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RPAの導入前にやっておくべき3つのポイントとは？対象の業務についても解説
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RPAを導入することで集計業務などを自動化させることが可能ですが、導入の前に実施しておくべきポイントがいくつか存在します。また、RPAを導入することが可能な作業には条件があるため、対象の業務がどんなものか把握しておくことも大切です。今回はRPAの導入について、概要や適している業務を紹介します。
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RPAとはどんなもの？
RPAは、日本の少子高齢化に伴った人材不足を解消する手段として、注目を集めているソフトウェアロボットです。
株式会社MM総研の「RPA国内利用動向調査2021」によると、年商50億円以上の大手・中堅企業によるRPA導入率は37％とされており、2022年度には導入率が50％に達すると予測されています。さらに、RPAの導入を準備・検討している年商50億円未満の中小企業は約25％にものぼり、今後さらに導入する企業が増えるでしょう。
とはいえ、「そもそもRPAって何？」「具体的に何ができるの？」と疑問に思う方もいらっしゃると思います。そこで以下では、RPAの概要や期待できることなどを解説します。
RPAとは？
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、日本語では「ロボットによる業務自動化」という意味です。その名の通り、人間が行うパソコン作業や定型作業をロボットに任せることができます。RPAという言葉は、業務自動化をするためのソフトウェアを示す場合もありますが、基本的にはメールの送信や受発注処理などのバックオフィス業務を行うロボットを意味します。
RPAは業務効率化や人材不足の解決が期待できる
RPAは決められた作業を24時間休みなく繰り返し続けることができるだけでなく、人間よりも速いスピードで情報を処理することが可能なため、従業員の作業時間が大幅に短縮され業務効率化につながります。従業員は人間にしかできない仕事に集中できるうえに、残業や人手不足を解消させることが可能です。
RPAで自動化できる作業には限りがある
RPAで自動化できる作業は、人間の判断が入らない定型業務です。RPAは人間が覚えさせた業務を繰り返し行う仕組みであるため、ルールが決まっていない作業や毎回やり方が変わるような作業には向いていません。加えて、RPAが自動化できる作業は、デジタル化されたものに限ります。紙面での作業には向いていないため、RPAで自動化したい場合には、紙媒体の文字をデータ化する*OCRなどを活用してパソコンに取り込む作業が必要です。
*OCR（Optical Character Reader）…光学式文字読取装置
RPAの導入前にやっておきたいこと
RPAは、業務効率化や人材不足の解消などのメリットがあります。しかし、RPAの導入はすべての業務に向いているわけではありません。そこで以下では、RPAの導入前に明確にするべきことや、やっておきたいことを3つ紹介します。
現行業務の把握と定型業務を選定する
RPAの効果を最大限発揮させるには、現行業務の把握が重要です。現行業務の洗い出しを行い、どれだけの工数や人員がかかっているかを明確にしましょう。そして、洗い出した現行業務の中から自動化に適した定型業務を選定します。RPAの活用例は、交通費精算や請求書データの入力、残業代の計算などです。RPA化によって効果が出やすい業務を選ぶと、効果を実感しやすく、よりスムーズな運用につながるでしょう。
導入の目的を明確にする
現行業務の把握と定型業務の選定が完了したら、RPA導入の目的を明確にしましょう。RPAは何のために必要なのかを明確にすることで、効果を実感しやすくなります。また、RPAに対する従業員の理解が深まることにもつながり、導入がスムーズに進みます。
導入する現場にRPAのメリットや導入の目的を理解してもらう
RPAの導入前には、必ずユーザー側にメリットと目的を理解してもらい、不明点はその場で解消しておきましょう。メリットと目的の説明をせずに導入を進めた場合、運用するユーザー側に理解を得られず、RPAのメリットを享受できない可能性があります。RPAを導入する主なメリットは、コスト削減と生産性の向上、ヒューマンエラーの解消です。現行業務の把握と洗い出しで明確になった現場の悩みや、問題点を解決できるようなメリットを提示すると、ユーザーに納得してもらいやすくなるでしょう。
RPAを導入できる業務について
RPAを導入できる業務は、人間の判断が必要ない定型業務です。以下では、RPAを導入できる具体的な業務を紹介します。
手順が決まっている繰り返しの業務
RPAは、定型文によるメール返信や決まった内容の入力作業、コピー＆ペースト作業、請求書発行などの手順が決まっている繰り返しの業務に最適です。これらの単純作業を人間の手で行うと、どうしてもミスが起こりやすくなりますが、RPAを導入することでヒューマンエラーを解消できます。さらに、RPA化することで24時間休みなく作業を行えるため、業務効率化にもつながります。
ルールが決まっている業務
RPAは、人間がソフトウェアロボットに作業を覚えさせて、自動化を実現する仕組みです。RPAは人間のプログラミング通りに動くため、ルールが決まっている業務でなければ導入はできません。毎回やり方が変わる業務や人の判断が必要になる業務は、RPAの効果を発揮できないため注意が必要です。
デジタル化されている業務
RPAで自動化できるのは、デジタル化されている業務に限定されます。紙面での作業や人間の手で微妙な調整を行う必要がある作業など、アナログな業務には向いていません。RPAで業務の効率化を目指す際は、OCRを活用してデジタル化を進めましょう。
RPAに適さない業務もある
RPAはすべての業務に適しているわけではありません。先述の通り、RPAは手順・ルールの決まっていない業務やアナログ作業には適していません。特に、多くの企業や業種で活用されているExcelを使用した業務は、複雑な処理や工程が必要になる場合があるため、RPAを用いての自動化は非現実的と言えます。「クラウドのファイル共有でExcelの作業が増えた」「手作業での集計を余儀なくされた」などの悩みをお持ちの場合は、「コピロボ」の利用がおすすめです。コピロボは、Excelに特化した集計業務自動化システムで、マクロ集計やアップロードされたファイルの自動集計などが可能です。Excelの設定と変わらないため、簡単に導入でき、誰でもすぐに利用できます。
まとめ
RPAは、近年業務効率化や人材不足の解消などが期待できるとして注目を集めているソフトウェアロボットです。ただし、RPAは業務によって向き不向きがあるため、導入前に必ず現行業務の把握と対象業務の選定を行いましょう。RPA化が難しいExcelの集計業務には、ぜひ「コピロボ」をご活用ください。
