Excelの集計業務は、効率が落ちてしまいやすい業務です。Excelの集計業務を効率化させるためには、いくつかの方法があります。今回は、Excelの集計業務の効率化や自動化について紹介します。

Excelによる集計業務の効率が低下する原因

Excelで集計業務を行う際、なんとなく使いにくいと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。集計業務の効率化を進めるためにも、まずはExcelによる集計業務の特徴を押さえておきましょう。

定型業務がほとんど

Excelで集計業務を行う場合には、社内でフォーマットを作成し、シート内に入力された計算式やマクロを使って集計することがほとんどです。そのため、同じ動作を繰り返す定型業務が多く、作業が長時間におよぶほど入力ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが起きてしまいます。
また、間違った使い方をすると正確な集計ができず、最悪の場合シートを壊してしまう可能性もあります。なかには長時間の反復作業を苦痛に感じる人もいるでしょう。単調で受動的な集計業務は非生産的であり、社員のモチベーションや人材育成の観点からも改善すべきポイントと言えます。

同時更新できない

Excelの大きな特徴として、大人数での同時作業に対応できないことが挙げられます。そもそも、Excelは個人での使用を想定して作られているソフトです。同時にExcelファイルを開くことができないため、入力したいときに他の人が作業中であった場合、作業が終わるまで待つ必要があります。入力を後で行おうと思って別の作業に移り、そのまま忘れてしまうケースも多いことから、効率的な業務とは言えないでしょう。

フォーマットが揃っていないことがある

Excelではマクロを使ったデータの連携が可能で、各シートの集計結果をまとめて分析したい場合に重宝します。ただし、コピー＆ペーストや複製を正確に行うには、シートのフォーマットを統一しなければなりません。すべてのファイルが同じフォーマットで作られているとは限らず、むしろ項目の名称や順番、レイアウトはシートによってさまざまに設定されていることが大半です。もし手作業でフォーマットを揃えようとした場合、非常に多くの時間と手間がかかることが想定されます。

属人化しやすい

Excelのシートは誰でも簡単に活用できるため、個人のパソコンで管理されている場合が多く、ファイルが属人化しやすい傾向にあります。ファイルが属人化してしまうと、誰が何のファイルを保有しているのか、どのシートが最新版なのかなどの把握が困難です。また、ファイルが他の社員に共有されないことで、シートの関数やVBAをメンテナンス、追加・改修する機会も失われてしまうでしょう。

Excelの集計業務を効率化させるための方法とは？

上記のようなExcelのデメリットは、外部のソフトやツールを使うことで改善できます。日々の集計業務の効率化を図る主な方法について解説するので、今後の参考にしてください。

共有フォルダやGoogleドライブで管理する

属人化しやすいExcelデータは重要なものほど共有フォルダで管理し、社員全員が閲覧・作業できるようにしておきましょう。社内共有することで誰もがシートの作業方法、業務内容を把握できるようになり、業務の生産性も高まります。また、ファイル名の付け方についてマニュアルを用意し、データを探しやすくしておくといった工夫も効果的です。
最近では、Googleスプレッドシートを活用する中小企業やベンチャー企業が増えています。Googleスプレッドシートとは、Excelと同じように集計・分析作業ができる無料のITツールです。Googleドライブというクラウドストレージでファイルを管理するため、Excelが不得意としている同時編集や組織管理の機能を補える特徴があります。クラウドストレージには他にもOneDriveやboxといったものがあるので、必要に応じて導入を検討してみましょう。

BIツールを導入する

BIは「Business Intelligence」の略であり、BIツールは企業が集めた膨大なデータを分析・管理できるツールです。Excelよりも詳細かつ高度なデータ分析が可能であり、ツール内に保存するデータ量の制限もありません。一方、Excelはより多くの人が活用できるように作られているため、操作性や分析能力が非常にシンプルです。長期的に大量のデータを分析するビジネスではBIツール、個人の集計業務やBIツールの分析に基づいた簡単な集計・分析を行う場合はExcelと使い分けるとよいでしょう。

Webデータベースツールを導入する

Webデータベースツールを使えば、1つのファイルを社内全体で閲覧できるため、ファイルの属人化やブラックボックス化を防げます。また、パソコン上でデータを回覧したり承認フローを進めたりというように、情報共有のデジタル化・時短ができるのも大きなメリットです。さらに統一されたフォーマットでデータを集計・管理するため、分析や統合時に余計な手間がかかりません。実際、Webデータベースを導入した企業で、年間約53時間におよぶ業務時間を削減できたという報告もあります。

RPAやマクロを導入する

業務を遂行するうえで、1日に何度も入力や集計、分析といった作業を必要とするのであれば、マクロを活用して自動化してみましょう。ただし、マクロだけではデータの移行や互換に限界があるため、RPAを組み合わせることをおすすめします。
RPA（Robotic Process Automation）とは、Excelのような定型業務をロボットに記録し、データの入力・集計作業を自動化するITツールです。ExcelやOutlookなどのソフトと組み合わせて使うことで入力にかかる時間や手間を割き、空いた時間を他の業務に充てられるなど、より高品質かつ効率的な業務を実現できます。また、手作業で入力するよりもミスが起こりにくく、正確な集計・分析が可能です。手書きや請求書などのデータもカメラ・スキャナ機能で取り込んで自動入力できるため、社員は入力内容が正しいかどうかをチェックするだけで済みます。さらに難しいプログラミングの知識が必要ないため、計算式さえ理解していれば誰でも簡単に扱える点もメリットです。クラウド型のソフトもあるので、膨大なデータの管理にも適していると言えるでしょう。

コピロボならExcelの集計業務を自動化して業務を効率化できる

コピロボは、Excelファイルを自動的に検知してデータを集計するクラウド型の自動集計サービスです。他の製品と比べて高度で複雑な設定が必要なく、Excelと同じような感覚でお使いいただけます。また、メールにExcelファイルを添付し送信するだけでデータを集計・保存してくれるため、社外からでも手軽に集計業務を行うことが可能です。
従来の定型的な集計作業を自動化し、業務の効率アップを狙うなら、ぜひコピロボの導入をご検討ください。

まとめ

Excelは多くの人が容易に扱える分、複雑な分析・集計業務には向いていないため、他のソフトやシステムを併用していくことが求められます。日々の集計業務を自動化して、作業効率を向上させたいといった場合には、ぜひRPAや外部ツールを導入してみてはいかがでしょうか。