データ集計は非常に手間のかかる作業ですが、自動化をすることで業務の効率化が図れます。集計作業を自動化するにはいくつかの方法があるため、自社に適したものをそれぞれ選びましょう。今回は、Excelでデータ集計を自動化する方法について紹介します。

データ集計作業にExcelが適している理由

データ集計作業にExcelが適している理由は、Excelには大量のデータの合計はもちろん、平均値や標準偏差などを効率的に求められる機能が備わっているからです。特に、引数に指定した値の合計を求める「SUM」や設定した条件に合う値の合計を求める「SUMIF」、数値の平均を求める「AVERAGE」などの関数は集計の際に役立ちます。また、Excelにはグラフを作成できる機能も備わっており、会議やプレゼンに使用する資料を作成することも可能です。

Excelの集計作業を自動化する方法

ビジネスシーンにおいて、月ごとの売上や従業員の勤務状況、消費者アンケートの結果などを集計する際に、Excelを使用している方も多いのではないでしょうか。手作業での集計作業は、膨大な時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーも起こりやすいため、自動化するのがおすすめです。以下では、Excelの集計作業を自動化する2つの方法と、必要な知識について詳しく解説します。

VBAを使う

VBA（Visual Basic for Applications）とは、Microsoft Officeソフトの拡張機能の一つです。たとえば、VBAによるマクロの有効活用によって、Excelで行う作業の自動化を実現できます。使いこなすために初めはプログラミングに関する基礎的な知識が必要ですが、一度導入してしまえば、ボタン一つでデータの集計が可能です。

VBAに必要な知識

VBAの使用には、VBAそのものの知識と、SQLおよびADOの知識が必要です。

＜Excel VBAの知識＞

Excelでのデータ集計を自動化するうえで、VBAの知識は欠かせません。VBAの使用で最低限必要となる知識は以下の通りです。

• 値の取得・入力

• 変数

• ループ分（for文）

• 条件分岐（if文）
  
  

Excelの機能や関数についての知識も外せないため、初心者の方はまず、Excelの理解を深めるところから始めましょう。

＜SQLおよびADOの知識＞

SQLはデータベースを操作するための言語で、ADOはデータベースへアクセスして情報を取得する技術です。

この2つの知識は、集計表作成処理を自動化する際に必要で、座学と実践を繰り返して習得する必要があります。

＜Excelシートの表作成に関する知識＞

VBAを活用する際には、Excelシートの表作成に関する知識も必要です。

絶対参照と相対参照の使い分けに加えて、集計表作成でよく使用される関数についての理解を深めましょう。

RPAの活用

RPA（Robotic Process Automation）は、他のソフトやシステムと連携した作業の自動化ができるソフトウェアです。RPAを活用すると、メールの送信やコピー＆ペースト作業、請求書の発行などの定型業務を自動化できます。

RPAとマクロの違い

RPAとマクロの違いは、主に以下の5つです。

＜自動化できる作業の範囲＞

RPAとマクロでは、自動化できる作業の範囲が異なります。マクロを活用した自動化はExcel内の作業に限定され、VBAを使用した場合にのみWordやPowerPointなどのOfficeアプリケーションと連携できます。一方、RPAはOffice以外の他のアプリケーションとも連携が可能です。自社のシステムや会計ソフト、Outlook以外のメールと連携させて自動化できるため、生産性が向上します。

＜プログラミング知識の有無＞

基本的な作業であれば、マクロにプログラミングの知識は不要ですが、より複雑な処理を自動化する場合は、プログラミング言語であるVBAの知識が必要です。

それに対して、RPAはテンプレートを活用できたり、自動化したい手順を指定できたりするため、プログラミングの知識がなくても運用できる場合があります。

＜データの処理能力＞

RPAとマクロでは、データの処理能力も異なります。マクロの場合、Excelのワークシートを超えるような大容量のデータは処理できません。たとえワークシートに収まるデータ量であっても、複雑なデータの処理には時間がかかったり動作が停止したりする可能性があるでしょう。RPAもデスクトップ型の場合は、パソコンのスペックによって処理能力が異なります。クラウド型やサーバー型であれば、パソコンのスペックに関係なく、膨大なデータを高速で処理することが可能です。

＜料金＞

マクロは、すでにソフトを持っている場合、特に追加料金はかかりません。一方、RPAは初期費用や毎月のランニングコストが発生します。ツールにもよりますが、なかにはランニングコストが100万円を超えるものもあります。

＜ソフトの連携＞

マクロは、基本的にExcel以外のシステムとは連携できません。一方、RPAはさまざまなシステムやソフトとの連携が可能です。Webサイトのデータを元にExcel上でグラフを作成したり、Excelのデータをメールやチャットツールで複数名に送付できたりします。

Excelのデータ集計を自動化するならコピロボがおすすめ

Excelのデータ集計を自動化する方法として、上記ではマクロやVBA、RPAを紹介しましたが、それぞれプログラミングの知識が必要であったり、導入までのハードルが高かったりなどのデメリットもあります。そのようなデメリットをカバーしているのが、Excelに特化した集計業務自動化システムである「コピロボ」です。

以下では、コピロボの特徴を詳しく紹介します。

リアルタイムでの集計が可能

コピロボには、クラウドストレージのBoxフォルダーやメールと連携する機能があるため、リアルタイムでの集計が可能です。
集計したいExcel帳簿をメールでコピロボに送信するだけで自動集計されるため、ユーザーや管理者による確認の手間が省け、業務効率化につながります。

導入がスムーズ

マクロやVBA、RPAの導入と運用には、ある程度の知識やスキルが必要です。しかし、コピロボなら現在使用しているExcelフォーマットのセルに設定を加えるだけで、すぐに使用開始できます。メンテナンスも簡単なので、業務が属人化したりブラックボックス化したりするリスクもありません。

コスト削減を実現

コピロボでデータを自動集計すると、これまでかかっていた時間や人件費を削減でき、大幅なコスト削減につながります。また、入力ミスやメール送信のミスなどのヒューマンエラーも防止できるため、作業効率が大幅にアップし、生産性も向上するでしょう。

まとめ

データの集計を人の手で行うとミスが起こりやすく、膨大な時間がかかってしまいます。データ集計を自動化する方法としてVBAやRPAなどがありますが、導入までのハードルが高く、なかなか使用できないというケースも多いのではないでしょうか。その場合はぜひ、コピロボをご検討ください。導入から運用までスムーズに行うことができ、費用対効果もすぐに確かめることができます。コピロボを導入するにあたって、不明点や疑問点がある場合は、お気軽にお問い合わせください。