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ファイル送信サービスのセキュリティ機能について解説!安心してファイル送信するならeTransporterがおすすめ

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ファイル送信サービスではさまざまなセキュリティ機能を利用できます。どのような機能があるのかについてしっかりと把握しておくことで、安全にファイルのやり取りを行うことが可能です。今回は、ファイル送信サービスを利用する際のセキュリティについて解説します。

ファイル送信サービスのセキュリティ機能

ファイルを送受信する際に注意するべきポイント

送信時の注意点

企業間におけるファイルの送受信では、機密情報を扱うことが多いです。情報漏洩を防ぐためには、送信者・受信者の双方が注意して行う必要があります。

<宛先をよく確認する>

送信者は、まず宛先をよく確認することが大切です。一般的なファイル送信サービスでは、ファイルのダウンロードURLをメールなどで受信者に知らせるため、宛先を間違えば第三者にダウンロードURLを知られてしまいます。メールにファイルを添付して送信する場合とは異なり、瞬時に内容まで伝わることはないでしょう。しかし、宛先の間違いに気付かなければ、第三者にファイルをダウンロードされてしまうかもしれません。
法人向けファイル送信サービスの中には、「送信先制限機能」などの誤送信防止機能を備えているものがあります。ただし、誤送信防止機能があるからといって油断は禁物です。確認不足のまま送信してしまえば、防止機能をすり抜けて誤送信してしまうこともあり得ます。法人向けファイル送信サービスを利用する場合でも、「宛先の指定時には複数回のチェックを行う」などの対策を講じておくことが大切です。

<ファイルを暗号化する>

ファイルを暗号化して送信すれば、情報漏洩リスクを低減できます。万が一誤送信してしまった場合でも、第三者は簡単にファイルの内容を確認できないためです。ファイル送信サービスを選ぶ際は、必ず通信が暗号化されているサービスか確認しましょう。

受信時の注意点

ファイル送信サービスを利用する場合、受信者にも注意すべき点があります。

<送信者のメールアドレスを確認する>

受信者は、ファイルを開く前に送信者のメールアドレスを確認しましょう。最近では第三者が通知メールを偽装し、フィッシング詐欺や不正プログラム、ウイルスが仕込まれたファイルを送信してくる悪質な手口が増えています。知らずにファイルを開いてしまうと、ウイルスに感染したり情報漏洩を引き起こしたりする可能性があるため、注意が必要です。ファイル送信サービスからの通知を受信した場合は、まず送信者のアドレスが正しいかどうかを確認してください。

<件名やファイルをよく確認する>

次に、件名やファイルの内容に不審な点がないかどうかを確認します。悪意のあるメールでは、件名とファイルの内容に乖離(かいり)があるケースも少なくありません。その件名でそのファイルが送られてくることに違和感がないかどうか、きちんと見極めるようにしましょう。

<ファイルの拡張子の危険性が低いものか確認する>

最後に、送られてきたファイルの拡張子を確認しましょう。ファイル名の末尾が「.exe」「.bat」「.js」などの拡張子になっている場合は、危険性が高いと考えられます。これらのファイルを開いてしまうと、自動的に不正プログラムが実行される恐れがあるため、注意が必要です。また、ファイルがExcelやWordなどのアイコンで表示されているからといって、安心はできません。アイコンを偽装して送ってくる場合もあるため、必ず拡張子を確認することが大切です。

ファイル送信サービスのセキュリティ機能にはどんなものがある?

法人向けファイル送信サービスには、さまざまなセキュリティ機能が搭載されています。一般的には、以下のセキュリティ機能が搭載されたサービスを選べば安心です。

  • 暗号化
  • ダウンロード制限
  • ロギング機能
  • 権限管理

 

暗号化

法人向けファイル送信サービスでは、サーバーと利用者間の通信をSSL/TLSで暗号化します。ファイルの送受信においては、悪意のある第三者が通信経路を盗聴していることも少なくありません。通信を暗号化することで、通信経路上でデータが盗まれたり改ざんされたりするのを防ぐことが可能です。

ダウンロード制限

ファイル送信サービスでは、サービス提供会社のサーバーにファイルをアップロードします。しかし、インターネット上にファイルがいつでもダウンロードできる状態で存在し続けていては、安心できません。そこで、法人向けファイル送信サービスの多くは、以下のようなダウンロード制限機能を搭載しています。

  • 回数制限=一定回数しかダウンロードできないようにする
  • 期間制限=一定期間を経過するとダウンロードできないようにする
  • ダウンロード制限=閲覧のみで、ダウンロードはできないようにする
  • アカウントロック=一定回数ログインに失敗すると、ロックをかけてログインできないようにする
  • アクセス制限=IPアドレスをもとに、許可したユーザー以外はログインできないようにする

 

ファイル送信サービスの中には、アップロードしたファイルを手動削除できるものもあります。受信者のダウンロードを確認後、すぐにサーバーからファイルを削除できればより安全です。

ロギング機能

ロギング機能とは、ファイルの送受信において「いつ・誰が・どんな操作をしたか」を記録できる機能です。送信者のクラウドへのアップロード履歴や、受信者のクラウドからのダウンロード履歴なども記録できます。ロギング機能があることで、情報漏洩などのトラブルが発生した際の原因究明もスムーズです。企業の内部統制上、非常に役立つ機能と言えます。

権限管理

権限管理機能には、上長の承認がなければファイルを送信できない「上長承認機能」や送信先の指定を制限できる「宛先制限機能」などがあります。権限管理機能があることで、誤送信などの人的ミスを防ぐことが可能です。

「eTransporter」ならセキュリティ面の心配なくファイルを送信できる

セキュリティレベルが高いファイル送信サービスをお探しなら、法人向けファイル転送システム「eTransporter」をご利用ください。eTransporter にはさまざまなセキュリティ機能が搭載されており、これらの機能を自由に組み合わせることも可能です。

  • ​​ファイル公開期限指定
  • ダウンロード制限回数指定
  • ファイルのZip暗号化
  • ダウンロードパスワード設定
  • ダウンロード時ログイン指定

他にも、送信を取り消したい場合にユーザー自身でファイルを削除できる機能や、上長(第三者)承認機能も搭載されており、誤送信や情報の持ち出し対策も万全です。なお eTransporterは、送受信ファイルの容量・ユーザー数ともに無制限で利用できます。企業間で安心・安全にファイルの送受信を行いたい場合は、 eTransporterの導入をぜひご検討ください。

まとめ

ファイルの送受信には、常に情報漏洩やウイルス感染のリスクが付きまといます。​​また、送信者・受信者ともに注意すべき点が多く、双方の負担は大きいと言えるでしょう。企業間でファイルの送受信を行う際は、法人向けのファイル送信サービスを利用するのがおすすめです。法人向けのファイル送信サービスには、さまざまなセキュリティ機能が搭載されています。よりセキュリティレベルを高めたファイルの送受信が行えるうえに、送信者・受信者双方の負担も軽減できるでしょう。

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