業務効率化やPPAP対策のためにファイル転送サービスを導入している、またはこれから導入を考えているという企業も多いのではないでしょうか。しかし、サービスの選び方に失敗してしまうと思うような導入の効果が得られなくなってしまいます。今回は、失敗しないファイル転送サービスの選び方について紹介します。

ファイル転送サービスには主に2種類ある

データの転送をWeb上で送信できるファイル転送サービスの種類は、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。

以下では、それぞれの概要と特徴を解説します。

クラウド型

クラウド型は、ファイル転送サービスを提供している事業者のサーバーを利用してファイルを送受信する形態です。インターネット環境があれば導入でき、サーバーを自社で購入する必要がないため、導入コストを抑えられます。それに加えて、アップデートや機能追加もファイル転送サービスの業者側が対応してくれるのがメリットです。そのため、自社でシステムの保守運用や開発リソースの人材を確保できない場合でも安心して利用できます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社の専用サーバーを利用してファイルを送受信する形態です。クラウド型に比べてカスタマイズ性が高いのが特徴で、独自のシステム構築によってセキュリティ性を強化できます。そのため、すでに社内ネットワークが構築されている場合や業種に合わせた運用をしたい場合などにおすすめです。しかし一方で、システムの導入と管理に膨大な時間やコストがかかることから、より手軽かつコストのかからないクラウド型が主流になりつつあります。

ファイル転送サービスの選び方のポイントとは？

さまざまなファイル転送サービスが展開されており、適しているサービスは使用する目的や環境などによって異なります。

以下では、ファイル転送サービスの選び方のポイントを5つ紹介します。

セキュリティ対策の内容

法人向けの有料ファイル転送サービスは、ほとんどセキュリティ対策が行われています。しかし、対策内容はサービスや業者によって異なるため、導入前によく確認しましょう。機密性の高い情報を扱う場合やより安全性を重視したい場合は、「SSL暗号化」や「ダウンロード時のパスワード設定」、「ダウンロード回数・期間の設定」などのセキュリティ機能のあるサービスを選ぶと安心です。また、セキュリティ性の高さを判断する基準として、「ISMS認証」や「ISMSクラウドセキュリティ認証」、「プライバシーマーク」などがあります。これらは、企業やサービスが国際規格に沿って行われているかを第三者機関によってチェックされたものです。そのため、サービスを選ぶ際は、これらのマークの有無にも着目しましょう。

操作のわかりやすさ

操作のわかりやすさは、社内にファイル転送サービスを導入・浸透させる際に重要となるポイントです。特にファイル送受信時の操作性は重要で、社員のITリテラシーが大きく異なる場合、複雑な操作が多いとかえって無駄な作業が増えてしまう可能性もあります。導入前に無料トライアルで複数のサービスの操作性を比較し、自社に最も合うものを取り入れましょう。

送信可能なファイルの容量

ファイル転送サービスを使用する際は、送りたいファイルを一度サーバーにアップロードします。
一度にアップロードできるファイルの大きさはサービスによって多少異なるため、大容量のファイルを頻繁に取り扱う場合は、送信可能なファイルの容量も忘れずにチェックしておきましょう。事前に転送が必要になるファイルを明確にしておくと、必要な容量がわかります。

保存可能なファイルの容量や保存期間

サーバーにアップロードしたファイルは、一定期間が過ぎると自動で削除されますが、その保存期間や保存できるファイルの容量はサービスによって異なります。また、ファイルの容量や保存期間についてはそれぞれの上限だけではなく、変更の可否も重要なポイントです。たとえば、保管期間を短めに設定すると、大きなファイルが重なった場合でも保管容量の上限を気にすることなく使用できます。反対に、保管期間を長めに設定すると、受信者になかなかファイルをダウンロードしてもらえない場合でも、ダウンロードURLの有効期限切れを防げるでしょう。ファイル転送サービスの中には、保存できるファイルの容量をオプションで追加できたり保存期間を無期限に設定できたりするものもあります。

国内データセンター

ファイル転送サービスを選ぶ際は、国内にデータセンターが設置されているかどうかも重要なポイントです。データセンターとは、サーバーやネットワーク機器を保管するための施設で、ファイル転送サービスの中には日本国内にデータセンターが設置されていないところもあります。海外のデータセンターに保管したデータには、データセンター設置国の法律が適用されるため、日本国内では問題がなくても、場合によっては法令違反となる可能性も考えられます。思わぬトラブルを防ぐためにも、データセンターが国内に設置されているかどうかの確認は重要と言えるでしょう。

ファイル転送サービスならeTransporterがおすすめ！

安心・安全に大容量のファイルを送受信できるファイル転送サービスをお探しの方は、ぜひeTransporterをご検討ください。eTransporterはさまざまなセキュリティ機能を利用できることに加えて、データセンターが国内にあるため、安心してお使いいただけます。また、クラウド型はもちろんオンプレミス型にも対応しており、自社の環境に合った導入が可能です。

＜他社との比較表＞

まとめ

ファイル転送サービスの種類は、クラウド型とオンプレミス型の2種類です。どちらも違ったメリットがあるため、自社の環境や導入する目的、予算などに合ったほうを選びましょう。また、ファイル転送サービスによって、セキュリティ対策の内容や操作性、ファイルの容量などが異なります。

そのため、まずは無料トライアルで複数のサービスを比較検討し、自社に適したものを選択するのがおすすめです。
eTransporterのサービス無料トライアルはこちら▶