Excelの業務は属人化しやすい業務です。特にVBAやマクロなどと連携している作業は属人化しやすく、属人化してしまうと業務の効率が低下するなどの弊害が起こりかねません。そこで今回は、Excel業務の属人化を回避するための方法について紹介します。

Excel業務が属人化する原因とは？

膨大なデータを処理したり多くの情報入力業務を行ったりする企業では、Excel業務の効率化を図るため、VBAやマクロなどを使って作業を自動化させていることもあるでしょう。しかし、VBAやマクロを使用するには高度な知識と作業を要し、業務内容や作業進捗が業務担当者以外にわからなくなってしまう場合があります。こうした一部の有識者のみがExcelファイルのシステムを理解することにより、会社全体で共有できない状況を「属人化」と言い、近年、脱Excelがすすめられる理由の一つになっているのです。

Excel業務の属人化は、次のようなことが原因で起きる可能性があります。

ブラックボックス化

Excel業務が属人化してしまう大きな原因は、業務のブラックボックス化です。業務のブラックボックス化とは、Excelを使ってデータの作成をする際、完成物ばかりに意識が向き、ファイルを制作した意図やプロセスが共有されないことを指します。例として、Excelファイルからのデータ集計や、PowerPointで会議資料の作成をするなどが挙げられるでしょう。各部署からアウトプットされたものに満足し、なぜ・どのようにファイルが作られたのかを重視しないという、企業全体の価値観がExcel業務の属人化に拍車をかけているのです。

ファイルの作成が主観で行われている

ファイルの作成が有識者の主観で行われ、本人にしかわからない項目や意味が理解できない記号が付加されていることなども、Excel業務の属人化につながっています。Excelは使いやすく汎用性に優れていますが、VBAやマクロを使った複雑なデータ処理をすべての人ができるとは限りません。作成者自身がわかればよいといった思考に陥りやすく、結果的に本人以外が使いこなせない状況を招いてしまう恐れがあります。

Excel業務の属人化のリスクにはどんなものがある？

Excel業務が属人化するとさまざまなリスクが伴います。場合によっては会社、ビジネスの存続にもかかわるため、Excel業務の属人化は回避すべき問題として取り組まなければなりません。

業務効率が低下する

Excelファイルの作成者だけが作業内容や使い方を把握しており、会社全体に共有できていないケースでは、業務効率の低下が心配されます。また、非効率的なシステムで作られたExcelファイルが共有されている場合、作成者本人以外ではその事実に気付けないため、組織全体の生産性を落としかねません。Excel業務の属人化は、多くの情報を扱う企業にとって業務の効率化を実現するどころか、障壁となる可能性があると言えるでしょう。

特定の従業員に業務進捗が依存する

Excelの属人化はプロジェクト内容によって、特定の従業員に業務進捗が依存する状況も引き起こします。たとえば、Excelファイルの作成者しか対応できない業務の場合、本人が作業を行わなければプロジェクトそのものが進まず、会社全体の生産性が低下するケースが考えられるでしょう。複数の従業員でチームを結成して進めるべき業務が1人に依存してしまうことは、質のよいアウトプットを生むためにも避けなければなりません。

担当者の変更による影響が大きくなる

Excel業務が属人化していると、異動や退職によって担当者が変更された際に、業務の引継ぎが困難になります。他の従業員がExcelファイルの使い方を理解していなければ業務の再現性が低下するだけでなく、最悪の場合、職場の仕事自体がストップしてしまうことも予想されるでしょう。属人化しているExcel業務が会社にとって重要なものであればあるほど混乱を招き、ビジネスが崩壊する危険性をはらんでいるのです。

Excel業務の属人化を回避するためにはどうすればいい？

Excel業務の属人化を回避するには組織を挙げたマネジメントを行い、可視化された問題の改善に取り組む必要があります。
具体的には以下のような方法で行うとよいでしょう。

業務に関するマニュアルを用意する

Excel業務を属人化させないためには、ファイルの使い方やルールをマニュアル化することが大切です。誰でも業務が行えるようにしておくことで、ファイルの存在価値が高まり、企業にとっても貴重な財産となるでしょう。ファイルの制作意図やプロセス、専門用語・項目・数値の意味、他のシステムとどのように連携しているかについてもまとめると、より充実したマニュアルが作れます。作成したマニュアルは常に共有フォルダなどで管理しておき、会社全体で閲覧できるようにしておきましょう。

業務をシステム化する

Excelを用いたデータの集計作業では、ピボットテーブルやフィルタ、表集計などの機能を使うことも多く、従業員の知識やスキルに応じて業務の質が左右されます。しかし、VBAやマクロ、関数を使用して業務をシステム化すれば自動化ができるため、作業者による質の差を生じさせません。Excel業務の属人化を避けられるうえに、作業の効率化にもつながるでしょう。

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上記2つの方法はExcel業務の属人化を回避するのに有効ですが、企業によっては適さない場合もあります。業務に関するマニュアルを0の状態から新たに作成するのは手間であり、作業工数が多いほど時間もかかってしまうでしょう。VBAやマクロ、関数を使ったシステム化は冒頭でも述べた通り、Excel業務が属人化する要因の一つにもなっているため、多用は避けるべきと言えます。難しいスキルを必要とせずに業務を効率化させる方法として、BIツールやRPAなどを活用する手もありますが、ソフトウェアを導入して効果を得るには多くの費用と時間が必要です。Excelの集計業務の自動化に特化したコピロボであれば、クラウドサーバー上にExcelファイルをアップするという簡単な操作をするだけで、集計業務を自動化できます。多くの人に馴染み深いExcelのフォーマットを採用しているため使いやすく、VBAやマクロといった複雑な集計処理も必要ありません。また、誰が使っても質の高い業務を実現できることから、マニュアルがなくても属人化を回避することが可能です。リーズナブルな料金体系でサービスを始められるため、費用対効果もすぐにご実感いただけるでしょう。
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まとめ

本来Excelは、使い勝手がよくデータの集計・分析に便利な表計算ソフトですが、一方でさまざまなシステムや機能と連携することで属人化に陥りやすいツールでもあります。属人化が進んでしまえば、どんなに役立つファイルでも存在価値が失われ、業務効率を低下させてしまうでしょう。業務の効率を上げて会社全体の生産性を高めるには、人に依存しない、誰でも使えるシステムの構築が必要不可欠です。そのためにもRPAなどの自動集計システムを活用し、Excel業務の属人化を回避しましょう。