近年、ビジネスでは欠かせない存在になってきているExcel業務は、なかなか使いこなせず有効活用できていないという会社も珍しくありません。定型業務に手間や時間がかかり、次の作業に進めなかったり残業しなければならなくなったりしてしまう方も多いのではないでしょうか。ですが、Excel業務は効率化することが可能な場合もあります。そこで今回は、Excelを用いた業務効率化の方法を紹介します。

Excelで業務効率化を見込める定型業務

Excel業務にはさまざまなものがありますが、その中でも「定型業務」と呼ばれるものは、業務効率化が可能な業務です。では、具体的にどのような業務が該当するのか紹介します。

集計業務

集計業務や情報収集作業は、効率化が可能な定型業務の代表格です。具体的には、受注・売上データや顧客データ、アンケート調査などの集計業務が当てはまります。手作業の場合は集計データが多いほど時間がかかりますが、業務効率化を行えば時間も手間も一気に短縮できるでしょう。
また集計業務は、予算策定や新規事業の立ち上げの際に役立ちます。企業の業績を左右する業務だからこそ、効率化が必要なのです。

管理業務

管理業務にはさまざまな種類があります。多くの企業で行われているのは、従業員の情報を管理する人事管理や、出退勤の情報を扱う勤怠管理です。製造業などでは生産管理やタスク管理、卸売業などでは顧客管理や販売管理、会計管理などがあります。
管理業務には必要不可欠なものが多く、毎日行われるものがほとんどです。業務効率化を図ることで従業員の負担を減らし、ヒューマンエラーを防止できる可能性があります。

資料、報告書作成

作業報告書や月報、プレゼン資料などの作成には時間がかかります。特にプレゼン資料や企画書は、個々の裁量に任せられていることも多く、経験が少ないほど困難なものです。そのため、残業時間が減らない原因のひとつにもなっていると考えられます。
対策としては、作業報告書や月報など、社内で要式を統一してもよいものは業務効率化を進めるのがおすすめです。プレゼン資料なども、オリジナリティを出せる余地を残しつつ、フォーマット化していくと負担が減らせるでしょう。

Excel業務の課題

業務効率化には多くのメリットがあるにもかかわらず、実践しない企業があるのはなぜなのでしょうか。その理由の一つに、ビジネスだからこそ影響が大きいExcel特有の使いづらさがあります。ここでは、Excel業務にはどのような課題があるのかについて解説します。

複数名で同時更新できない

Excelは、大人数での使用を想定していないため、複数人で同時に更新はできません。共有したいデータがあっても、他の人が使っている場合は順番待ちが発生します。その結果、社内共有までに時間がかかったり最悪の場合は共有を忘れてしまったりする可能性があるのです。
個人での使用に問題はありませんが、ビジネスシーンにおいては同時更新できないことが大きな壁となっているのでしょう。

ファイルが属人化する

誰でも簡単にファイルが作成できるのは、Excelのメリットです。しかしこのメリットは、ファイルが乱立しやすいというデメリットにもなります。
どれが誰のファイルなのか、どれが最新版なのかわからず、ファイルが属人化してしまう可能性もあります。その結果、管理者本人がいない場合にファイルが探せなくなってしまう恐れがあるのです。重要なファイルが管理できない状況下では、業務に支障が出るのは言うまでもありません。

Excel間の集計業務に時間がかかる

複数のExcelファイルをひとまとめにするときにも、問題が生じる可能性があります。同じデータを扱っていても、フォーマットが異なっていればうまくコピーができないからです。
「使いやすいから」と個人でフォーマットを変更してしまうと、後々苦労する可能性があります。データを集計する予定がある場合は同じフォーマットを用意し、変更はしないように徹底する必要があるのです。

引き継ぎが難しい

Excelを使いこなせる人は、マクロやVBAなどのテクニックを使って高度なExcelファイルを作成できます。しかし、このExcelファイルはオリジナルのもので、マニュアルのない場合がほとんどでしょう。つまり、担当者以外は活用できない可能性があるのです。
ファイルが高度であればあるほど、引き継ぎも難しくなります。担当者の異動や退職、Excelのバージョンアップなどにより、業務が止まってしまうことも珍しくありません。どんなに優れたファイルでも、特定の人しか使えないものでは業務効率化は不可能でしょう。

データ容量に上限がある

ビッグデータを扱う場合は、容量に注意しなければなりません。Excelにはデータ容量に上限があり、顧客情報や製品情報などのデータ容量が増えていくと、ファイルサイズが肥大化し、管理が難しくなってしまいます。
またデータと同じく、関数の多さもファイルが重くなる原因です。開いたり保存したりするのに時間がかかるだけでなく、最悪の場合はファイルが破損する恐れもあるでしょう。

意外と手作業が多い

自動化できる作業も多いExcelですが、手作業をゼロにするのは不可能と言えます。たとえば、営業報告資料を作成する際は、受注データや顧客情報などの内容が異なるExcelから必要な情報のみをピックアップし、新たに入力しなければなりません。報告内容によって必要な情報は異なるので、その都度手作業になってしまうのです。
さらに、手作業が増えればミスが発生するリスクも高まります。ミスを修正するためにやり直し作業が発生し、業務が増えるという悪循環に陥る可能性もあるでしょう。

Excelによる業務効率化の成功事例

課題の多さがExcel業務の難点と言えます。しかし、それらをきちんと理解すれば、Excelでも業務効率化を図ることが可能です。以下では具体的な成功事例を紹介するので、参考にしてみてください。

関数やマクロを使って自動化する

関数やマクロを使って自動化するだけで、手作業による作業が減ります。使い慣れるまでには時間がかかりますが、1度覚えてしまえばさまざまな場面で活用できます。
関数やマクロを使えば、手作業よりも正確に情報を算出することが可能です。空いた時間は別の作業に充てることができ、業務効率化につながります。

ショートカットキーを使う

ショートカットキーの存在は知っていても、活用している人は少ないかもしれません。1回のショートカットキーで短縮できる時間はわずかですが、それが積み重なると大幅に時間短縮できます。以下ではExcelで役立つショートカットキーを紹介します。

●Tab……右のセルに移動
●Shift＋Tab……左のセルに移動
●Alt＋PageDown……1画面右にスクロール
●Alt＋PageUp……1画面左にスクロール
●Shift＋F11……新しいワークシートの挿入
●Alt→N……挿入タブを開く
●Alt＋Shift＋→……選んだセルの行と列をグループ化

共有フォルダで管理する

乱立・属人化を防ぐためには、共有フォルダでファイルを保管するのがおすすめです。重要なファイルほど、共有フォルダを使用しましょう。
共有フォルダには誰でもアクセスできるので、ファイルの共有もスムーズになります。名前の付け方やフォルダの分け方をマニュアル化すれば、ファイルを探す時間も短縮できます。

ピボットテーブルを使う

ピボットテーブルとは、複数のデータを統合・集計できる機能のことです。表作成もでき、さまざまな角度からデータを分析できます。うまく使いこなせれば、覚える関数の数を減らすことも可能です。
ピボットテーブルは、以下の手順で作成できます。

　1.集計対象となるセルを選択
　2.挿入タブにある「ピボットテーブル」をクリック
　3.ピボットテーブルのレポートを配置する場所を選択
　4.ピボットテーブルのフィールドで項目を選択し、行や列に追加する

算出される値を、合計ではなく平均や最大・最小などに変更すれば、また違った角度からデータを集計・分析できます。また、同時にグラフの作成もできるので、報告書や企画書の作成にも役立つでしょう。

脱Excel業務の方法

Excelでも業務の効率化は可能ですが、課題が解消できるか不安で踏み切れない企業も多いでしょう。しかし、業務全体の効率化は重要です。それなら、思い切って脱Excelを行い、別のツールを利用することも検討してはいかがでしょうか。

データベースツールを利用する

データを管理するなら、データベースツールの利用を考えてみましょう。データベースツールなら、大量のデータを決められた形式で整理できるので、属人化を防ぐこともできます。個々で所持しているファイルをデータベース化すれば、情報共有もスムーズになるでしょう。Excelと違って同時にアクセスしたり編集したりすることができるので、1つのファイルを回覧したいときにもおすすめです。
今までバラバラだったデータを共有できれば、新しい価値を見出したり業績を向上させたりする効果も期待できるでしょう。また、セキュリティ効果も高いため、情報漏洩のリスクも軽減できます。

VBAで操作をプログラミングする

VBAは「Visual Basic for Applications」の略で、Microsoftが提供しているプログラミング言語です。Excel上の操作を記録し、自動で再現できます。
たとえば経費精算や報告書の作成は、毎月同じ作業の繰り返しです。慣れた作業であっても手作業では時間がかかるため、自動化できれば大幅な時間短縮につながります。
また、VBAはExcelに標準搭載されており、誰でも簡単に使うことが可能です。ただし、行う作業はプログラミングであり、多くの言語を習得したりプログラムを組んだりするまでには相当な時間がかかるでしょう。VBAには業務効率化の効果がありますが、使いこなせるようになるまでのハードルは高いと言えます。

RPAで処理を自動化する

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、自動化するという意味ではVBAと変わりません。しかしRPAは、Excelだけでなくパソコン内で行われる作業すべてを自動化できます。定型的で頻度が高い作業には、RPAの導入がおすすめです。
RPAは、Excel内の集計作業にとどまらず、それを使用した表やグラフ、報告書の作成なども一括して行えるので、VBA以上に業務の効率化が見込めるでしょう。また、プログラミングの知識が不要なツールも多く、気軽に導入できます。
ただし、運用と導入は別であり、ツールによってはうまく活用できなかったりトラブルに対処できなかったりする可能性もあります。RPAを活用するには、正しいツール選定が必要なのです。

コピロボを利用する

「コピロボ」は、Excelに特化した集計業務自動化システムです。クラウドにExcelファイルをアップするだけで自動で集計してくれます。
Excelレベルの簡単な設定ですぐに導入でき、運用も難しくありません。技術や知識が必要な他のRPA製品と比較しても、金額が安価で費用対効果もすぐに感じられるのが特徴です。
さらにメール連携機能により、添付ファイルをクラウドにアップロードできます。アップロードされたファイルはコピロボで自動的に集計されるので、クラウドにアクセスできない社外からでも集計業務が可能になるのです。「コピロボ」の導入により、今まで手間と時間をかけてきた定型的な業務の自動化ができます。その結果、作業効率を向上させ、生産性を高めることができるのです。

まとめ

Excelを用いた業務効率化により、Excel以外の業務に充てる時間を増やし、残業を減らすことができます。ただ、Excel業務には課題も多く、なかなか効率化に踏み切れない企業が多いのも事実です。そのような場合は、コピロボが提供するRPAの導入などで、脱Excelも視野に入れた業務効率化も検討してみましょう。