最近では、業務効率化のため「脱Excel」を目指す企業が増えています。しかし、これまでの業務からExcelをすべてなくす必要はあるのでしょうか。本当に脱Excelをすべき業務とは一体何でしょうか。今回は、脱Excelと活Excelについて解説します。

Excel業務でのトラブル

処理に時間がかかる

Excel業務では、部署間や取引先から受け取ったデータをまとめることも多いでしょう。しかし、部署や取引先ごとにファイルのフォーマットが異なるため、受け取ったデータを共通のExcelフォーマットにまとめるという余計な工数がかかってしまいます。
本来は業務効率化するためのExcelであるはずが、Excelを使うことでかえって時間がかかってしまうというケースも多いようです。

最新データが見つけられない

Excel業務では、データを複数名で共有しながら管理・修正することもあります。その場合、バージョン違いのデータが複数作成され、どのデータが最新なのか見分けにくくなるでしょう。
経営判断に使用する重要なデータをExcelでまとめている場合などは、最新ではないデータを参照してしまうことで経営上の重大な問題を引き起こすリスクも考えられます。

マクロ化が都度必要で、手間がかかる

Excel上の面倒な作業を自動化できる機能が「マクロ」です。Excel業務の効率を上げるにはマクロをうまく活用することが必要ですが、マクロの作成には手間がかかります。
また、同じような内容のマクロを使い回しできればよいのですが、「内容が若干異なる」「ファイルの仕様が不明確」などの理由で使い回しできない場合がほとんどです。
そのため、その都度マクロを作成する必要があり、余計な手間がかかってしまいます。

ブラックボックス化してしまう

Excelの業務効率化にマクロを活用していた場合、そのExcelデータがブラックボックス化してしまうリスクもあるでしょう。ブラックボックス化とは、誰もそのデータを扱えない状態のことです。
マクロは適切なメンテナンスや改良を行わなければならないのですが、マクロ作成者が退社したり異動したりした場合、Excelデータをメンテナンスできなくなることがあります。
また、作成者がいたとしても、改良を積み重ねるうちに「誰が・どこを・どのように改良したのか」がわからなくなる場合もあるため、注意が必要です。

脱Excelをしてみよう

脱Excelとは、「Excel業務の課題やトラブルを回避するために、別のツールを使用する」という考え方です。

脱Excelをしたい業務

脱Excelを成功させるには、まず脱Excelをする業務を明確にしましょう。優先的に脱Excelをすべき業務とは、情報共有、共同編集、申請、ワークフローなどの「連携する業務」です。
Excelは、複数人での同時編集や複数データの管理などには向いていません。同時編集自体は可能ですが、編集中のデータが即時反映されないため、共有にタイムラグが発生してしまいます。また、ファイル破損などにより編集不可になるなどのトラブルが起きることも珍しくありません。
まずは、他部署やチーム間で連携する業務を中心に、脱Excelを検討するのが得策です。

脱Excelの方法

〈データベースを導入する〉

脱Excelの方法として、Webデータベースを導入するのも一つです。Webデータベースとは、ウェブブラウザで「閲覧」「利用」できるクラウド型のデータベースです。プログラミング不要で構築できる製品が多く、自社で設備を用意する必要がないため、初期費用を抑えて利用開始できます。
Webデータベースを導入するメリットは以下の通りです。

　● 社内に散在するデータの一元管理が可能
　● ブラウザ上での直接編集が可能なため、常に最新のデータが残る
　● 直感的な操作でデータの検索・編集が可能（＝使いやすい）
　● 複数のアカウントで同時アクセス・編集が可能　など

Excel業務が抱える課題の多くは、共有すべき情報が複数担当者のExcelファイルに分散していることが原因です。複数の担当者が情報を登録・更新しているため、分散しているExcelファイルを集計したり編集したりするのに手間がかかってしまいます。
個人のExcelに分散している情報をデータベース化することで、最新の情報を組織やグループで容易に共有できるため、業務効率化が可能です。

〈BIツールを使う〉

BIツール（Business Intelligence Tools）とは、企業が蓄積している膨大なデータから必要な情報を集約・分析し、経営や業務に役立てるソフトウェアです。BIツールを導入すれば、Excelでは難しい業務を効率化できます。
BIツールの特徴は以下の通りです。

　● 大量データの集計・分析が可能
　● 複数のファイルを紐付けて管理・分析できる
　● 最新データのリアルタイム共有が可能
　● レポートの作成が容易（クリックやドロップだけでグラフなどが作成できる）
　● データ消失リスクが低い　など

BIツールは、レポート作成にかける工数が非常に少なく、Excelよりも扱えるデータの量も多いのが特徴です。さまざまなデータベースに直接アクセスして、大量データの抽出・結合・分析を行えるため、脱Excelに大きく役立つでしょう。

〈VBAやRPAで自動化する〉

データの集計業務や定型資料の作成など、手間のかかるExcel業務を自動化するのも脱Excelにつながります。自動化する方法には、VBA（Visual Basic for Applications）やRPA（Robotic Process Automation）などがあります。
VBAはExcel業務を自動化するためのプログラミング言語で、設定するには多少のプログラミング知識が必要になるでしょう。
RPAは、人が手作業で行うパソコン上の業務を代行してくれるソフトウェアです。プログラミング知識不要で導入できる製品も多く、Excelマクロでは対応できない複雑な処理も自動化できます。

活Excelが有効な場合も！

活Excelとは、「これまでExcelで管理してきたデータを生かしつつ、Excelと他のツールを併用する」という考え方です。

活Excelで業務を効率化する方法

活Excelで業務効率化を実現するには、以下のステップで改善を進めます。

　1. 対象業務の選定
　2. 対象業務における課題の洗い出し
　3. 課題に応じた解決策の立案

最初に効率化したい業務を明確にし、Excelを使用すべきか、他のツールを使用すべきか検討する必要があります。

Excelを完全になくす必要はない

業務効率化したい場合に、Excelが得意としている部分まで他のツールを使用する必要はありません。一連の業務を行ううえで、Excelでは効率が悪かったり処理が複雑になったりする部分を他のツールに移行することが大切です。
Excelでうまく運用できている部分は残しつつ、難しい部分に他のツールを使用する「活Excel」を目指すことで、現在の業務をより効率的に進められるでしょう。

まとめ

Excel業務の中で最も手間と時間がかかるのは集計業務です。
Excel集計RPAソリューション「コピロボ」は、集計業務の効率化を実現します。これまで手間と時間をかけて行なってきた定型的な集計業務を自動化することで、作業効率をアップさせ、生産性を高めることが可能です。
Excelの業務効率化を目指すなら、「コピロボ」の導入をぜひご検討ください。