Excelの集計業務にRPAを導入することで、集計業務を自動化させることができます。自動化によってさまざまなメリットが得られることから、業務効率化を実現させることが可能ですが、実際に導入するには手間や時間がかかってしまうため、注意が必要です。今回は、Excelの集計業務におけるRPAの導入について紹介します。

Excel業務にRPAを導入する例

RPAとは「Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、一般事務や集計業務などで発生するデータの入力・集計業務をロボットに記憶させ、自動化するツールのことです。マクロやVBAと混同されやすいですが、それぞれが連携できるソフトウェアの範囲に大きな違いがあります。RPAであれば、Excel以外のソフトやアプリのほか、システムのデータも処理できるため、より効率的に集計業務を自動化できるでしょう。また、高度なプログラミングの知識が不要で、誰でも簡単に扱える点も魅力です。

実際、多くの企業では次のような場面においてRPAが活用されています。

RPAでExcelに転記する

Excel業務を自動化する際、マクロを使うのも一つの方法ですが、連携できるファイルやデータはExcel内に限られます。したがって、Excel以外に集約されているデータは手作業で入力するのが基本です。そこで、RPAを使ってExcelへの転記作業を行えば、集計業務の自動化を図れます。また、使い方次第では電話やメール対応もスムーズにできるかもしれません。
たとえば、事前にプログラミングしておくことで電話番号や会社名から自動的に顧客データを割り出し、必要な情報をExcelにまとめるといった活用事例があります。さらにOCRというスキャン機能を活用すれば、手書きの文書やFAXの文字も難なく転記できるでしょう。

定型作業の自動化

Excelで入力・集計業務を行う際は、あらかじめ設定されたフォーマットに沿ってデータを処理するため、定型作業であることがほとんどです。入力するデータが多いほど作業に時間がかかってしまい、変化のない単調作業は生産性があるとは言えません。しかし、RPAを活用すればExcelの定型作業を簡単に自動入力できます。また、タイマー機能で作業する時間を指定することにより、毎日決まった時間で行う定刻作業の自動化も容易です。
具体的な例を挙げると、経理部門で行われていた人の手による入金消込作業を自動化したケースがあります。本来20日はかかるはずの工数を2日に短縮できた例もあるようです。RPAは一般事務のみならず、経理や会計業務でも活躍できるツールとして評価できるでしょう。ただしRPAは、状況に応じてファイルを呼び出すような複雑な処理には対応できません。あくまでも決められた手順に沿って作業するため、イレギュラーが発生したときには作業が止まってしまうこともあるでしょう。そのため、Excel業務にRPAを導入する際にはイレギュラーに備えて柔軟な対応ができるよう、処理手順をあらかじめ設定したりマクロも併用したりすることをおすすめします。

RPAをExcel作業に導入するメリット

RPAの導入によって得られるメリットは、Excel作業をするうえで非常に大きいと言えます。単に作業効率が上がるだけでなく、事業の活性化も期待できるでしょう。

作業効率がUPする

RPAを導入すればExcelへの転記、マクロの呼び出し、他のソフトとの連携が自動で行えます。手作業で行うよりも正確な数値を算出でき、作業時間の短縮も期待できるでしょう。特に経理を始めとする事務作業の多い部署では、日々膨大なデータを処理するため、RPAは大変頼りになる存在です。社員の負担を低減させることで余裕が生まれ、一つの部署に限らず会社全体の生産性を高められます。

ミスを減らすことができる

Excelで行う手入力作業では、誤入力や入力漏れなどのミスが起きがちです。しかし、RPAはロボットによる自動的な入力・集計業務が可能なため、ヒューマンエラーを抑えつつ正確な作業が行えます。ヒューマンエラーが発生しないということは、集計結果が正確かつ信頼できるものであることの裏付けにもなります。修正やチェックの手間が省け、結果的に生産性を向上させることにも貢献できるでしょう。

業務に必要な人数を減らすことができる

Excelで集計業務を行う場合には、複数人でデータを取りまとめることが一般的です。データの量や集計内容によっては、社員を長時間拘束しなくてはなりません。一方、RPAを組み合わせた作業であれば、大半の定型作業を自動化し、人の手がなくても確かな集計結果を算出できます。人が必要になるのは読み取りエラーが起きたときや、数値が正しいかどうかの最終チェック時であるため、少人数での実施が可能です。人の手が空いた分、他の業務に人員を割くこともできます。

作業時間を増加させることができる

RPAはロボットによる集計作業がメインとなるため、作業時間に制限がありません。そのため、会社の営業時間が終了した深夜や休日も集計業務を進めることができます。納期が短い場合や、大量のデータを処理しなければならない場合に便利です。

社員のモチベーションの向上につながる

RPAを導入し、社員への負担やヒューマンエラーが減ったことで、より生産性の高い業務分掌を行えます。入力・集計業務のような単純作業から抜け出し、新たな業務へと専念できる環境は社員一人ひとりのスキルアップにもなるでしょう。また、仕事にやりがいを感じることによって個々のモチベーションが上がり、よりクオリティの高い業務を行ってくれる可能性もあります。さらに、作業効率が向上することによって、残業時間の削減などの効果も期待できるでしょう。また、正確さが求められる集計業務では、担当社員へ「ミスをしてはならない」といった重圧をかけてしまうことも危惧されます。集計業務の自動化によって精神的プレッシャーを緩和すれば、一層働きがいのある勤務環境にできます。

Excelの集計作業を自動化するならコピロボがおすすめ

RPAは、さまざまな外部ツールの中でも高い能力を持っています。集計業務を効率よく自動化し、多角的に業務の生産性を向上できるのが魅力ですが、一般的なRPAは導入に手間と時間が必要です。しかし、コピロボであれば難しい設定や専門的な知識は必要ありません。Excelを扱っている方であれば誰でも簡単に設定できるため、すぐに集計業務を自動化できます。また、ユーザー数に応じた料金体系をご用意しておりますので、導入にかかる月々のコストを抑えられるのもポイントです。集計業務を気軽に自動化したい場合は、ぜひコピロボの自動集計サービスの導入をご検討ください。

まとめ

RPAとExcelは、非常に相性のよい組み合わせです。RPAをExcel業務に導入すれば、集計作業の大幅な効率アップが実感できるでしょう。ただし、RPAを導入するには手間と時間が必要になるため、集計業務をすぐに効率化するのは難しい場合があります。Excelの集計業務を手間なく簡単に効率化したい場合は、コピロボの自動集計サービスがおすすめです。集計業務の効率化を実現したい方は、ぜひ一度お問い合わせください。