Excelはマクロという機能があり、これを活用することによってExcelでの業務を効率化させることができます。
マクロがどういったものなのかや、注意点についてしっかりと理解をして、日々の業務をより効率化させましょう！
今回はExcelのマクロについてご紹介します。

Excelのマクロについて

初めに、Excelのマクロについて簡単に解説します。

マクロとは？

アプリケーションソフトにおけるマクロとは、一般的に「複数の操作をまとめて、必要に応じて呼び出せるようにする機能」を指します。「特定の操作内容を機械にプログラミングして、次からは自動でやってもらう」とイメージしてください。

マクロは、Excelはもちろん、マイクロソフト製品であるWord、PowerPoint、Accessなどにも搭載されている機能です。

特にExcel作業の自動化に使われることが多い機能で、データ集計、分類、シート印刷、新たな関数を作るなど、Excelの面倒な作業を自動で行わせることが可能です。

マイクロソフト製品において操作内容をプログラミングする言語はVBA（Visual Basic for Applications）と呼ばれ、VBAを使いこなすことでExcelの幅広い業務を自動化できます。

ここでは、マクロとはExcelの作業を自動化できるツールで、その設定にはプログラミング言語「VBA」の習得も必要、くらいに覚えておいてください。

Excelのマクロでできること

Excelのマクロで具体的にできることを解説します。

業務の効率化

マクロの最大のメリットは業務の効率化です。Excelのマクロを使えば、数時間かけて行っていた以下のような「繰り返し作業」を数分で終わらせることが可能になります。

データの取得

マクロを使えば、Webスクレイピング（データの取得）の自動化も可能です。Webスクレイピングとは、Web上のデータを収集して分析可能なデータにまとめることを指します。たとえば、Amazonの製品レビューを取得したり、製品・サービスに関して人々が話題にしていることをTwitterから抽出したりしてCSVファイルにまとめるなどの行為です。

Webスクレイピングを行うには、専用ソフトを使用したり、RubyやPythonなどのプログラミング言語を使って開発環境を構築したりする必要があります。しかし、Excelのマクロを使えば、開発環境を構築することなく抽出したデータを直接セルに設定できるようになるのです。ただし、VBAを使いこなせる必要があります。

メールの自動化

定期的に毎回同じようなフォーマットで作成・送信するメール作業は、時間のかかる業務の代表ではないでしょうか。たとえば、日報・メルマガ・定期的な依頼メール・期限を知らせるリマインドなどがあげられます。これらの面倒な作業も、マクロを使えば自動作成・自動送信できるようになります。

Microsoftの他製品との連携

マクロは他のマイクロソフト製品と連携させられるのも大きな利点です。たとえば、「Accessに蓄積したデータの中から必要なものだけをExcelに抽出する」「ExcelのデータをPowerPointのスライド内に埋め込む」などが可能になります。マイクロソフト製品との連携で、マクロ活用の幅が大きく広がるでしょう。

Excelのマクロを使う際の注意点

Excelのマクロを使う際は、以下の点に注意が必要です。

• 記録時と実行時の状態を揃える
• マクロ記録対象の名前を揃える
• 管理を徹底する

具体的な説明に入る前に、前提として「マクロの作成には2つの方法があること」を知っておきましょう。1つは先述したプログラミング言語、「VBA」を使う方法。そしてもう1つ、「マクロの記録」という方法があります。マクロの記録とは、作業開始から作業終了までの操作をExcel自身に覚えさせ、使い回す機能のことです。このことをふまえて、具体的にマクロを使う際の注意点を深掘りして解説していきます。

記録時と実行時の状態を揃える

マクロの記録では、実際に1度作業をしなければなりません。マクロを正常に作動させるには、この「記録時」と、後から使い回す「実行時」のファイル・シート・セルを同じ状態にしておく必要があります。もし異なる状態であれば、「記録時はうまくいったけど、実行時にはうまく作動しない」といったことが起きてしまうためです。

マクロ記録対象の名前を揃える

「記録時と実行時の状態を揃える」のは、ファイルやシートの名前に関してもいえることです。マクロの記録時、記録対象は固定された情報でコード記録されます。たとえば、記録対象のシート名が「Aシート」だった場合、「Aシート」に関する操作としてマクロに記録されるのです。そのため、実行時にシート名が変わっていれば「操作対象のAシートがない」と判断されてエラーが起きてしまいます。マクロを正常に作動させるには、記録時と実行時のファイル・シートの名前を揃えておきましょう。

管理を徹底する

マクロは管理を徹底しないとブラックボックス化してしまうリスクがあります。ブラックボックスとは「中身（内部構造）が分からない状態」のことです。たとえば、マクロの作成・メンテナンスを社内のエンジニアやExcel操作に詳しい人に一任していたとしましょう。その人が退職・異動してしまえば、そのExcelのマクロについては誰も分からなくなるため、必ず業務に支障が出ます。また、管理不足によって誰かが誤ってシート名を変えてしまったり、ファイルを削除してしまったことでマクロが動かなったりするリスクも考えられるでしょう。便利なマクロだからこそ、動かなくなった時の痛手は相当大きいものです。マクロに関するルールや注意点、ファイル名・シート名などを明確に文章化するなどして、誰もが操作・メンテナンス・引き継ぎができる状態にしておく必要があります。

マクロでできないこともある

マクロに記録できない操作もあります。それは、マウスとキーボード以外の操作、ダイアログボックスを表示しての操作です。マクロの記録では、マウスやキーボードでブック・シート・セルに行った操作を対象に記録しています。それ以外の操作は、記録に残っていないのです。

まとめ

Excelの作業を自動化する「マクロ」は確かに便利な機能です。しかし、複雑な操作をマクロで自動化するには、専用のプログラミング言語「VBA」の習得が必要になります。また、マクロの記録に関しても、初心者が行うにはハードルが高いといえます。そこでおすすめなのが、専用のソフトウェア（RPA：Robotic Process Automation）の導入です。Excel専用RPAソリューション「コピロボ」なら、マクロの設定をしなくてもExcel上の様々な作業を自動化できます。Excel作業の効率化を図るなら、ぜひ「コピロボ」の導入をご検討ください。