Excel業務にはいくつかの種類がありますが、どの業務にあたる場合でも、Excelというフォーマットを利用しているうえでの共通の課題があります。Excel業務を効率化させるためには、いくつかの方法を取り入れる必要があります。今回はExcel業務の課題解決や業務効率化について紹介します。

Excel業務の現状について

主なExcel業務の種類

Excel業務は、主に以下の種類に分類できます。

Excel業務の多くは、データの保管や整理などの定型業務です。生産性が低い業務であるわりに、人的コストがかかります。

Excel業務の課題とは？

Excel業務が抱える課題の1つは、「誰がファイルを持っているのか」や「どれが最新のファイルなのか」がわからなくなることです。Excelは誰でも簡単に作成できるがゆえに、ファイルが乱立しやすいという特性があります。乱立した各ファイルが個人のパソコンや複数のファイルサーバーに分散しており、重要なファイルの管理や共有が困難になってしまいがちです。複数のExcelデータを1つのシートにまとめるときも、ファイルのフォーマットが異なっている場合はうまくコピーや複製ができず、データをまとめるのに手間がかかってしまいます。複数名で同時に編集することもできないため、ビジネスシーンで不便を感じることも多いでしょう。
また、Excelに詳しい人がマクロやVBAを用いて作成した複雑なファイルは、扱える人が限られてしまいます。マニュアルがないため引き継ぎも難しく、作成者の退職や異動によりファイルがブラックボックス化してしまうことも珍しくありません。
さまざまな課題を抱えるExcelだけに頼っていると、業務効率が落ちてしまう場合もあるため、注意が必要です。

Excelの業務を効率化させるための方法とは？

ショートカットキーを活用する

ショートカットキーをうまく活用することで、Excel業務の効率化が可能です。下記のショートカットキーは非常に役立つため、ぜひ覚えておくことをおすすめします。

※操作はWindowsの場合

ピボットテーブルを使う

売上分析や勤怠管理、データのグラフ化などの面倒な作業を効率化したい場合は、「ピボットテーブル」を使いましょう。ピボットテーブルは大量のデータを集計・分析できるExcelの機能です。関数や数式を使う必要がないため、Excelの操作経験が浅い人でも簡単に扱えます。

Pythonでデータ分析を効率化する

近年最も注目されているのは、Pythonと呼ばれるプログラミング言語です。少ないコードで簡潔にプログラミングできるため、Excel業務の自動化にも使われます。Pythonでプログラミングすれば、以下のような「マクロで失敗しがちな操作」の自動化も可能です。

• 画像の挿入
• 印刷設定
• セルの編集（データの結合、書式設定）
• シートの新規作成
• 既存シートの編集
• ピボットテーブル　など

ただし、ソースコードを書く必要があるため、エンジニアなどのIT有識者に協力してもらう必要があります。

データベースツールを使う

DBMS（Data Base Management System）にExcel上のデータを移してデータベース化すれば、大幅な業務効率化が可能です。データの管理を一元化できるため、「データの保管場所を本人しか知らない」という事態が避けられます。また、データを集計・編集したり、複数のファイルから情報を集めてデータの整合性を保持したりする作業も不要です。常に最新の情報を組織内で共有できるため、それだけで業務効率化につながるでしょう。

共有フォルダでの管理

重要なExcelファイルを共有フォルダで保管することも、業務効率化につながります。誰もがファイルにアクセスできるため、ファイル共有に割いていた時間の削減が可能です。ファイルの名前の付け方をルール化しておけば、フォルダ内で必要なデータを探す時間も短縮できるでしょう。

VBAやRPAによる自動化

VBAやRPAの活用も、Excel業務の効率化には有効です。VBAは、ExcelなどのMicrosoftのOffice製品に共通で搭載されているプログラミング言語です。Excel業務を自動化する機能「マクロ」もVBAでプログラミングされています。そのため、VBAを使って「マクロ」を作成すれば、より複雑な処理の自動化が可能になるのです。
一方のRPAとは、定型業務の自動化を行うソフトウェアロボットのことです。RPAであれば、VBAでは難しい他システム・他ソフトとの連携が可能になります。たとえば、「社内データベースの数値をExcelに転記・集計し、その内容をOutlookに転記して顧客に自動送信する」などの作業も自動化できるでしょう。RPAはプログラミングの知識がなくても扱えるため、比較的導入しやすいツールです。しかし、うまく運用・保守していくには、プログラミング知識が必要になる場合もあります。

Excelの集計作業を効率化するならコピロボ

Excelの集計作業を効率化するなら、「コピロボ」の導入をご検討ください。「コピロボ」であれば、Excelで起こりがちな人的ミスを防止し、作業効率アップにより生産性を高めることが可能です。Excelの集計業務を自動化するには、VBAやpythonなども有効な手段ではあります。しかし、プログラミング知識をもった専門家がいる部署でなければ、うまく運用するのは難しいでしょう。
「コピロボ」は、Excelレベルの簡単な設定で誰でも利用開始が可能です。また金額も安価なため、費用対効果をすぐに実感していただけます。Excel集計作業の効率化には、ぜひ「コピロボ」をご活用ください。

まとめ

Excelは非常に便利な反面、多くの課題を抱えています。Excelに代わるツールやシステムを導入し、Excelだけに頼らない業務管理を目指すのも1つの解決方法です。手間のかかるExcel業務は効率化し、本来注力すべき事業に人的・時間的リソースを投入することをおすすめします。