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【Excelの業務効率化】課題の原因や解決方法について詳しく解説
Excelの業務を行っている企業にとって、業務の効率化は常に付きまとう問題です。
業務を効率化させるためにはいくつかの方法があります。
今回はExcel業務が抱える課題や効率化の方法について紹介します。
Contents
効率化させたいExcelの業務とはどんなもの?
生産性が低い業務
Excelは日々の業務に必要なものであり、それぞれの業務に活躍していますが、Excel業務が直接的に売り上げに関係しているわけではありません。
また、Excelは関数や数式でフォーマットを作って使用するため、生産性に個人差が発生したり、フォーマットを作る手間によって生産性が下がったりする場合もあります。
受動的な業務
Excelは、情報を入力したり取り出したりする際に使われます。業務をサポートするのに重要なため、多くの人がExcelでデータ管理などをしています。
しかし、作業自体がマニュアル化した受動的なものなので、業務の戦力であるメンバーが担当するのは非効率的です。
定型作業
アンケートの集計や、日報・レポートなどの作成のような、業務に必要ではあっても単調で時間がかかる定型作業は、できることなら効率化したい部分ですよね。
また、人が手作業で行う以上、うっかりミスや入力漏れなどはどうしても発生してしまいます。効率よく、正確に定型作業ができるようになれば、業務全体の効率も上がるはずです。
Excelが抱える業務効率化の課題とは?
データ間の連携が難しい
Excelは、複数のブックやファイルでデータを連携しようとしたとき、フォーマットがそれぞれ異なると修正する必要があるので、業務効率化をするための準備に時間がかかってしまいます。また、データの老朽化も、データ間の連携が非効率になってしまう原因の一つです。いつから使っているのかわからないファイルや、どこのデータを参照しているのかわからないファイルは、メンテナンスをする必要があります。
同時に更新できない
Excelでは、WebのデータベースやBIツールのように、大人数が一度に様々な用途でデータを取り扱うことはできません。同時に複数の人が同じシートを編集することはできないので、後からできる時にやろうと思っていたのに結局忘れてしまう…というケースもよくみられます。
ファイルの乱立、属人化
エクセルのファイルは個人で簡単に作れるため、それぞれが作ったファイルが乱立・属人化してしまいがちです。
そのため、いざ業務に役立てようと思っても、誰がどのファイルを持っているのか・どのファイルが新しいのかなどがわからないのでスムーズに活用することができません。
高度なExcelファイルは引継ぎが難しい
VBAやマクロを使ったり、高度な関数を組み合わせたりしたデータファイルは、その個人が使いやすいように工夫されているのでマニュアルはありません。
そのため引き継ぎが難しく、手間がかかったり、せっかくのファイルが生かせず使えなくなってしまったりする場合があります。
Excelの業務効率化の方法とは
ショートカットキーの活用
Excelには操作の手間を省いて作業できるショートカットキーがたくさんあります。初めは難しく感じるかもしれませんが、覚えてしまえば毎日の作業が楽になり、少しずつでも確実に時間を短縮することができます。
<Windowsで使えるショートカットキー>
コピー | Ctrl+C |
切り取り | Ctrl+X |
ペースト | Ctrl+V |
元に戻す | Ctrl+Z |
直前の操作の繰り返し | Ctrl+Y |
1つ上のセルをコピペ | Ctrl+D |
上書き保存 | Ctrl+S |
全選択 | Ctrl+A |
範囲選択 | Ctrl+矢印 |
検索 | Ctrl+F |
置換 | Ctrl+H |
データの最後まで移動 | Ctrl+矢印(↓) |
データの最初まで移動 | Ctrl+矢印(↑) |
名前をつけて保存 | F12 |
列を全選択 | Ctrl+スペース |
行を全選択 | Sift+スペース |
セル、行、列の削除 | Ctrl+マイナス |
シートの追加 | Shift+F11 |
新しいブックを開く | Ctrl+N |
リボンの表示非表示 | Ctrl+F1 |
また、よく使うショートカットのコマンドをクイックアクセスツールバーに追加しておくのも便利です。
共有フォルダで管理する
共有フォルダで管理することで、業務に役立つファイルの情報を誰もがアクセスでき、同じ精度の作業を行えるようになります。作業の内容を共有することで進捗も把握できるので、チームで業務を進める際には便利です。
また、フォルダに入れるファイル名の付け方を決めておくと、探しやすくなるので時短にもなります。
関数の活用
エクセルではさまざまな計算をするために、関数という数式を使用できます。関数は400種類以上もありますが、全て覚える必要はありません。
基本的な関数を覚えるだけでも、日々の業務の効率がぐんと上がります。よく使用される関数をまとめましたので、参考にしてみてください。
<基本の関数>
SUM関数 | セル範囲の合計を出す |
MAX関数 | セル範囲内から最大値を求める |
MIN関数 | セル範囲内から最小値を求める |
AVERAGE関数 | セル範囲内の数値の平均を出す |
RANK関数 | 指定した範囲内のセル内の数値の順位を出す |
COUNT IF関数 | セル範囲内の指定した文字列が入ったセル数を出す |
SUMIF関数 | セル範囲内の指定した条件のセルに入っている数値の合計を出す |
ROUND関数 | セル範囲内の数値を指定した桁数に四捨五入する |
IFERROR関数 | セル範囲内にエラーの数値が出た時に指定した文字を表示する |
人が手入力をするよりもスピーディーで正確にできるのが、関数を使うメリットです。
とはいえ関数にはたくさんの種類があるので、便利な関数を探すのは難しいと感じるでしょう。そんなときは、「こんなことができる関数はあるのかな」と逆引きの要領で探してみると、毎日の業務を効率良くできる、便利な関数が見つかるかもしれません。
ルールを明確にする
Excelは自由度が高いソフトですが、自由な操作方法や手順などで利用することは避けた方が良いでしょう。別の方法で利用している人や初心者にとっては見づらかったり、覚えなければならないことが増えてしまったりして、操作ミスが起こりやすくなるからです。
このようなトラブルを回避し業務効率化を目指す場合には、グループ内でルールを作ることが大切です。誰にでもわかりやすく使いやすい状態にしておくことで、スムーズに業務を進めることができます。
エクセルを自動化する
定型作業が多いエクセルの業務を自動化するためにはいくつかの方法があります。
その一つがVBAやPython、RPAなどを使う方法です。しかし操作が難しかったり、プログラミングの知識が必要だったりするので難易度が高めになります。
一方で、難しい知識や経験がなくても確実に自動化を進めることができるのが、外部ツールを使う方法です。なかでも「コピロボ」は、簡単な設定ですぐに自動化を導入できます。手間をかけずに業務の効率化ができるので、非常におすすめです。
まとめ
現代では、どんどん早くなっていくビジネススピードに合わせて、日々の業務にもさらなる効率化が求められています。Excelを自動化すれば、素早く正確に業務を行えるようになるため、業務のクオリティを上げることが可能です。日々のExcel業務が業務全体を圧迫している、さらに効率よく業務をこなしたいと考えている方は、コピロボの導入を検討してみてはいかがでしょうか。