ExcelのVBAは、作業を自動化することで業務効率化を実現できるツールです。具体的にどのようなことができるのかについて知っておくことで、現在抱えている作業についてもVBAで効率化が実現できるかもしれません。今回は、ExcelのVBAでできることについて紹介します。

VBAでExcelの作業が効率化できる

VBAは、Excelの作業を自動化できるツールです。VBAを活用すると、「同じ内容をExcelへ手入力するのが面倒くさい」「確認を入念に行なってもミスが出てしまう」といった悩みや手間を解決できます。

以下では、VBAの詳細やできることについて詳しく見ていきましょう。

VBAとは？

VBAとは、「Visual Basic for Applications」の頭文字を取った言葉で、Officeソフトのプログラミング言語を指します。VBAプログラムを作成することで、定型的な作業や複雑なデータ処理などが自動化できます。また、VBAと似た言葉に「マクロ」がありますが、両者は別ものであるため、注意が必要です。具体的には、マクロは自動化させるための機能を示しており、VBAはOfficeソフトで使用できるプログラミング言語を示しています。つまり、VBAはマクロを作成するための手段の一つであるということです。

レポートやグラフ作成を自動化できる

VBAを使用すると、Excelの表データを元に、自動でレポートやグラフを作成したり、データによってグラフを色分けしたりすることが可能です。目視での「データ確認」や「分析」、手作業での「グラフ・レポート作成」にかかる時間と手間を省けるため、プレゼン用の資料作成や稼働状況のレポートの作成などがより簡単になります。さらに、VBAで自動化することでデータ分析をより頻繁に行えるようになるため、分析の精度の向上にもつながるでしょう。

Officeソフトと連携できる

VBAはExcelで活用されることの多いツールですが、WordやPowerPoint、Outlookなど、Excel以外のOfficeソフトとの連携も可能です。たとえば、Excelで作成したグラフをPowerPointに差し込んだり、Excelでリスト化されている宛先にOutlookでメールを一斉送信したりなどの作業が自動化できます。このようにExcel内だけでなく、Officeソフト全体でVBAを活用することで、バックオフィス業務にかかる時間と手間を大幅に削減できるでしょう。

データの自動収集ができる

VBAを使用すると、必要なデータのみをWebページから収集する「スクレイピング」を行えます。さらにVBAでは、収集してきた膨大なデータを自動で集計・分析し、グループ分けして保存することも可能で、目視で一つひとつ確認したり手入力したりする必要がありません。このようなデータ収集の自動化は、Web上にある複数のニュースサイトから特定のニュースを抜き出したり、株価情報を定期的に入手したり分析したりするといった作業の効率化に最適です。

 ExcelでのVBA活用事例

VBAは、実際どのような場面で使用されているのでしょうか。以下では、ExcelでのVBA活用事例を3つ紹介します。

書類の自動作成

請求書や見積書、納品書などのある程度の型が決まっているドキュメントであれば、VBAを活用して書類作成を自動化することが可能です。特に、作成する書類の数が多い場合は、手作業で行うと時間の経過とともに作業効率が落ち、ミスも発生しやすくなりますが、VBAであればそのような心配はありません。作成した資料を自動でPDFへ出力したり紙媒体へ印刷したりすることも可能であるため、作業にかかる時間と手間を大幅に削減できます。

メールの一斉送信

VBAをOutlookと連携すると、Excelシート内に記載されているメールアドレスに対し、メールを一斉送信することが可能です。さらにスケジュール設定しておけば、指定時刻にメールの自動送信ができます。DMやキャンペーン案内のメール、メルマガなどをワンクリックで送信できるため、手作業で宛先を入力する時間の削減や誤送信のミス防止につながるでしょう。

回帰分析

VBAでは回帰分析が利用できます。回帰分析とは、ある結果に、関連する要因がどのくらい影響を与えているか、その因果関係を関数の形で明らかにする統計的手法です。たとえば、回帰分析を活用すると、広告の効果や将来の売上、家賃の予想などが可能です。これらの回帰分析を手作業で行うと、散布図を作成したり実際に計算をしたりなどの手間がかかりますが、VBAで自動化すると、このような面倒な作業から解放されます。回帰分析をVBAで自動化するためには、ある程度の知識とスキルが必要ですが、習得してしまえば分析作業が簡略化できるでしょう。

簡単に集計作業を自動化したいならコピロボ

コピロボは、クラウドにExcelファイルをアップロードすると、自動的に集計を行なってくれるシステムです。「Excelの集計作業を効率化したい」とお考えの方は、ぜひコピロボの導入をご検討ください。

コピロボなら簡単に導入可能

コピロボの導入や運用に、専門的な知識やスキルは必要ありません。Excel帳票とデータベースの連携設定も不要で、Excelレベルの簡単な設定だけで誰でもすぐに集計業務の自動化を始められます。
一方、VBAはExcel作業の自動化に適していますが、運用やメンテナンスには専門的な知識やスキルが必要になるため、運用が難しいツールです。業務が属人化しやすく、担当者が異動や退職をしてしまうと、知識やスキルが引き継がれずにシステムが使用できなくなってしまうというリスクがあります。その点、コピロボは誰でも簡単に導入・メンテナンスができるツールであるため、業務が属人化するリスクもありません。

ただし、コピロボはあくまでもExcelの集計業務に特化したツールであり、VBAでできることのすべてが実現できるわけではありません。しかし、Excelの集計作業を自動化していない企業の場合は、導入によって大きな効果を実感できるはずです。また、コピロボの月額料金はユーザー数に応じた金額となるため、自社のユーザー数や予算に合わせた運用が可能です。安価な料金で手軽に集計業務を自動化できるコピロボを導入すれば、すぐにコストパフォーマンスの高さを実感できるでしょう。

まとめ

VBAとは、Officeソフトのプログラミング言語です。VBAを活用すると、Officeソフト内での定型的な作業や複雑な処理を自動化でき、業務効率化を実現できます。具体的には、レポート・グラフの作成やデータの自動収集、メールの一斉送信などの自動化が可能です。しかし、VBAの運用やメンテナンスには専門的な知識やスキルが必要で、業務が属人化してしまいやすいという問題点もあります。

その点、コピロボはExcelレベルの簡単な設定だけですぐに導入できるため、担当者が異動や退職をしてもシステムが使えなくなる心配がありません。その他、コピロボに関する疑問点や不明点がございましたら、お気軽にご相談ください。