働き方改革を行う中で、特にExcel業務は改善すべき業務の一つではないでしょうか。そのためExcelの集計業務には、自動化させるツールの導入を検討しましょう。今回は、働き方改革におけるExcel業務の効率化について紹介します。

働き方改革を実現するには？

働き方改革を実現するには、職場の業務や労働状況を見える化し、誰もが健康的に働ける環境を整えることが求められます。そのうえで、Excel業務の効率化は職場の労働状況を是正するための非常に有効な手立てです。まずは働き方改革とはどのようなものなのか、推奨されるようになった背景とともに、自社の働き方改革について考えてみましょう。

働き方改革とはどんなもの？

働き方改革とは、「働く人それぞれが個々の事情に応じて多様な働き方を選べる社会」を享受するための改革です。2018年に成立された「働き方改革法案」の主軸であり、誰もが生きがいを感じて輝ける「一億総活躍社会」を実現するための取り組みとしても期待されています。2019年以降は働き方改革関連法が次々と施行され、パートタイムや有期雇用労働者の待遇改善など、働き方改革に向けた試みがされてきました。働き方改革は国を挙げての取り組みであり、企業だけでなく社会全体の未来にも大きくかかわる、重要な方策なのです。

働き方改革には業務効率化が不可欠

働き方改革を進めるにあたって、業務の効率化は欠かせません。そもそも働き方改革が必要となった背景には日本の労働生産性の低さ、長時間労働の常態化があり、過労で心身に不調をきたす人の増加が社会問題とされていました。

人々が健康的に働くにはワークライフバランスが重要であり、労働時間内で付加価値の高い仕事をこなしていくことが求められます。しかし、単に労働時間をカットしただけでは生産性は向上しません。実際、働き方改革関連法によって月の時間外労働の上限が45時間・年360時間と定められましたが、業務量の多い職場では難しいケースもあるでしょう。時間内で終わらせることが困難であるにもかかわらず、膨大な業務を行わなければならない環境では、従業員のストレスが溜まり、質のよい業務につながりません。これまでと同じ、あるいはそれ以上の仕事量を短い時間で終わらせるためには、業務効率化を図ることが鍵となるのです。

労働時間の短縮と業務効率のアップによって、働き手は時間的・精神的な余裕が生まれます。こうした業務効率化のメリットは、政府が推奨する「働く人が多様な働き方を選択できる社会」の実現にもつながるでしょう。

まずは業務の棚卸から

業務効率化を実行する前に、「業務の棚卸」をすることが大切です。業務の棚卸とは、社内の業務を見直して、部署・従業員ごとに業務内容や作業時間、かかっているコストを整理する作業を言います。業務の実態を調査することで非効率的な作業や不要な業務が洗い出され、効率化すべきポイントを明確にできます。また、部署の枠を超えて改善の必要があるか見ることも重要です。

Excel業務は時間がかかる

請求書の発行や入金管理、資金管理などの業務では、Excelを使った集計作業が基本となっている会社も多いでしょう。しかしExcel業務は時間がかかり、複数のファイルをまとめる際にそれぞれのフォーマットが異なっていたりコピーできなかったりすると、余計に作業工数が増えてしまいます。Excel専門の業務改善コンサルティングや研修を行う「株式会社すごい改善」では、20～50代の男女に対してExcel業務に関する調査を行いました。その結果、Excelによる集計・レポート作成の作業時間が平均で月26.5時間にも及ぶことが報告されています。さらに、Excel業務を行う人の関数の知識や理解度についても調査しており、高度な関数を使える人ほど残業時間が多いこともわかっています。つまり、Excelを使った集計業務ではExcelが使える人に負担が集中しており、Excelは働き方改革をするうえで改善すべき業務の一つだと言えるでしょう。

働き方改革のためにExcelの集計業務を効率化する方法とは？

Excelの集計業務を効率化するにはさまざまな方法があります。働き方改革へ向けて自社に合った方法を選択しましょう。

ピボットテーブルを活用する

大量のデータを集計・分析する場合には、Excelにあるピボットテーブルという機能が便利です。データをわかりやすく表示してくれるほか、集計や更新が簡単にでき、扱いやすい点がメリットと言えるでしょう。ただし、セルの書式や文字列に条件があり、集計するデータが限定されてしまうデメリットもあります。

pythonによるデータ分析の効率化

pythonはプログラミング用語の一つで、Excelシートの新規作成やセルの編集、画像挿入、印刷設定、ピボットテーブルのデータ入力・分析を自動化できます。ただし、ソースコードを入力する必要があるため、エンジニアやITに通じた人が社内にいなければ実用は難しいでしょう。

データベースツールを使用する

Excel業務を効率化するには、データベースツールを使用するのも一つの方法です。データベースツールは1つのファイルを社内全体で共有することが可能なため、ファイルのフォーマットを統一できます。また、Excel業務で起こりやすいファイルの属人化に加えて、ブラックボックス化が防げるのもメリットです。承認フローなどの機能もあるため、大幅な業務の効率化が期待できるでしょう。

共有フォルダでファイルを管理する

Excelファイルを共有フォルダで管理すれば、すべての従業員が閲覧・編集できます。必要なデータを探すといった手間を省けるため、効率的な業務が行えるでしょう。重要なファイルや利便性の高いものほど共有フォルダで保管し、ファイル名の付け方をマニュアル化しておくことが大切です。

Excelの集計作業を効率化して働き方改革をするならコピロボがおすすめ

Excel業務を効率化させて働き方改革をするなら、ぜひ「コピロボ」をご利用ください。コピロボであれば簡単な操作で日々の集計業務を自動化できます。

簡単に導入できる

一般的なRPA製品や他の自動集計ツールはExcel帳票とデータベースの連携設定が必要で、従業員の技術力が求められます。しかし、コピロボならそういった設定が要らず、すぐに運用を始めることが可能です。また、クラウド型のサービスであるため、使用人数分のライセンスを申し込むだけで早急なご利用にも対応できます。

プログラミングは不要

コピロボはExcelのセルに触れる程度の簡単な操作で自動集計できることから、マクロやVBA、ピボットテーブルなどについての難しい知識は必要ありません。また、サーバー上のBoxフォルダへExcelファイルをアップ、またはメールにデータを添付・送信するだけで業務が完結するため、業務の効率化にも一役買ってくれるでしょう。

まとめ

企業全体で働き方改革に向けた取り組みを行うことで、残業時間が減るだけでなく従業員のモチベーションも高まり、より生産性を向上させることができるでしょう。時間と手間がかかるExcel業務の効率化は最も手軽に取りかかれ、効果を実感できる手段と言えます。すべての従業員が健康的で伸び伸びと働くためにも、RPAなどの自動集計ツールを活用して働き方改革を目指しましょう！