Excelなどの作業を自動化させるために、マクロやRPAを利用しているという企業も多いのではないでしょうか。どちらも作業の自動化を実現するツールですが、できることや得意分野が異なるため、違いについてよく知っておく必要があります。今回は、RPAとマクロの違いについて紹介します。

RPAとマクロとはどんなもの？

少子高齢化やIT・DX化の動きなどを受け、業務効率化を検討している企業が増えています。業務効率化に大きく貢献するツールに「RPA」と「マクロ」がありますが、両者にはどのような違いがあるのでしょうか。

まずは、それぞれの概要を解説します。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上の定型作業をロボットで自動化することです。たとえば、各種ソフトからのデータ出力や定型文によるメール返信、コピー＆ペースト作業など、手順が決まっている業務に適しており、効率化につながります。

マクロとは

マクロとは、Officeソフトに搭載されている機能の一つです。Excelで使用されることが多く、データ収集やレポート・グラフの作成などのコンピューターの操作を自動化できます。

＜マクロを動かすためにはVBAが必要＞

VBA（Visual Basic for Application）とは、マクロを作成するためのプログラミング言語です。マクロはソフトで行われた操作をVBAに変換し、プログラムとして保存します。

RPAとマクロの違いとは？

RPAとマクロは、どちらもコンピューター上の作業を自動化できるツールです。

以下では、得意な作業の比較やできることの違いなどを紹介します。

得意な作業の比較

以下は、RPAとマクロの自動化できる作業範囲やデータの処理能力、コストなどを比較した表です。

上記より、RPAとマクロでは自動化できる作業範囲の違いがわかります。
Officeソフト内の操作に限定されるマクロに対し、RPAはOfficeソフト以外の「チャットボックス」や「ERP」「OCR」などのシステム・アプリケーションとの連携が可能です。そのため、Officeソフト以外とも連携して定型作業全般を自動化したい場合は、RPAの導入が向いています。また、コストはどちらも導入形態や導入する目的などによってもそれぞれ異なるでしょう。そのため、事前に自社が必要としている機能や自動化する作業を洗い出し、予算を見積もることが大切です。

できることの違い

RPAとマクロでは、できることが若干異なります。

以下では、それぞれのできることの違いやメリット・デメリットを見ていきましょう。

＜マクロ＞

マクロの最大の特徴は、Excel集計業務に特化しており、データをリアルタイムで集計できることです。特定のデータを色分けしたりレポートやグラフを自動で作成できたりするため、集計業務にかかる時間や手間を大幅に減らせます。しかしながら、マクロの活用にはプログラミングスキルが必要なことから、自社に高いITスキルをもった人材がいない場合は導入が難しいでしょう。その場合は、マクロもプログラミングもいらないExcelの自動集計システム「コピロボ」がおすすめです。コピロボであればExcelファイルをクラウドにアップするだけで自動集計できるため、専門的な知識やスキルがなくてもすぐに導入できます。

＜RPA＞

RPAの最大の特徴は、パソコン上の定型作業全般を自動化できることです。たとえば、基本的にマクロではExcelのデータをOfficeソフト以外のアプリケーションに転記はできませんが、RPAであれば対応できます。しかし一方で、プログラミングスキルは基本的に必要ないものの、ある程度のITスキルや知識は必要であるため、属人化しやすいデメリットも避けられません。
コピロボなら、このようなRPAのデメリットをカバーすることが可能です。技術教育が不要であることに加えて管理・運用もしやすく、属人化を排除できるでしょう。

マクロよりRPAのほうが扱いやすい？

結論から言うと、扱いやすいのはRPAです。マクロはExcelやプログラミングに関する知識やスキルがある方であれば使いこなせますが、そうでない方がマクロを使いこなすのは至難の業です。一方でRPAは、ITスキルが高くなくてもクリック操作で自動化を実現できるツールも多く展開されているため、基本的な操作であれば初心者の方でも問題なく使えます。

RPAのデメリットは属人化しやすいこと

RPAはマクロよりも扱いやすいものの、属人化しやすいデメリットがあります。属人化してしまう主な原因は、RPAの情報共有が社内でうまく行われないことやシステム導入者に運用をすべて任せてしまうことが原因です。理解が担当者だけに留まってしまうため、その担当者が転勤・退職などでいなくなってしまうと、メンテナンスやトラブル対応ができなくなります。

Excelの集計作業を自動化するならコピロボがおすすめ

Excelの集計作業を自動化したいけれど「マクロもRPAも使いこなせる人材がいない」とお困りの方は、ぜひコピロボの導入をご検討ください。

属人化を排除できる

コピロボはマクロやプログラミングなどの難しい操作が一切必要ないため、属人化を排除できます。また、Excelのフォーマットで必要な箇所だけを自動集計することが可能です。列や行の増減により位置がずれていたとしても、事前に登録したExcelのセルに設定された固有の名前を抜き出せます。

プログラミングが不要

コピロボはプログラミングが不要です。Excelのセルに触る程度の簡単な操作で自動集計の設定が行えるため、スピーディーに導入できます。

メール連携機能搭載

コピロボにはメール連携機能が搭載されているため、メールにExcelを添付してコピロボに送信すると自動的に集計されます。また、メールで送られた添付ファイルを、一時的ではありますがコピロボ内に保存することも可能です。リアルタイムでBoxフォルダにアップロードされた後、ファイルはそのまま自動的に集計されます。そのため、社外からBoxにアクセスすることができなくても集計業務が行えるのです。

まとめ

マクロとRPAはどちらも作業の自動化を実現できるツールです。ITに関する一定の知識やスキルがある場合は使いこなせますが、そうでない場合は活用が難しいでしょう。Excelの集計作業を自動化したいけれど「マクロもRPAも使いこなせる人材がいない」とお困りの方は、ぜひコピロボの導入をご検討ください。