールソフトのエンコード設定を調整したり、ファイルのサイズを見直したりすることで改善する場合もあるでしょう。しかし、ファイルが破損する可能性がある以上、大容量のファイルをメールで転送するのはあまりおすすめできません。

セキュリティ対策に不安がある

通常、機密情報などのファイルをメールで送る際はPPAP方式が使われます。PPAP方式とは、zip形式に圧縮・暗号化したファイルをメールで送信し、ファイルを復号するためのパスワードを別メールで送るやり方のことです。しかし、PPAPはセキュリティ面での脆弱性が指摘されており、万全なセキュリティ対策とは言えません。PPAPの最大の問題点は、ファイルを送る1通目のメールとパスワードを送る2通目のメールが同じ経路で送られる点にあります。1通目が盗聴されている場合は、2通目のパスワードも盗聴されてしまい、漏洩を防ぐことができないのです。また、1通目を誤送信してしまえばパスワードも自動的に間違った宛先に送信されてしまうため、誤送信対策としても不十分と言えます。

法人間のファイル転送サービスはどんなものを選べばいい？

暗号化機能

法人向けのファイル転送サービスを選ぶ際は、暗号化機能（SSL化）が搭載されているものを選びましょう。SSLとは、インターネット上の通信をランダムな文字列に暗号化する技術のことです。SSLで通信を暗号化していれば、通信経路を盗聴されたとしても情報漏洩や改ざんのリスクが軽減できます。また、通信だけでなくアップロードしたファイルも暗号化される機能が搭載されたサービスを選びましょう。ファイル自体が暗号化されていれば、万一サーバーに侵入されたとしてもファイルの内容が簡単に閲覧されることはありません。

ウイルスチェック機能

ファイルをアップロード・ダウンロードする際に、自動でウイルスチェックが行われるファイル転送サービスを選ぶことも大切です。ただし、ウイルス定義ファイルを常に最新にしておくようにしましょう。せっかくウイルスチェック機能が搭載されていても、ウイルス定義ファイルが古ければウイルスの侵入を防げません。

ロギング機能

いつ・誰が・どのファイルに・どんな操作をしたのかを記録する、「ロギング機能」を備えたファイル転送サービスを選べば安心です。ロギング機能があれば万一の情報漏洩の際にも原因究明がスムーズになり、速やかに対策を打てます。

法人向けのファイル転送サービスなら「eTransporter」がおすすめ

大容量ファイルや機密情報を法人間で簡単・安全に送受信したいなら、法人向けファイル転送システム「eTransporter」の導入をご検討ください。
「eTransporter」には以下の特徴があり、多くの企業から選ばれています。

• ユーザー数や送信ファイルのサイズに制限なし
• 自社のセキュリティポリシーに合わせた高い誤送信対策が可能
• アクセスログ機能で内部統制や情報漏洩時の追跡も容易

「eTransporter」であれば、法人間でファイル転送する際に必要な機能をすべて搭載しているため、安心・安全なファイルの送受信が実現できます。

まとめ

法人間でファイルを転送する際は、メールではなくファイル転送サービスを利用するのがおすすめです。しかし、ファイル転送サービスとはいえ、「宛先の間違いによる情報漏洩」「ウイルス感染」などのリスクも少なからずあります。企業が導入する際は、これらのリスクを軽減できる機能が搭載された「法人向けのファイル転送サービス」を導入するほうがよいでしょう。