近年注目されているオンラインストレージサービスにも、メリット・デメリットがあります。導入や利用の際には、それらについてしっかりと把握しておくことで、より業務課題を解決しやすくなるでしょう。今回はオンラインストレージサービスのメリット・デメリットについて紹介します。

オンラインストレージサービスのメリット

オンラインであればどこからでもアクセスできる

オンラインストレージサービスでは、インターネット上でデータを保存・管理します。インターネットの環境さえ整っていればどこからでもアクセスできるため、業務の効率化が可能です。また、パソコン・スマートフォン・タブレットなどのデバイスを選ばずにデータへアクセスできる点も、大きなメリットだと言えるでしょう。

管理や運用が簡単

オンラインストレージサービスではデータの保存場所を一元化できるため、データの管理や運用が簡単です。オンラインストレージにデータを格納しておくだけで、いつでも手軽に必要なデータにアクセスできます。データの共有にUSBなどのデバイスやメールを使用する必要はないため、どこにデータがあるかわからなくなることもありません。特に複数拠点がある企業では、大幅な業務効率化につながるでしょう。

コスト削減につながる

自社内でサーバーを用意してデータを保存する場合は、導入コストや人件費が増大します。一方、オンラインストレージはサービス提供会社が用意したサーバーにデータを保存するため、導入コストを抑えることが可能です。無料のサービスを利用すれば、大幅にコストが削減できるでしょう。また、管理・運用もサービス提供会社が行うため、人件費の削減も期待できます。

リスクを回避することができる

オンラインストレージに自社の重要なデータを保管しておけば、自然災害や火災などの緊急事態時に事業がストップしてしまうリスクを回避することが可能です。自社でデータを保管している場合、緊急事態により重要なデータの損失を招いてしまう可能性があります。そうなれば事業継続が困難になり、最悪の場合は従業員を解雇したり廃業に追い込まれたりする可能性もあります。サービス提供会社がデータをセキュアに保管してくれるオンラインストレージサービスであれば、万が一の場合でも事業の継続が可能です。

オンラインストレージサービスのデメリット

自社のシステムに合わせてカスタマイズしづらい

オンラインストレージサービスの多くは、システムや機能がある程度決まっています。そのため、「自社のシステムに合わせたカスタマイズがしづらい」というのがデメリットです。
ただし、オンラインストレージサービスの多くは、ビジネスに必要な機能をオプションで追加できます。オプションは有料の場合が多いですが、うまく活用すれば大きな不便を感じることも少ないでしょう。

セキュリティ面に不安がある場合も

オンラインにデータを保存するという特性上、オンラインストレージサービスは情報漏洩や第三者による攻撃などのリスクがあります。そのため、セキュリティレベルが高いタイプのオンラインストレージサービスを選ぶようにしましょう。また、IDやパスワードなどを知っていれば誰でもデータにアクセスできるため、人為的なミスによる情報漏洩のリスクもあります。IDやパスワードの管理を徹底し、利用者全員のセキュリティ意識を高めることが大切です。

障害が起こると操作できなくなる

障害が起こると自社内で操作できなくなる点も、オンラインストレージサービスのデメリットです。
オンラインストレージは、運用・保守をサービス提供会社が行います。トラブルが起きた場合は、サービス提供会社の対応を待たなければなりません。対応の良し悪しやスピードは、サービス提供会社によって異なります。導入前に各サービスのサポート体制をしっかり確認しておくことが大切です。特に、夜間や休日のトラブル対応や運用監視サポートの有無などを確認しておきましょう。

パスワード管理の手間

オンラインストレージサービスは、パスワード管理に手間がかかります。オンラインストレージ上のデータには、アカウント情報を知っていれば誰でもアクセスが可能です。情報漏洩を防ぐためには、パスワード管理を徹底しなければなりません。定期的にパスワードを変更したり、退職者が出たときの運用ルールを定めたりするなど、パスワード管理には多くの手間がかかります。

こんなときはファイル転送サービスが便利

ネットワーク分離した環境でファイルを共有したい

社内の情報系ネットワークと基幹系ネットワークを分離した環境でファイルを共有することは、重要なセキュリティ対策です。ファイル転送サービスであれば、ネットワーク分離の環境下でファイルを送受信できます。ファイル転送サービスの中には、「上長承認」「ウィルスチェック」「ファイルの無害化処理」などが可能なものもあります。
ネットワーク分離環境でファイル転送を安全に行いたい企業には、ファイル転送サービスがおすすめです。

メールの送受信と連携して使いたい

「従業員が使い慣れたメールで、大容量ファイルを送受信したい」という企業も多いでしょう。そんな企業にも、ファイル転送サービスがおすすめです。ファイル転送サービスを利用すれば、メールを送受信するのと同様にファイルをやり取りできます。

1.【送信者】大容量ファイルを添付して、ファイル転送サービスにメール送信
2.【ファイル転送サービス】メールサーバーで添付ファイルとメールテキストを分離
3.【ファイル転送サービス】ファイルサーバーに添付ファイルを保存
4.【ファイル転送サービス】ファイルのダウンロード用URL付きメールを受信者に転送
5.【受信者】URLからファイルサーバーにアクセスし、ファイルをダウンロード

システム化して利用したい

送信業務をシステム化したい場合にも、ファイル転送サービスが役立ちます。「社内の業務システムとAPI連携できるファイル転送サービス」を選べば、送信業務の自動化が可能です。たとえば請求書の送付業務の場合、以下の通りにシステム化できます。

1.【送信者】ファイル転送サービスのサーバーに請求書（PDF）が自動的にアップロード
2.【ファイル転送サービス】請求書のダウンロードURL付きメールを転送
3.【受信者】ファイル転送サービスのサーバーから請求書（PDF）をダウンロード

送信業務をシステム化すれば、誤送信による情報漏洩リスクも軽減できるでしょう。

eTransporterならオンラインストレージサービスのデメリットを解消できる

法人向けファイル転送システム「eTransporter」なら、オンラインストレージサービスのデメリットが解消できます。「eTransporter」は、ユーザー数と送受信ファイルサイズを無制限で利用することが可能です。また、クラウド型だけでなく、自社内にサーバーを設置して運用するオンプレミス型を選ぶこともできます。
大容量ファイルや機密性の高いデータを簡単・安全に送受信したい場合は、「eTransporter」の導入をご検討ください。

まとめ

オンラインストレージサービスは手軽に導入できるうえに、管理や運用も比較的簡単などのメリットがあります。一方で、「情報漏洩リスクが高い」「パスワード管理が手間」「自社に必要な機能をカスタマイズできない」など、デメリットも多いです。
ファイル転送サービスであれば、オンラインストレージサービスが抱えるデメリットを解消できます。自社にとってオンラインストレージサービスのデメリットが大きいと判断した場合は、ファイル転送サービスの導入がおすすめです。