Excelで作成した帳票の集計作業は、いくつかの課題を抱えています。ですが、帳票の集計を自動化することによって課題を解決することが可能になります。今回はExcelでの帳票作成の流れや、作成した帳票の集計の自動化について紹介します。

Excelでの帳票作成の流れについて

Excelで帳票を作成する場合、非常に多くの工数がかかります。

データベースを作成する

最初に、帳票の各項目に記載する元データを集約した「データベース」のシートを作成します。基本的に同じExcelのファイル内に作成しますが、データベースのみ別ファイルで作成しても構いません。
データベースを作成する際は、以下の点に留意して作成することが大切です。

• どこに何のデータがあるか一目で分かるように、ファイルやシートのフォーマット、命名規則、フォルダ構成などを統一しておく
• 発行日、郵便番号、住所、部門、担当者、金額などの項目は「列」に、取引先（会社名）は「行」に記入する
• 帳票様式への転記を容易にするため、1行1帳票のルールで記入する

データベースとなるファイルを作成したら、データとして保存する項目（帳票に記入する項目）を決め、各項目にデータを入力します。

出力様式を決める

帳票の出力様式は、作成前に決めておく必要があります。帳票の作成が完了してから出力様式を決めると、印刷範囲の制限でレイアウトを見直さなければならない場合があるためです。紙に印刷する場合は紙のサイズや余白を、電子ファイルの場合はPDFかExcelのままかなどを、あらかじめ決めておくようにします。

帳票のフォーマットデザインを決める

次に、帳票のフォーマットをデザインします。この段階で、必要に応じて計算式や関数の入力、条件付き書式の設定などを行います。帳票のフォーマットは、Microsoftやその他のサイトなどで無料テンプレートをダウンロードするのが効率的です。テンプレートをアレンジすれば、フォーマットを作成する手間や時間を大幅に削減することができます。

帳票のフォーマットにデータベースを転記する

フォーマットのデザインが決まれば、帳票フォーマットの各セル内にデータベースシートの参照先を入力します。たとえば、「=[C社帳票データベース]見積もり!$C$3」という式をセルに入力しておくと、C社帳票データベース内「見積もりシート」のC列3行目に記入されたデータを転記することが可能です。この作業を帳票ごとに行うのは多大な労力がかかるため、一括置換やマクロを活用して作業効率を上げるようにします。

帳票の出力

最後に、出力したい形式で出力すれば帳票の完成です。帳票作成における一連の作業は、ExcelマクロやRPAなどの自動化ツールを使えば大幅に効率化することができます。専門的な知識や導入コストは必要ですが、長い目で見た場合に費用対効果は高いと言えるでしょう。

Excelで作成した帳票の集計の課題

便利なように思えるExcel帳票の集計作業ですが、実は多くの課題を抱えています。

手間がかかる

Excel帳票の集計作業は、手間と時間がかかりすぎることが問題です。前項で紹介したように、Excelの帳票作成では出力までに多くのステップを踏まなければなりません。日次、週次、月次レポートなどで定期的に帳票を作成する必要がある場合、かなりの労力と人件費がかかることになります。

転記ミスが起こる

Excelで帳票を作成すると、転記ミスなどのヒューマンエラーを避けることができません。
Excelの帳票作成では、多くの場合システムからダウンロードしたCSVデータを利用します。このCSVデータを加工するプロセスにおいては転記などの手作業が必ず発生するため、ヒューマンエラーのリスクと常に隣り合わせです。

また、転記ミスだけではなく、複数人で共有している帳票データを誰かが誤操作してしまうリスクもあります。誤ったデータの入力、セルの消去、条件付き書式や関数を無効にしてしまうなどの誤操作が起こるたびに、多大なメンテナンス工数を強いられます。誰も誤操作に気づかなければ、誤ったデータのまま帳票を出力してしまうことになりかねません。

Excelの帳票作成では手作業を完全に排除することができないため、ヒューマンエラーを防ぐのは難しいでしょう。

マクロでの集計は知識が必要

Excelの帳票作成を効率化するには、Excelマクロの自動集計を活用するのも一つの手です。しかし、マクロによる自動集計は、設定・運用・保守に専門的な知識が必要になります。
ITスキルの高い人材を割り当てなければならないため、人的コストを圧迫するのが難点です。また、希望通り動くよう改修を重ねるほどに、Excelマクロは複雑化していきます。人事異動や退職により管理者がいなくなった場合、誰もメンテナンスできないという事態にもなりかねません。

そのため、帳票の集計作業を効率化するためにExcelマクロを選択するのは、最良の方法ではないと言えます。

Excelの帳票の自動集計ならコピロボ

Excelで作成した帳票の集計作業でお悩みなら、Excel集計RPAソリューション「コピロボ」が解決いたします。

集計業務を自動化できる

「コピロボ」を活用すれば、今まで手作業で手間と時間をかけてきた集計業務を自動化し、作業効率アップにより生産性を高めることが可能です。さらに、大幅なコスト削減効果も期待できます。

また、RPAなどの一般的な自動化ツールは、導入前に学習が必要なうえに導入コストも高額になるなど、導入ハードルが高くなりがちです。しかし、「コピロボ」であれば、手軽に集計業務の自動化を開始でき、導入コストも抑えることができます。

マクロ集計も同等の処理が可能

「コピロボ」なら、今まで処理できなかったマクロ集計も同等の処理が可能です。また、マクロのように専門的な知識やプログラミンスキルも必要ありません。

設定が簡単

RPAソリューションと聞くと「設定が難しい」と思われるかもしれませんが、「コピロボ」ならExcelレベルの簡単な設定だけで始められるので、誰でもすぐに利用を開始できます。

他の製品ではExcel帳票とデータベースとの連携設定が必要な場合もあり、ある程度のITスキルが必要です。しかし、Excelレベルの簡単な設定で、すぐに集計業務を始められるのは「コピロボ」だけです。

データの信頼性の向上

Excel上で手作業を介して作成された帳票データは信頼性に欠けます。そのため、ミスがないか確認したり、修正したりする手間が発生してしまうのが難点です。

「コピロボ」を使えば、手作業による転記ミスが無くなり、帳票データの信頼性が向上します。

まとめ

企業における帳票業務の量は増加傾向にあり、中小企業の多くはExcelによる帳票業務に限界を感じています。

Excelの帳票業務では、大量の処理やヒューマンエラー防止、共同作業やシステム化などに対応しきれません。また、帳票の量や種類が増えれば増えるほど扱う人の数も増え、効率の低下とリスクの増加を伴います。

帳票業務に特化した自動化ツールを活用することが、帳票業務のコスト削減や生産性の向上を実現する最も有効な手段と言えるでしょう。