Excelを使っていると単純操作の繰り返しで、モチベーションが低下してしまうことがありますよね。Excelは、同じような操作を記憶し自動化することが可能です。Excelの自動化にはプログラミングの知識が必要だと思われるかもしれませんが、知識がなくても自動化する方法があります。本記事では、Excelの自動化をする方法を紹介します。

Excelの自動化について

◎ 業務の効率化ができる

自動化における最大のメリットは、やはり作業効率が上がることでしょう。

日々行っている業務の中には、ルーティンで行っているものや単純な作業のものも多いはずです。こういった作業は慣れれば簡単ですが、時間がかかります。また、手動での作業はミスが発生しやすく、人によって知識や経験に差があるため、スピードも違ってきます。
しかし自動化すれば、ボタン一つで作業を終えることが可能なうえ、誰が行っても同じ結果で業務を遂行することが可能です。

◎ 自動化を使いこなせると時間に余裕ができる

ボタン一つで作業を終えることができれば、時間に余裕ができます。業務時間が短縮されれば、心身ともに負担を減らすことができるうえ、空いた時間を別の作業に充てることも可能です。

△ 勉強が必要

Excelを自動化するためには知識が必要です。未経験の人が自動化に挑戦するためには、プログラミングの勉強をする必要があります。もちろん、Excelを使いこなせる知識と経験は必須です。
ちなみに、業務で自動化を導入するのであれば、作業を行う人すべてがそれを使えるようにしなければなりません。中途半端に自動化すれば、逆に作業効率が落ちてしまう可能性もあります。
慣れてしまえば楽になる自動化ですが、慣れるまでが大変だということは理解しておきましょう。

△ 融通が利かない面もある

便利な自動化ですが、一つ欠点があります。それは、外部環境に影響されることが多いという点です。たとえば、Excelがバージョンアップされるとプログラムが使えなくなることがあります。そうなるとプログラムを書き直さなければなりません。

使うパソコンや環境、保存方式やファイル名によって、自動化が止まってしまう可能性もあります。そういった融通が利かない部分は、自動化のデメリットといえるでしょう。

Excelの自動化をする方法とは？

マクロ

マクロは、Excel上での複数の操作を記録し、それを自動的に再現できるようにする機能です。Excel上での動きを録画しているようなイメージを持つとよいでしょう。プログラミングの知識がなくても利用できるため、Excel自動化の中で最も簡単な方法といえます。
自動化するためには、操作を記録しましょう。Excelの「表示」タブ、または「開発」タブから「マクロの記録」をクリックすることで利用できます。
簡単な作業であれば、マクロで十分でしょう。しかし、複雑な処理が必要になってくると厳しいため、別の方法と組み合わせるのがおすすめです。
また、管理者のスキルに依存しやすく、属人性の高い運用になりやすいので注意が必要です。

VBA

VBAは、Microsoftが提供しているプログラミング言語です。プログラミングの知識が必要となるため、マクロよりも難易度は高めになります。ただ、その分できることも増えます。
VBAは、Excelの「開発」タブから「Visual Basic」をクリックすることで使用可能です。ここにコードを記述していくことで、様々な作業が自動化できます。

繰り返し処理を行ったり、条件によって処理を分岐させたりすることも実現可能です。また、手間はかかりますがExcel以外の操作もできます。Web画面への入出力、Outlookを使用してのメール送信など、自動化の幅が広がるのです。ただしプログラミングの専門的な知識が必要で、習得までも時間を要します。また、専任の人材を配置する必要があるため、属人性が高くなりがちなのはデメリットです。

Python

Python（パイソン）は、誰でも無料で利用することができるオープンソースのプログラミング言語です。書きやすく読みやすいのが特徴で、プログラミング初心者にも使いやすいと人気のプログラミング言語となっています。

Microsoftが提供するものではないため、自動化するにはワンクッション必要です。Excelファイルを読み込んでPython上で処理を行い、再びExcelファイルとして出力するという流れになります。つまりPythonのコードを記述して実行することにより、Excelファイルを一旦読み込んだあと、Python上で処理を行ってからExcelに返す、ということです。Pythonにはこのような作業が必要なため、Excel自動化においてはVBAよりも難易度が高めになります。

Pythonは、様々なサービスやアプリケーション開発で利用されているプログラミング言語なので、プログラミングを学びたい人にとってはおすすめです。

RPA

RPAとは、パソコン業務の自動化のことです。ロボットが操作を記録し、設定で処理を定義することができます。
先ほど紹介したマクロやVBAと考え方自体は同じです。ただし、大きな違いが二つあります。

一つは、コーディングではなくビジュアルな操作が可能だということです。つまり、プログラミングの知識がなくても自動化が実現できるようになります。

もう一つは、Excel上だけでなく、パソコン上のすべての作業が自動化できるということです。

マクロやVBAよりも自動化の幅が広く、Pythonよりも難易度が低いというのが、RPAの大きな特徴です。ただし、VBAやPythonの時のようにプログラミングの専門的な知識が必要なケースがあったり、専任の人材を配置する必要があるため、属人性が高くなりがちなのはデメリットです。昨今では、ノンプログラミングで利用できるRPAも増えているのでチェックしてみると良いかもしれません。

【参考】ノンプログラミングでExcel集計自動化！「コピロボ」とは？

会社にExcelの自動化を導入することによるメリット・デメリット

業務上のメリット①

一つ目のメリットは、分散しているExcelファイルを集約できることです。

Excelファイルは、個人で管理していることが多いのではないでしょうか。しかし、その情報の担当者が複数人いると、登録や更新をするたびに個々のファイルに異なった情報が保存されるので、ファイルを集約するのに時間がかかります。
その手間は、Excelの自動化によって省くことができます。誰かが情報の登録や更新をした際に、自動で共有することもできるからです。担当者が複数人いても、整合性を保つことができます。

業務上のメリット②

もう一つのメリットは、効率化によって時間や人材に余裕が出ることです。

普段行っている業務の中には、ロボット化できるものがたくさんあります。30分かかっていた作業がワンクリックで終わるようになれば、残業時間も削減できるはずです。また、空いた時間を別の業務に充てることで、人材不足も解消できます。

業務上のデメリット①

Excelの自動化は、誰でもできるわけではありません。開発やメンテナンスを行うには、プログラミングの知識と経験が必要です。未経験から始めるのであれば、それなりの時間と労力がかかります。

また、プログラミングの勉強をしてもそれが業務で活かされなければ意味がありません。そのための時間や費用を会社が用意してくれるとも限らないでしょう。自動化を進めるためには、個人のスキルを上げるだけでなく、会社全体で導入に向けて動いていく必要があります。

業務上のデメリット②

マクロやVBAにはマニュアルがありません。VBAを利用してExcelを自動化しても、新たな業務が加わればプログラムを作り直す必要があるため、引継ぎがスムーズにいかないことがよくあります。
以前の担当者が独自のコードを使用していたり、高度な技術を駆使していたりすると、引継ぎは難航してしまいます。マクロやVBAを利用した自動化は、引き継ぐ側にも知識と経験が必要になります。

まとめ

Excelの自動化には様々な方法があります。Excelの自動化ができるようになれば効率よく作業を行うことができますが、スキルの習得、人材の配置の問題など、なかなかすぐにはできませんよね。そんな方には、Excel自動集計ソリューション「コピロボ」がおすすめです。Excelレベルの操作ができれば誰でも簡単に利用できるソフトウェアなので、メンテナンスも簡単で、引継ぎもスムーズです。Excelの集計自動化をお考えの方は、ぜひ「コピロボ」をご検討ください。