業務の効率化はほとんどの企業が常に抱えている課題なのではないでしょうか。業務効率化を図る方法はいくつか存在しますが、集計業務などを効率化させるためにはRPAによる自動化などが挙げられます。今回は、業務効率化の方法や、RPAによる集計業務の自動化について紹介します。

業務効率化のメリット

業務効率化の目的は、さまざまな業務に隠れた「ムリ・ムダ・ムラ」を解消することです。業務効率化の実現には、RPAやITツールの導入、従業員への説明など、多くの手間や時間がかかります。
では、業務効率化の実現でどのようなメリットを得られるのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。

コストを削減できる

業務効率化を達成させることで、業務にかかるコストを削減できます。たとえば、業務の一部を自動化すると、無駄な労働時間の削減や従業員の負担軽減につながり、残業時間を減少させることができます。残業時間の減少により、残業代を含む人件費や水道光熱費の大幅な削減につながるでしょう。さらに、ペーパーレス化やリモートワーク、テレワークなどを導入すると、コピー用紙やインク、文房具などの雑費や交通費などの節約が可能です。毎月かかる固定費や雑費の節約は、長期的に見ると大きなコスト削減となり、企業の利益拡大や企業価値の向上につながります。

労働環境を改善できる

業務効率化の達成は企業側だけにメリットがあるわけではありません。従業員側にも大きなメリットがあります。業務効率化による無駄な労働時間のカットは、従業員の残業や休日出勤などを減少させることにつながるため、労働環境を改善させることが可能です。業務効率化によって労働時間の短縮や働きやすい環境を実現できれば、従業員の疲労軽減やモチベーションアップにつながり、従業員の定着率も向上するでしょう。離職率が低下すると、人手不足や優秀な人材の流出などを防ぐことができ、さらに採用コストのカットにもつながるため、さまざまなメリットを得ることができます。

生産性を向上させることができる

業務効率化によって生み出された時間を別の仕事に当てられるため、生産性の向上が期待できます。これまで取り組めていなかった課題や手が回っていなかった業務にも着手でき、社内環境やサービス内容の見直し・改善を行うことが可能です。生産性の向上で増えた利益を、設備や成長分野へ投資することも可能となり、従業員の満足度や企業価値を高められるでしょう。

業務効率化を実現するための方法とは？

業務効率化を実現するとさまざまなメリットを享受できますが、「具体的にどうしたらいい？」「本当に実現できる？」と疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで以下では、業務効率化を実現させる方法や成功させるコツについて、詳しく解説します。

業務の優先順位を整理する

業務効率化を実現させるために、まずは業務に隠れている「ムリ・ムダ・ムラ」の3つを把握しましょう。そして、効率化していく業務の優先順位を決めていきます。主に、人手に見合っていない作業量や必要のない作業、担当者によって品質が変わることなどから見極めていきます。発覚した問題や課題を一気に解決しようとすると、社内の伝達ミスや混乱を招いてしまう恐れがあるため、早急に改善するべき課題から徐々に取り組んでいきましょう。業務効率化は、マニュアル・フロー化しやすい業務や、工程がシンプルな業務などの簡単な業務から行っていくと、効果がわかりやすくなります。

業務のマニュアルを作成する

業務のマニュアルを作成すると、作業内容や品質を一定に保つことができ、業務効率化につながります。担当者が変わった場合や新人が入社した場合でも同様のクオリティを期待できるため、無駄な時間やコストの削減につながるでしょう。マニュアルを作成する場合は、読みやすい文章を心がけたり図面などを組み込んだりして、誰が読んでもわかるような内容に仕上げることが大切です。既存のマニュアルがある場合は内容を再確認し、必要に応じて内容の変更や図面の挿入などを行いましょう。

業務のフローチャートを作成する

業務のフローチャートをマニュアルと一緒に作成することで、業務の効率化を図れます。フローチャートとは、1日の業務の流れや作業全体の流れを表したものです。全体の流れを目に見える形で表示することで、従業員一人ひとりが作業の必要性や責任の大きさを自覚でき、生産性の向上や会社の利益拡大につながります。また、フローチャートは新人研修や他部署の業務理解にも効果的です。フローチャートの作成には、適切な書き方の理解や業務の洗い出しなどの手間がかかりますが、時間や手間以上のメリットを得られます。

業務を自動化する

一部業務の自動化は、業務効率化に効果的です。集計業務や定型文のメール送信など毎日繰り返し行っている定型作業がある場合、単純作業であるにもかかわらず、仕事量が多いというケースも珍しくありません。そのような時間のかかる単純作業を自動化すると作業効率が大幅にアップするでしょう。業務を自動化すると余裕のある時間が生まれ、従業員は人にしかできない仕事に集中できます。それにより、業務の属人化や多忙による共有不足などの問題も解決が見込めます。

業務の自動化を行ううえで、近年注目を集めているシステムがRPAです。RPAは、人間が行うパソコン作業や定型作業のような、決められた作業を自動化できるソフトウェアロボットです。人間よりも早いスピードで処理することができ、生産性を高められます。さらにミスも無くなるため、ミスをカバーする無駄な作業や時間の削減も可能です。

RPAで集計業務を自動化させるならコピロボがおすすめ

リモートワークやテレワークの普及に伴い、集計表作成や顧客・契約管理、タスク管理などでExcelを使用している方も多いのではないでしょうか。Excelは日本企業の約99％が導入している非常に便利なツールである一方で、データの保護やバージョン管理などの面では非効率な業務が多く残っているツールでもあります。RPAで自動化できるのは、人間の判断を必要としない完全な定型業務のみです。そのため、完全な定型業務ではないExcelの自動化は非現実的と言えるでしょう。

そこで、Excelの自動化をお考えの方におすすめしたいのが、Excelに特化した自動化ツールの「コピロボ」です。コピロボはマクロ集計やアップロードされたファイルの自動集計などが可能で、メールとの連携や手作業による転記ミスも防止できるため、作業効率が大幅にアップします。難しい技術や知識が不要で、誰でもすぐに集計業務を自動化できるため、「ダウンロードやアップロードが面倒」「関数やマクロが動作しない」とお悩みの方は、ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

業務効率化には、コストの削減や労働環境の改善、生産性の向上などさまざまなメリットがあります。業務効率化を達成するためにはまず、業務に隠れている「ムリ・ムダ・ムラ」の3つを把握し、効率化させる業務の優先順位を決めましょう。毎日繰り返している定型業務を自動化させると業務効率化につながります。Excelの自動化をお考えの方は、ぜひ「コピロボ」をご検討ください。