Excelは、ほとんどの人が一度は利用したことがあるソフトウェアですので、管理業務に利用したいと思っている企業も多いのではないでしょうか。ただし、利用の際にはいくつかのデメリットを解消するためのテクニックが必要です。今回は、Excelを管理業務に利用する際のメリットとデメリットについて紹介します。

Excelを管理業務に使用するメリットとデメリット

メリット

＜汎用性やカスタマイズの自由度が高い＞

Excelは、フォーマット次第で幅広い業務に使用できる「汎用性の高さ」が強みです。関数や数式を組み合わせれば、さまざまな集計業務を効率化できます。Excel上の操作を自動化する機能「マクロ」を使えば、Excelファイルに複雑な処理を組み込むことも可能です。企業の業務内容に合わせてカスタマイズしやすい点が、Excelが選ばれる大きな理由の1つと言えます。

＜利用者が多い＞

Excelは利用者が多いため、教育にかける時間を削減できます。通常、新たなソフトウェアを導入した場合は操作教育の時間が必要です。しかし、多くの人が利用しているExcelの場合、基本の操作教育に工数がかかりません。また、利用者が多いゆえに「知識や技術を共有しやすい」というメリットもあります。Excelの使い方が上手な人々のテクニックを共有し、Excelの管理業務をよりよいものに改善できることは大きなメリットだと言えるでしょう。

＜低コストで導入しやすい＞

Excelは汎用性やカスタマイズ性の高さから、幅広い業務に活用できます。そのため、専用のソフトウェアやシステムを導入するよりもコストを抑えられるでしょう。Excelでさまざまな業務をカバーすることで、他の分野に金銭的リソースを投入できます。

デメリット

＜フォーマットの作成が必要＞

幅広い業務に活用できるExcelですが、業務内容に応じて独自のフォーマットを作成する必要があります。業務に合わせて数式や関数を入れ込んだりデザインを整えたりしなければ、十分な力を発揮しません。「初期設定のままでは活用しづらい」という点が、デメリットの1つと言えるでしょう。

＜書き写し・コピペが多い＞

Excel業務はコピペが多い作業です。コピペ自体の労力は小さいかもしれませんが、量が多いと非常に手間と時間がかかります。また、異なるフォーマットのファイル間でコピペがうまくいかない場合は、手動で入力して書き写さなければなりません。単純作業のわりに時間的・人的コストがかかります。

＜手作業が多い＞

Excelの管理業務においては、データを手作業で入力することがほとんどです。そのため、入力する数値やセルの位置を間違えるなどの簡単なミスさえ起こりやすくなります。また、Excelファイルの作成者と入力者が異なる場合は、セルに設定された重要な数式を入力者が知らずに削除してしまう可能性も考えられます。手作業の多さゆえに人的ミスが起こりやすいのも、Excelのデメリットです。

＜管理や共有がしづらい＞

Excelはフォーマットやデータをファイルベースで管理するため、「管理や共有がしづらい」というデメリットもあります。複数のファイルが個人のパソコンや社内サーバーに分散してしまい、どれが最新のファイルなのかわからなくなりがちです。そのため、「社内サーバーのファイルが最新であることを知らずに、自身のパソコン内にある古いファイルのデータを使ってしまった」ということも起こり得ます。また、複数名でファイルを共有する際は、ファイルを一旦サーバーにアップロードしなければなりません。細かい手間であっても、積み重なると膨大なロスになってしまいます。

＜属人化しやすい＞

複雑な数式やマクロが組まれているExcelファイルの場合、作成した本人しかメンテナンスできなくなるリスクがあります。作成者の退職や異動の際に十分な引き継ぎが行われず、ファイルがブラックボックス化してしまうケースも珍しくありません。結局、新たにファイルを作り直す事態に陥ってしまうのです。

Excelの業務を効率化させるためには？

ワークフローを改善する

Excelの業務効率化を図るには、まず社内のワークフロー自体を見直すことが必要です。ワークフローの見直しにより、「Excelが扱う業務の範囲を狭める」「Excelを使わずに行う業務を決める」などの改善ができます。ただし、Excelの活用を少なくすることで生産性が下がるリスクもあるため、慎重に判断することが大切です。

フォーマットを改善する

Excelの業務効率化には、ファイルのフォーマットを改善することも有効です。Excelは入力したデータが増えれば増えるほど、ファイルが重くなってしまいます。Excelの動作が遅くなって業務効率が落ちたという経験は、誰もがあるのではないでしょうか。この場合、各ファイルで扱うデータ量を減らしたりシートを簡素化したりすることで解決できます。フォーマットをうまく改善し、動作スピードを上げて業務効率化を図りましょう。

ツールやシステムを導入する

Excelの代わりになるツールや業務システムを導入することで、Excel業務は大幅に効率化できます。Excelの代わりになるツールやシステムには、以下のものがあります。

業務システムにはさまざまな種類があるため、効率化したいExcel業務に合わせて選ぶことが重要です。業務システムの導入にはコストがかかりますが、得られるメリットも大きいと言えます。ただし、Excelで業務に支障がないのであれば、無理に導入する必要はありません。Excelを使うことで業務効率が落ちている場合やExcel業務に限界を感じている場合は、業務システムの導入を検討するとよいでしょう。

コピロボなら簡単に業務を効率化できる

Excel集計業務の効率化でお悩みなら、「コピロボ」の導入をご検討ください。「コピロボ」であれば、Excel集計業務で起こりがちな人的ミスを防止し、業務を効率化できます。複雑なマクロの作成やプログラミングは必要ありません。Excelレベルの簡単な設定で、誰でもすぐに利用が開始できます。また、他のツールのように技術教育をする必要がないため、手軽に使い始めることが可能です。リーズナブルな料金体系で、費用対効果もすぐに実感していただけます。集計業務を自動化して労働生産性を高めるためにも、ぜひ「コピロボ」をご活用ください。

まとめ

Excelは扱いやすく便利なツールですが、意外とデメリットも多いです。当然のように行われてきたExcelでの管理業務を一度見直してみることで、業務効率化のヒントが見つかるかもしれません。とはいえ、Excelが向いている管理業務が多いのも事実です。Excelを捨てるのではなく、今回紹介した方法でExcelのデメリットを解消しながら業務効率化を実現させてください。