Excelのマクロは、導入することによってさまざまな業務を自動化することが可能です。しかし、マクロには不向きな作業も存在するため、導入の際にはマクロの特性についてよく理解しておく必要があります。今回は、Excelのマクロでできることや特徴、デメリットも併せて紹介します。

Excelのマクロでできることとは？

Exceのマクロとは、Excel上の操作を自動化できる機能です。特に、同じ作業を何度も繰り返し行うような反復業務に向いており、業務効率化の実現に貢献できます。

以下では、Excelのマクロでできることを詳しく解説します。

データ処理の自動化

Excelのマクロでは、主にデータ処理の自動化が可能です。たとえば、各従業員が保存したファイルを1つのファイルにまとめたい場合や、商品の在庫管理を行いたい場合などに活用できます。またデータを、商品別や顧客別などのようにジャンルで分割して保存することも可能です。

書類作成の自動化

Excelのマクロでは、ある程度の型が決まっている場合、書類作成の自動化が可能です。たとえば、レポートや請求書、納品書、台帳、シフト表などを自動で作成できます。作成した資料は、Excelのワークシート形式やPDF形式での保存はもちろん、紙媒体への印刷も可能です。印刷の向きやカラー、部数などの設定は、事前に「マクロの記録」でプログラムに記録することによって自動化を実現できます。

メール送信の自動化

Excelのマクロは、Outlook（メール送受信ソフト）と連携してメール送信の自動化が可能です。そのため、定型文や決まったフォーマットの日報やメルマガ、リマインドなどを作成・送信する時間を大幅に削減できる機能もあります。また、メールの送信先をリスト化しておくことで、宛先を手入力する手間を省くこともできます。指定時刻にメールを自動送信するスケジュール設定ができるのも、忙しい業務において大きなメリットと言えるでしょう。

Webサイトの情報を自動取得

Excelのマクロを活用すると、Webサイトの情報を自動取得できます。たとえば、ショッピングサイトやSNSに載っている商品情報やレビューなどの自動取得が可能です。さらに、自動で取得した情報を一覧表にまとめることもできます。Excelのマクロを活用すると、毎回手作業でWebサイトの情報を取得する時間と手間が省けるため、業務効率化を実現できるでしょう。

PowerPointやWordなどとの連携

Excelのマクロでは、PowerPointやWordなどのOfficeソフトを連携させることが可能です。具体的には、ExcelのデータをPowerPointのスライド内に埋め込んだり、ExcelのセルデータをWord文書に挿入できたりします。Excelのデータを一つひとつ手入力で移す手間やヒューマンエラーを防げるため、資料作成が円滑に進むでしょう。

Excelのマクロには不向きな作業もある

Excelのマクロは便利な機能ではありますが、なかには不向きな作業もあります。

以下では、Excelのマクロに向いていない3つの作業と導入にあたってのデメリットを紹介します。

大量のデータ処理

Excelのマクロは、Excelワークシートの容量を超えるような大量のデータ処理はできません。また、制限内であっても大容量かつ複雑なデータの処理にはかなりの時間がかかります。時間がかかる主な理由としては、関数の計算量が増えることや画面表示の切り替えが行われることなどが挙げられるでしょう。そのため、大量のデータを処理する場合は、事前に条件に合致したもののみを表示させるフィルタリングや画面表示の更新設定をオフにするなどの対策が必要です。

Office以外のソフトとの連携

Excelのマクロは、Excelの機能の一つであるため、Office以外の他社ソフトとの連携はできません。Office以外の他社ソフトと連携したい場合は、幅広いシステムの自動化に対応しているRPAの活用がおすすめです。RPAを活用すると、会計ソフトやOutlook以外のメールとの連携も行えます。

デザインなどを要する作業

Excelのマクロは、集計や情報収集のような単純作業の自動化を得意とする機能です。そのため、複雑な操作が必要なデザインを要する作業には向いていません。

マクロの導入にあたってのデメリット

Excelのマクロで事務作業を自動化させることで作業効率が大幅にアップしますが、デメリットもあります。
以下では、Excelのマクロのデメリットを3つ解説します。

＜専任者を立てる必要がある＞

Excelのマクロのシステムは、Excelのバージョンが変わった際に、古いバージョンが動作しなくなることがあります。そのため、Excelのマクロを利用する際には専任者の存在が必要です。しかし、専任者が異動や退職などで業務を担当できなくなると、知識が引き継がれずにそのままシステムが使えなくなってしまうリスクがあります。

＜習得まで期間がかかる＞

Excelのマクロを活用して業務を自動化するためには、専門的な知識が必要です。慣れてしまえば自動化作業は手間も省けて楽になりますが、習得までにはそれなりの時間と労力がかかります。Excelのマクロの開発に時間をかけすぎてしまうと、かえって業務が非効率になる可能性があるため、注意が必要です。

＜導入までにコストがかかる＞

ExcelのマクロはExcel内の機能であるため、実装自体は低コストでできます。また、一度導入してしまえば、高い人件費もかかりません。しかし、導入までにコストがかかるという点には注意が必要です。先述の通り、Excelのマクロを活用するには専門的な知識と経験が必要です。社内に開発できる従業員がいない場合は、外注する必要があるでしょう。外注費用は依頼先や依頼する内容によっても異なりますが、シンプルなマクロ機能の場合は3〜10万円前後、設計が必要なマクロの場合は10〜100万円前後が相場です。

簡単に集計作業を自動化したいならコピロボ

「自動化したい業務は決まっているけど、社内に任せられる人がいない」という場合は、Excel自動集計システム「コピロボ」の導入をご検討ください。コピロボであれば導入はもちろん、メンテナンスも簡単に行えます。

コピロボなら簡単に導入可能

コピロボの導入に専門的な知識やスキルは必要なく、誰でも簡単に集計業務の自動化を開始できます。また、Excelのマクロには、作成者以外の人にはメンテナンスが難しいという問題もありますが、コピロボなら追加変更やメンテナンスも簡単です。そのため、作成者が異動や退職をしてもシステムをスムーズに引き継ぐことができます。

まとめ

Excelのマクロとは、Excelで行う操作を自動化できる機能です。データの処理や簡単な書類の作成、メール送信などを自動化でき、業務効率化を実現できます。しかし一方で、導入やメンテナンスには専門的な知識とスキルが必要で、導入と活用の難易度が高いというデメリットもあります。その点、コピロボはExcelレベルの簡単な設定だけで、すぐに集計業務を始められる導入・操作が簡単なExcelの集計自動化システムです。コピロボを導入するにあたって、不明点や疑問点があれば気軽にお問い合わせください。