Excelの作業を自動化させるためには、マクロのVBAについて知っておくことが重要です。しかし、VBAについてあまり詳しくはわからないという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、VBAの入門知識を紹介します。

VBAに関する入門知識

VBA（Visual basic for applications）を活用すると、バックオフィス業務を自動化させて業務効率化につなげることが可能です。以下では、入門知識としてVBAの概要とできることを詳しく解説します。

VBAとは？

VBAは、Officeソフトの機能に搭載されているプログラミング言語です。活用すると、複雑な計算の自動化やデータ処理などのバックオフィス業務を自動化できます。また、VBAと混同されやすい言葉にマクロがありますが、VBAがマクロを作成するためのプログラミング言語であるのに対し、マクロは作業を自動化する機能を指します。両者は異なるものになるため、注意しましょう。

レポートやグラフ作成を自動化できる

VBAを使用すると、Excel上のデータをもとにレポートやグラフを自動で作成できます。特定のデータを色分けすることも可能であるため、目視でデータの確認を行なったり手作業で入力したりなどの手間や時間を大幅に減らせるでしょう。また、VBAでは数値の入力やPDFとしての出力を自動化することも可能です。
請求書や見積書、納品書などのようなあらかじめフォーマットが決まっているドキュメントであれば、ボタン1つで書類作成からPDFへの出力までワンストップで行えます。

Officeソフトと連携できる

VBAはExcelで利用されることの多いプログラミング言語ですが、WordやOutlook（メール送受信ソフト）、PowerPointなどのOfficeソフトとの連携もできます。Officeソフトと連携させることで、Excelで作成したグラフをPowerPointに挿入したりExcelに登録した顧客リストへのメールを一斉送信できたりすることなども可能です。このように、Officeソフト全体でVBAを活用すると、バックオフィス業務にかかる時間と手間を大幅に減らせるでしょう。

データの自動収集ができる

VBAを使用すると、「スクレイピング」と呼ばれる、Webページから必要な情報を抜き出して収集することが可能です。スクレイピングで集められた情報やデータは、自動で集計からグラフ化まで行われるため、一つひとつのデータを手入力したり分析したりする手間がかかりません。また、スクレイピングを定期的に自動実行させることもでき、競合調査や市場調査などに役立ちます。

知っておきたいVBAが苦手な作業

VBAは非常に便利なプログラミング言語ですが、万能というわけではありません。導入後に後悔しないためにも、ここではVBAが苦手な作業や向いていない作業について理解しておきましょう。

データ量が多すぎるExcelファイルの処理

ExcelでVBAを利用する場合、Excelワークシートの最大容量である「1,048,576行×16,384列」を超えるデータは処理できません。
それに加え、たとえワークシート内にデータが収まっていても、データの量によっては処理に時間がかかります。時間がかかる主な理由は、関数の計算量が増えることや画面表示の切り替えが行われることなどです。そのため、大量のデータを処理する際には、データベースの変更を検討したり、フィルタリングや画面表示の更新設定をオフにしたりなどの対策を講じる必要があります。

システム、アプリケーションの開発

VBAはあくまでもOfficeソフト内の作業を自動化したり効率化したりするためのものであり、システムやアプリケーションの開発はできません。複雑な操作が必要なデザインを要する作業には向いていないことから、システムやアプリケーションの開発を行う場合は、「Java」や「Swift」、「Python」などのプログラミング言語の習得が別途必要です。

Web情報を中心に取り扱う場合

VBAでスクレイピングを行うことはできますが、Web情報を中心に取り扱う場合には向いていません。Web情報を中心に取り扱う場合は、「Ruby」や「PHP」、「Python」などのプログラミング言語を習得してください。

そもそもなぜVBAを取得したいのか？

VBAはバックオフィス業務を自動化させ、作業時間を大幅に短縮できる便利なツールです。特に、現在は世界全体でIT化やDX化の動きが加速しており、集計業務や入力業務などの負担や手間を減らして業務効率化を図る企業が増加傾向にあります。このようなIT化やDX化の動きとともにVBAの需要は高まりつつありますが、VBAはプログラミングにある程度の知識がないと、運用やメンテナンスが難しいツールです。そのため、導入が難しかったり業務のブラックボックス化がしやすかったりするなどのデメリットもあります。

コピロボならVBAよりも簡単にExcel集計業務を効率化できる

「VBAを扱える人材が社内にいない」、「できるだけ簡単にExcel集計業務を自動化したい」などの悩みをお持ちである場合は、ぜひコピロボの使用をご検討ください。コピロボはクラウドにExcelファイルをアップするだけで自動集計を行えるシステムで、プログラミングの知識は必要ありません。VBAよりも簡単にExcel集計業務を効率化できます。

お使いのExcelフォーマットがそのまま使える

コピロボは、現在使用しているExcelフォーマットのセルに設定を加えるだけで使用を開始できます。そのため、コピロボ用にExcelフォーマットを別で用意する必要はありません。

誰でも簡単に使える

コピロボはExcelレベルの簡単な設定で、誰でもすぐに利用を開始できます。Excel帳票やDB、Boxなどとの連携設定なども不要です。また、コピロボはメンテナンスもしやすいため、作成者が異動や退職をした場合でもブラックボックス化することなく、システムをスムーズに引き継ぐことができます。導入のハードルが低く、誰でも運用できるのがコピロボのメリットと言えるでしょう。

プログラミングが不要

コピロボはExcelのセルを触る程度の簡単な操作で自動集計が行えます。そのため、自社にプログラミング知識のある人材がいない場合でも自動集計の設定が可能です。外注費やプログラミングの育成コストも抑えられるため、費用対効果をすぐに確かめられるでしょう。

まとめ

VBAは、Officeソフトの機能である「マクロ」を作成するためのプログラミング言語です。Excel以外にもWordやOutlook、PowerPointなどのOfficeソフトと連携でき、レポート・グラフ作成やデータ収集を自動化できます。しかし、VBAはプログラミングにある程度の知識がないと、運用やメンテナンスが難しく、導入が難しかったり業務がブラックボックス化しやすかったりするなどのデメリットもあります。そのため、VBAの導入にお困りである場合は、Excelの自動集計ツールであるコピロボがおすすめです。コピロボを導入するにあたっての不明点や疑問点がある場合は、気軽にお問い合わせください。