複数のシステム間でデータをやり取りする方法として、CSVとAPIがあるのをご存じでしょうか。業務システムとの連携において、CSV連携とAPI連携とでは大きな差が生じます。業務を効率化するには、一体どちらを使用すべきなのでしょうか。今回は、CSVとAPIについて解説します。

CSVとは

CSVとは「Comma Separated Value」の略で、「コンマで区切られた値」という意味です。シンプルで軽量なのが特徴で、データ交換用のファイルとして広く普及しています。互換性が高く、数値などの情報をさまざまなソフトで閲覧・編集できますが、ファイルのダウンロード・アップロードを手作業で行う必要がある点はデメリットです。

CSVファイルとExcelファイルの違い

Excelと混同されることも多いCSVファイルですが、両者には2つの違いがあります。

1. 互換性
CSVファイルは互換性が高く、Excelだけでなくメールソフトやメモ帳などほとんどのソフトで閲覧・編集ができます。しかし、Excelファイルは互換性が低く、Googleスプレッドシートなど対応可能なものが増えてきたとはいえCSVには及びません。

2. 装飾や機能の自由度
こちらはExcelのほうが優れており、セルや文字に色付けをしたり関数を用いた計算をしたりできます。しかしCSVは、コンマやタブを用いて情報を列挙するシンプルなフォーマットなので、自由度は低めです。

ExcelでCSVを開く際に起こる問題

＜数値が正しく表示されない＞

ExcelでCSVを開くと、誤変換が発生する可能性があります。
たとえば、CSVで住所の番地を「12-3-4」と表記した場合、Excelでは「2012/3/4」というように日付に変換されることがあります。他にも「12/30」が「12月30日」になるなど、本来の表記とは違う形になる可能性があるため注意が必要です。

＜数値の頭にある0が消える＞

Excelでは、頭の0が勝手に消える「0落ち」という現象が発生することがあります。たとえば、商品コードなどを「001」「012」と0を加えて表記した場合も、「1」「12」と表示されてしまうということです。この現象は、Excelの設定でセルの表示形式が「標準」となっている場合や、「数値」と判定されるような形式を選んでいる場合に発生します。

＜大きな数値は指数表記に＞

大きな数値はセルの幅に合わせて指数表記に変換される可能性があります。指数表記とは、「100,000」は「1.E+05」に、「300,000,000」は「3.E+08」というように省略して表記することです。なかには表記すらできずに「#」となる場合もあります。

APIとは

APIとは「Application Programming Interface」の略で、ソフトウェア同士をつなげるためのインターフェースのことです。API連携を行うと、別々のアプリケーションやシステムを連携させることができ、業務効率化が可能になります。CSVとの大きな違いは、自動でデータが連携できる点です。

メリット

＜多くのシステム連携できるため、利便性が向上する＞

さまざまな業務システムやサービスと連携できるのがAPIのメリットです。たとえば、APIを公開している金融機関であれば、会計システムとつなげて口座の情報などを同期させることができます。手入力によるミスも発生せず、時間や手間もかからないので効率的です。

＜さまざまなサービスを開発できる＞

別の企業のサービスと連携することでサービスの幅が広がります。たとえばネットショッピングをする場合、ECサイトを運営する会社と配達する会社は別のものです。しかし、この2つの会社がAPI連携していれば、ECサイトから配送状況をチェックすることも可能になります。利用者のニーズに合わせたサービス同士を連携させることで、顧客にとってプラスになるだけでなく、連携している企業も売上向上などにつながる可能性があります。

＜タイムリーな確認・共有で生産性が上がる＞

APIは、一からプログラムを組む必要もなく、CSVのように手作業でダウンロードやアップロードをする必要もないため効率的です。自動で連携ができることからタイムリーに情報の共有ができます。また、CSVのようにExcelで開いた際に数値が変わる可能性を考慮する必要もありません。間違いを避け、社内で正しい情報が共有できます。

＜ユーザーの利便性が向上する＞

アプリなどを使用する際、GoogleやYahoo、TwitterなどのアカウントでログインできるシステムもAPI連携によるものです。これは、各サービスがアプリに対してログイン用のAPIの使用を許可することで利用できる仕組みになっています。その都度ユーザー名やパスワードを入力する必要がないため、ユーザーの利便性を高めることが可能です。

＜セキュリティ性に優れている＞

GoogleやYahooなどの大企業が提供するサービスはセキュリティ面でも優れています。つまり、ECサイトやアプリで新たに会員登録の機能を構築するよりも、APIで大手のサービスと連携したほうが安心して利用ができるのです。

活用事例

＜SNS＞

API連携の事例の中でも馴染みがあるのはSNSです。アプリやWebサービスにログインする際に、TwitterやLINE、InstagramやFacebookなどのアカウントを利用したことがある人は多いのではないでしょうか。特に、Instagramはさまざまな連携をしており、「Instagramに投稿した内容を同時にFacebookに投稿する」「特定のハッシュタグを使った投稿を別のWebサイトに表示する」など利用者に使いやすい仕様となっています。

＜ECサイト＞

API連携により、自社ECサイトの商品情報をAmazonや楽天などの大手モールのECサイトに掲載することも可能です。自社ECサイトだけだと露出が少なめですが、大手モールと連携することで売上向上が期待できます。在庫や価格なども共通化できるため、在庫切れの際などでも同じ情報を掲載できます。自社ECサイトで情報を更新するだけで他サイトの情報も自動的に更新されるため、手間も時間もかかりません。

＜社内の業務関連システム＞

社内ツールの連携も可能です。たとえば、ERPやCRM、チャットツール、会計ソフト、電子署名、ワークフローシステムなどでAPI連携を利用している企業も増えてきています。API連携されていない場合、別のソフトウェアに移行する際に手入力も必要です。CSVを利用しても同様の手間がかかり、数値が正しく表示されない可能性もあります。そのため、APIは手間を省きミスを防ぐことができる、業務効率化のための優れた方法です。

Excel業務を効率化したいならコピロボ！

Excel業務だけを考えると、APIでなくてもよいと考える人もいるでしょう。ただ、CSVには業務効率化を妨げるデメリットもあり、どちらを使えばよいか悩むかもしれません。そこでおすすめなのが「コピロボ」です。コピロボはExcelに特化したRPAソリューションで、集計業務などの単純作業の自動化ができます。しかも、オンラインストレージサービスの「Box」とAPIレベルでの連携が可能です。CSVとAPIの両方のメリットを活かすことで業務効率化を実現します。

まとめ

「コピロボ」は、Excelレベルの設定で簡単に導入が可能なExcel業務自動化ツールです。効果がすぐに実感できるため、今すぐにでも業務を効率化したい場合にも導入の効果を発揮します。Excelの業務効率化をご検討の際は、ぜひお問い合わせください。