大容量ファイル送信サービスは、通常のファイル送信サービスでは送信できない容量のファイルでも送信することが可能です。大容量ファイル送信サービスを法人が導入する場合は、サービスを選ぶ際にいくつかのポイントがあります。今回は、大容量ファイル送信サービスについて紹介します。

大容量ファイル送信サービスとは

企業では業務中に、動画や音声などのサイズが大きいデータや機密情報を送受信する機会も多いのではないでしょうか。その際におすすめなのが、大容量ファイル送信サービスです。大容量ファイル送信サービスは、大容量のデータを送ることができるだけではなく、情報漏洩のリスク低下にもつながります。以下では、大容量ファイル送信サービスの詳細や導入するべき理由などについて解説します。

どんなサービス？

大容量ファイル送信サービスとは、メールやサーバー上などで送れないような容量の大きいデータをWeb上で送信できるサービスです。別名、「ファイル転送サービス」や「ファイル送受信サービス」とも呼ばれています。容量の大きいデータはこれまで、USBメモリやDVD、SDカードなどの記録媒体を通してデータを共有するのが一般的でしたが、大容量ファイル送信サービスを利用することで、Web上でのデータの受け渡しが可能です。データを別の媒体にアップロードしたり、人から人へと直接受け渡したりするなどの手間を大きく省けるため、業務効率化につながるでしょう。
大容量ファイル送信サービスの具体的な仕組みは、送信者がサービス上にファイルをアップロードするとURLが発行され、受信者がそのURLをクリックするとダウンロードできるという流れです。大容量ファイル送信サービスの中には無料で利用できるものもありますが、機密情報の共有も行う企業では、セキュリティ対策やログ管理なども行える有料の法人向けサービスが適しています。

添付ファイルの容量の目安はどのくらい？

メールで大容量ファイルを送信する場合、ビジネスマナーとして最適なファイル容量の目安は、2〜5MBです。添付ファイルが5MBを超えると、データが大きすぎて相手側のサーバーに負担をかけてしまいます。サーバーに容量制限がかけられている場合は、メール自体が届かないこともあるため、注意が必要です。最近では、タブレットやスマートフォンなどでファイルをチェックするビジネスマンも多いため、3MB以内に収めると親切でしょう。

有料の大容量ファイル送信サービスはなぜ必要？

企業が有料の大容量ファイル送信サービスを利用すべき最大の理由は、個人情報や最新の研究結果、新商品の情報などの機密情報の流出を防ぐためです。
メール添付や記録メディアなどでの共有は、パスワードのかけ忘れや誤送信のようなヒューマンエラー、ウイルス感染などのリスクが常につきまといます。無料の大容量ファイル送信サービスも、誤送信やID・パスワード盗難による情報漏洩のリスクがあるため、企業用としてはセキュリティ対策機能が不十分と言えるでしょう。その点、法人向けの有料の大容量ファイル送信サービスには、「宛名・アクセス制限」「アクセスログ管理」「通信内容やファイルの暗号化」などの無料サービスにはないセキュリティ対策機能があります。万が一、情報漏洩が発生した場合には、社会的信用の失墜、顧客・ユーザー離れなどの恐れがあるため、リスクを抑えるためにも法人向けの有料の大容量ファイル送信サービスを利用するのがおすすめです。

大容量ファイル送信サービスを選ぶポイント

さまざまな種類がある大容量ファイル送信サービスから自社に合ったサービスを選ぶためにも、以下の5つのポイントを押さえましょう。

データ容量で選ぶ

データの容量はサービスによって異なります。そのため、企業全体で必要となる容量を把握し、それに適したサービスを選びましょう。また、1つのファイルの容量だけではなく、一度にまとめて送信できる合計容量などの確認も大切です。

料金で選ぶ

料金形態はサービスによって異なります。ユーザー数や容量に応じた月額制が一般的ですが、なかには別で初期費用がかかるものもあります。複数のサービスを照らし合わせ、自社の利用状況に適した料金のサービスを選びましょう。

セキュリティ対策で選ぶ

法人向けの有料サービスは、セキュリティ対策が行われていることがほとんどです。しかし、セキュリティ対策の度合いはサービスによって異なります。より安全性を重視したい場合は、「SSL暗号化」「ダウンロード時のパスワード設定」「アクセス・ダウンロードの履歴表示」などの機能を備えているものを選ぶと安心です。また、サービスの安全性を確認する基準として、「ISMS認証」「ISMSクラウドセキュリティ認証」「プライバシーマーク」があります。これらは第三者機関によって安全が認められた場合にのみ取得できるため、マークの有無も重要な判断材料です。

操作性で選ぶ

大容量ファイル送信サービスを長期にわたって使用する場合は、操作のしやすさも重要です。操作性が低いとサービスの社内定着が進まず、思ったような導入の効果が得られない可能性があります。多くのサービスが無料のトライアル期間を設けているため、期間中にログの確認や情報の更新・削除のしやすさなどを確認しておきましょう。

機能で選ぶ

機能性もサービスを選ぶための重要な判断材料です。セキュリティ面を重視している場合は、「宛先制限機能」「上長（第三者）承認機能」「URL無効化機能」「ファイルの自動削除機能」などの有無を確認しましょう。その他、海外との取引が多い企業は「多言語対応機能」、大規模利用を検討している場合は「ユーザーの一括登録」ができるサービスを選ぶと便利です。

法人向け大容量ファイル送信サービスなら「eTransporter」がおすすめ！

法人向けの大容量ファイル送信サービスの導入を検討中であれば、「eTransporter」がおすすめです。eTransporterはセキュリティ対策と操作性、機能性に優れており、大企業や官公庁への導入実績も多数あります。
具体的な機能には、「ファイル送受信の証跡管理」「送信後のファイル自動削除」「上長（第三者）承認機能」「ウイルスチェック」などがあり、大容量のファイルを簡単かつ安全に送信することが可能です。さらに、料金プランは「クラウド版」と「オンプレミス版」の2種類から選べ、自社の環境に合わせたサービスの運用ができます。どちらのプランもクライアントライセンスフリーであり、ユーザー数や送信ファイルの容量制限もありません。
まずは無料トライアルで「eTransporter」の機能をお試しください。

まとめ

大容量ファイル送信サービスとは、容量の大きいデータをWeb上で送信できるサービスです。無料版もありますが、機密情報の取り扱いが多い企業では有料版の法人向けサービスの利用がおすすめです。有料の法人向けサービスであれば、セキュリティ対策がしっかりとしているため、情報漏洩などのリスクを回避できます。法人向けの大容量ファイル送信サービスを選ぶ際は、データ容量と料金、セキュリティ対策、操作性、機能性を比較検討し、最適なものを選びましょう。

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