Excelの作業にミスはつきものです。なかでも特に多い入力ミスや計算ミスを、どのようにすれば防止できるのでしょうか。今回は、Excelのミスを防止するための方法について紹介します。

Excelの計算ミスを防止するためにチェックしておきたいこと

非表示行・非表示列がないか

Excelの「非表示機能」とは、特定の行や列を非表示にして、表面上見えないように隠せる機能のことです。しかし、行や列は非表示になっていても範囲指定の数式（SUM）には含まれます。そのため、非表示部分に数値が入力されていれば、気付かぬ内に計算ミスが発生してしまうのです。特に他人が作成したExcelを編集する際は、非表示行・非表示列がないか確認するようにしましょう。

非表示行・非表示列の確認は、以下の手順で行います。

1.「ファイル」をクリックし、「情報」→「問題のチェック」の順に選択
2.「ドキュメント検査」を選択
3.「非表示の行と列」のボックスにチェックを入れた状態で「検査」をクリック
4.非表示行・非表示列の個数を確認したら、「閉じる」をクリック
5.A列の左（行番号1の上）にある「すべてを選択」ボタンをクリックし、シート全体を選択
6.「ホーム」タブ内の「検索と選択」をクリック
7.「条件を選択してジャンプ」を選択
8.条件の選択オプションの中から「可視セル」を選択し、「OK」をクリック

以上の手順で、非表示行・非表示列の部分に白い線が出現します。白い線の部分を右クリックし、「再表示」を選択すれば非表示部分を表示することが可能です。

数式が合っているか

Excelで計算ミスを防止するには、数式が正しいかどうかも確認しましょう。Excelのセルには、数式の計算結果しか表示されません。セルの数式を確認するには、「数式」タブから「数式の表示」をクリックします。数式の表示を終了したい場合は、再度「数式の表示」をクリックしてください。

数式の参照元があっているか

数式の計算結果が正しくない場合、参照元が間違っている可能性があります。その場合は、「数式の参照元」を確認しましょう。数式が入力されたセルを選択し、「数式」タブから「参照元のトレース」をクリックしてください。数式の参照元が青線でつながり、簡単に確認することが可能です。青線を消したい場合は、「トレース矢印の削除」をクリックすると削除できます。

自動計算モードになっているか

数式が正しいにもかかわらず計算ミスが発生している場合は、「自動計算モード」になっているかどうか確認しましょう。

Excelには2種類の計算モードがあります。

1.自動計算モード=値を変えると、自動で計算結果に反映されるモード
2.手動計算モード=値を変えたあと、「F9キー」を押すことで計算結果に反映されるモード

手動計算モードになっている場合は、値を変えても古い計算結果が表示されたままです。作業中の何かの拍子で「手動計算モード」に切り替わってしまっている可能性もあるため、計算が合わない場合は調べてみるとよいでしょう。

ミスを防止するセル参照を使った数式のコピペ方法とは？

「セル参照」とは、数式に数値を入力するのではなく「数値が入力されたセル」を指定する方法のことです。
セル参照には3種類の方式があります。

1.相対参照
2.絶対参照
3.複合参照

相対参照

「相対参照」とは、セルの「相対的な位置関係」を固定する参照方式を指します。数式にセルを指定すれば、基本は相対参照です。相対参照の数式をコピペすると、コピー先のセル位置に応じて参照するセル番地が自動的に変化します。たとえば、D2に相対参照で数式が設定されている以下のようなシートがあるとしましょう。

D2の「=B2*C2」は、B2とC2が固定された数式ではありません。「D2から2つ左のセル」と「D2から1つ左のセル」を乗じるという意味の、相対的な位置関係が固定された数式です。そのため、D2をD4にコピペすれば、数式は「=B4*C4」と自動的に変化します。

絶対参照

「絶対参照」とは、参照するセル番地を常に固定する参照方式です。絶対参照を使用する場合は、固定したいセルの「列アルファベット」と「行番号」の前に「$」を付けます。たとえば、以下のようなシートで消費税額を計算するとしましょう。C5の消費税率は常に固定したいので、C2の数式は「=B2*$C$5」と設定します。

このシートの場合、B2をB4にコピペすると数式は「=B4*$C$5」となり、C5の消費税率が固定されたままの数式が設定できます。

複合参照

複合参照とは、セルそのものではなく「行・列のいずれか」を固定する参照方式です。複合方式の数式をコピペすると、​​行（または列）は固定しつつ、列（または行）をコピー先のセル位置に応じて自動的に変化させることができます。

たとえば、ドル円換算をまとめた以下のようなシートがあるとしましょう。

99円のドル換算をしたい場合、まずB2の数式に「A2」を絶対参照で固定します。続いて行は「1」で固定したいので、行番号「1」の前だけに「$」を付けましょう。これにより、B2をC2にコピペすると数式は「=$A$2*C$1」となり、10ドル換算の数値を出す数式が設定できます。

コピロボならコピペの計算・集計作業も簡単にできる

集計作業は特にミスが発生しやすい

Excelの集計作業においては、手作業による転記ミスや計算ミスなどがつきものです。また、定型的な作業の繰り返しで手間と時間もかかるため、どうしても作業効率が低下してしまいます。集計作業を自動化する機能としてExcelマクロやVBA（プログラミング言語）、RPA（自動化ロボット）などもありますが、導入ハードルはやや高いでしょう。
そんな課題を解決できるのが、Excel自動集計システム「コピロボ」です。

コピロボを導入すれば集計作業を自動化できる

「コピロボ」は、Excelファイルをクラウドにアップロードするだけで自動集計できるシステムです。入力ミス・計算ミスを防止し、作業効率の向上により生産性を高められます。Excelマクロでは難しい複雑な処理も、「コピロボ」であれば可能です。また、VBAやRPAのように専門的な知識を学ぶ必要もなく、Excelレベルの簡単な設定で誰でも簡単に利用できます。Excel集計作業を自動化したいとお考えの場合は、ぜひ自動化ツール「コピロボ」の導入をご検討ください。

まとめ

Excelの集計作業においては、極力ミスが起こらないようにテクニックを使うことも必要です。しかし、Excelの操作に不慣れな社員にテクニックを覚えさせるには、時間と労力・教育コストなどがかかります。そのうえ、結局は手作業になるため、ミスを完全に防止することは難しいでしょう。Excelの入力ミス・計算ミスを完全に排除するには、自動化ツールに頼るほうが賢い選択かもしれません。費用対効果を検証し、自動化ツールの導入もぜひ検討してみてください。