Excelの作業にミスはつきものですが、できることならミスは未然に防ぎたいものですよね。そのための対策としては、データの保護や入力規制が挙げられます。今回は、Excelの作業のミスを防止するための対策について紹介します。

Excelの作業で発生するミスにはどんなものがある？

Excelの作業でのミスを防ぐためには、まずはどのようなミスが起こりやすいのかを把握しておくことが大切です。ここでは、Excelで特に発生しやすいミスについて見ていきましょう。

タイプミス

Excelに限らず、文字や数値などを入力する際にはタイプミスが起こる可能性があります。キーボードの打ち間違いによる誤字・脱字・衍字（えんじ）といった一般的なタイプミスをはじめ、漢字やカタカナの誤変換、見間違いや勘違いによる入力ミスなども起こりがちです。単なる打ち間違いであれば、見直しをすることでミスを訂正できますが、入力した本人の思い込みによる入力ミスであれば、見直しをしてもミスに気づけないことも多いでしょう。

関数や数式の設定に関するミス

Excelでは関数や数式を使って、効率よく正確に計算などの作業を行うことができます。しかし、入力すべき関数やセルの範囲自体を誤って設定してしまうと、正確なデータは得られません。たとえば、平均値を求めるべきところに誤って合計値を算出したり、計算範囲に不要なセルを指定、または必要なセルが漏れていて正確な数値が得られなかったりなどのミスが考えられます。また、関数や数式の入力時はミスなく設定できていても、あとからセルの挿入や削除を行うことで計算範囲がずれ、ミスに繋がるというケースも少なくありません。

コピー＆ペーストミス

コピー＆ペースト（通称：コピペ）をする際、コピーや貼り付けをするセルを間違えてしまうこともあります。特に、Excelのシートが画面に収まっておらず、右や下にもデータが続いている場合は、見落としてコピーし忘れることが多いです。また、コピペする範囲自体に誤りがない場合でも、コピペ箇所に関数が含まれていた場合、参照がずれて結果として数値が異なってしまうというケースもあります。

元データのそのものが間違っている場合も

Excel上での作業自体に問題はなくても、Excel以外の部分にミスの原因がある場合もあります。たとえば、転記などに使用する元データそのものが間違っていることや、使用すべきデータの取り違えや見落としなどが挙げられます。こうしたExcelに直接関係しないミスは、Excel上で対策することはできません。

Excelの作業のミスを防止するための対策とは

先ほど紹介したようなミスを防ぐには、入念な見直しや複数人でのチェックなどが効果的です。しかし、見直しに時間を割く余裕がない場合も多いのが現状でしょう。そこで、Excelの作業のミス防止に有効な対処法について詳しく解説します。

データの入力規制をする

「データの入力規則」の機能を活用すると、入力できるデータに規制をかけられるため、誤入力などのミス防止に効果的です。「データ」タブ の「データの入力規則」を選択し、「設定」タブの「入力値の種類」で、入力を規制したい項目を設定しましょう。データの入力規則では、主に次のような規制をかけることができます。

●条件を満たす整数のみ入力可能
●条件を満たす小数点数のみ入力可能
●ドロップダウンのリストからデータを選択して自動入力
●条件を満たす日付や時刻のみ入力可能
●文字列の長さを制限し、制限内のみ入力可能

なかでも、「リスト」の機能を活用すると、あらかじめ設定しておいたリストの項目を選択するだけでテキストが自動で入力され、非常に便利です。タイプミスがなくなるのはもちろんのこと、毎回入力する手間も省け、作業効率のアップにもつながります。リストを作成する方法は大きく分けて2パターンあり、詳しい手順はそれぞれ以下の通りです。

〈リストの項目を直接入力する場合〉
1．ドロップダウンリストを表示させたいセルの範囲を指定
2．「データ」タブの「データの入力規則」を選択
3．「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択
4．「元の値」の欄に半角「,」で区切りながら項目を入力

〈リストの項目をシート内から反映させる場合〉
1．シート内にリストの項目を入力
2．ドロップダウンリストを表示させたいセルの範囲を指定
3．上記と同様に「リスト」を選択
4．「元の値」の右にある「↑」を選択
5．作成した項目を指定し、入力欄の右にある「↓」を選択

データを保護する

「シートの保護」の機能を使うと、データを編集・削除できないように設定することができ、誤入力を防げます。シート全体ではなく一部のセルのみを保護したい場合は、次のような手順で設定しましょう。

1．保護しない範囲を選択
2．「ホーム」タブの 「書式」、「セルのロック」を選択してロック解除
3．「ホーム」タブの 「書式」、または「校閲」タブから「シートの保護」を選択
4．許可する操作やパスワードを必要に応じて設定

このように、特定のセルだけを編集できるように設定すると、複数人でシートを扱う際の操作ミスも防ぐことができます。

確認メッセージを表示するように設定する

Excelの作業では、入力時や確認時の注意事項などのメッセージを、セルごとに記載して表示させることができます。メッセージを活用すると、作業の分担や依頼をするときに伝達ミスを防ぐことや、作業時の備忘録として常に注意を促すことにも効果的です。確認メッセージを表示させるには、「データ」タブ の「データの入力規則」を選択し、「入力時メッセージ」タブでメッセージを入力して設定しましょう。

ウィンドウ枠固定

表の作成や確認をする際に、データ量が多ければ画面内に収まらないこともあります。そのような場合、右や下に移動して作業をすると見出しが見えなくなってしまいます。そのため、毎回戻って確認することで手間がかかったり、誤ってずれた位置に入力してしまったりなど、ミスも起こりやすくなるでしょう。「ウィンドウ枠固定」の機能を活用すれば、見出しを固定し、常に表示させたままセルを移動できるので作業効率も上がり、ミス防止にもつながります。「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」から設定しましょう。

Excelの集計作業のミスを防止するならコピロボで

Excelの集計作業のミス防止には、自動集計が可能な「コピロボ」の導入をおすすめします。

・集計作業は特にミスが発生しやすい
Excelで集計作業を手入力で行う際、転記ミスや関数・数式の入力ミスなど、さまざまなミスが発生するリスクがあります。こうしたミスは、集計作業に特化したサービスを利用することで防ぐことが可能です。

・コピロボを導入すれば集計作業を自動化できる
コピロボは、クラウドストレージのBoxにアップロードされたファイルを、自動で集計するクラウドサービスです。コピロボを導入すれば、これまで手入力していた集計作業をすべて自動化でき、ミス防止や作業効率の向上が実現できます。Excelの操作レベルで簡単に設定・開始でき、誰でもスムーズに使用できるのが特長です。Excelの集計作業に特化した「コピロボ」の導入を、ぜひご検討ください。

まとめ

Excelの作業のミスを防ぐには、作業時の注意や見直しだけでは限界があります。どんな作業でもミスは起こり得るため、Excelの機能を有効活用したり、自動化ツールを導入したりして、ミスの防止に努めましょう。