データ集計を自動化させる方法の一つに、RPAがあります。しかし、RPAの運用には知識が必要なため、誰にでも簡単に扱えるわけではありません。今回は、データ集計におけるRPAについて紹介します。

データ集計の課題

業務には、販売データや勤務状況、Webアクセス履歴などのデータ集計がつきものです。このようなデータ集計が部署ごとに発生すると、データの種類や量は膨大になります。

データの集計を手作業で行った場合に発生する課題は、以下の3つです。

コストがかかる

データ集計を手作業で行なっていた場合、集計量が増えると既存の人員では手が足りず、新しい従業員の雇用や担当者の配属、外部への作業委託が必要になる可能性があります。新たに従業員を月20万円で1人雇用した場合、1年間でかかる人件費は約240万円です。それに加えて、採用コストや福利厚生費、社会保険料などもかかるため、1年間で約400万円かかります。人件費の増加は、利益率の低下や他の事業や投資に回す資金の低下につながり、資金繰りが悪化することも考えられるでしょう。また、外部へ作業を委託した場合は、コストの増大だけではなく、作業のブラックボックス化や情報漏洩などのリスクにもつながりかねません。新たに人材を雇用したり外部へ集計作業を委託したりするよりも、自動化のツールを導入したほうが、高い費用対効果を実現できます。

ヒューマンエラーが起こりやすい

人間が原因となって起こるミスをヒューマンエラーと言います。どのような仕事であっても、人間が行う限り必ずヒューマンエラーは発生するため、完全に防ぐことは困難です。データ集計のヒューマンエラーには、主に数値の打ち間違いや転記ミス、最新データの取り違えなどがあります。たとえ小さなミスであっても、そのミスが会社に大きな打撃を与える可能性はゼロではありません。データ量や業務量が増加するにつれてミスを誘発しやすくなるため、ヒューマンエラーが発生しない仕組みをつくることが大切です。

従業員への負担が大きい

膨大な量のデータを集計する作業は、担当する従業員の大きな負担にもつながります。データの集計が期限に間に合わない場合は、残業をする従業員も増えるでしょう。さらに、ミスをしてはいけないという緊張感やプレッシャーが、大きなストレスになることもあります。業務の負担増は、疲弊による人材流出を招く懸念があり、データ集計の人手不足に拍車をかけることにもなりかねません。

データ集計にはRPAが便利

手作業によるデータ集計の課題は、RPAで解決できます。

RPAとは ”Robotic Process Automation” の略語で、人がパソコン上で日常的に行なっている作業を自動化できるソフトウェアです。具体的には、メールの送信やコピー＆ペースト作業、請求書の発行などのバックオフィス業務を自動化できます。

以下では、RPAを導入するメリットを3つみていきましょう。

作業スピードが向上する

RPAを導入すると、Excelへのデータ入力やマクロの実行、他のソフトウェアとの連携などが自動化できます。人間よりも速いスピードで、ミスなくデータ集計を行えるため、定型業務の大幅な時間と手間の短縮を実現することが可能です。
ある人材派遣会社では、1人あたり2時間×10名で対応していた集計・報告作業をRPAで自動化したところ、従業員の残業時間が1日20時間削減できたと報告されています。

ミスを削減できる

RPAを導入すると、ヒューマンエラーの発生を抑えた正確な作業の実施が可能です。作業クオリティが向上するだけではなく、ミス発生による作業のやり直しやヒューマンエラーを回避するためのチェックやフォローなどの工数も大幅に削減できます。ある企業では、担当者がExcelで作成した売上伝票を共有フォルダへ保存し、そのフォルダに登録されたファイルを販売管理システムへ転記して請求書を発行していました。この流れをRPAで自動化したところ、ヒューマンエラーの原因でもあった転記入力の工数が削減されたという効果が出ています。

人手不足を解消できる

RPAとExcelのマクロを組み合わせると、理論上は定型業務の自動化が可能です。人手不足の解消につながるのはもちろんのこと、1日かけて行っていた定型業務のリソースを別の業務に割り当てることができるため、生産性も向上します。ただし、Excelの表を変更した場合、マクロもRPAも設定し直す必要があるなど、実際の運用において、すべてを自動化することは難しいと言えるでしょう。

RPAは属人化しやすいのがデメリット

RPAの導入と運用には、ある程度の知識とスキルが必要であるため、属人化しやすいというデメリットがあります。
属人化とは、ある業務において、1人の担当者のみが進め方や進捗状況などを把握している状況のことです。企業内で業務の手順が共有されていないため、担当者が異動や退職をしてしまうと、メンテナンスやトラブルへの対応ができなくなってしまうリスクがあります。そのため、RPAを導入する際は、マニュアルを作成し、誰でも制作やメンテナンスができる環境を整えることが大切です。

データ集計を自動化したいならコピロボがおすすめ

データ集計を自動化したいけれど、導入や導入後のメンテナンスが難しく、なかなか自動化できないという悩みも多いのではないでしょうか。
「導入にコストをかけられない」「社内にITリテラシーの高い従業員がいない」といった不安やお悩みがございましたら、ぜひExcelに特化した集計業務自動化システム「コピロボ」の導入をご検討ください。

以下では、コピロボの特徴と導入するメリットを詳しく解説します。

属人性を排除できる

RPAには属人化しやすいというデメリットがありますが、コピロボは誰でも簡単に導入・運用できます。導入方法も、現在使用しているExcelフォーマットのセルに設定を加えるだけと、非常にシンプルです。作業が属人化したりブラックホール化したりする心配がなく、データ集計業務を簡単に自動化できます。

プログラミングが不要

RPAはプログラミングが必要になるケースもありますが、コピロボの導入や運用にプログラミングは必要ありません。コピロボはExcelに触る程度の簡単な操作で自動集計の設定が行えます。それに加えて、プログラミングに詳しい技術者がいなくても、RPAをクラウドストレージのBoxフォルダとメールに連携することが可能です。

メール連携機能搭載

コピロボにはメール連携機能が搭載されており、Excelをメールに添付しコピロボに送信するだけで自動集計が可能です。集計されたデータはそのままBoxフォルダにアップロードされるため、無駄な手間がかかりません。

まとめ

手作業によるデータ集計の課題には、コストの増大やヒューマンエラーの発生、従業員の負担の増加などがあります。このような課題を解決するためには、業務の自動化が必要です。RPAは定型業務の自動化に便利ですが、属人化しやすく、担当の制作者が異動や退職をしてしまうと引き継ぎが難しいというデメリットがあります。
このデメリットをカバーできるのが、コピロボです。コピロボは誰でも簡単に操作できる構成となっており、初心者でも簡単に導入・運用ができます。コピロボを導入するにあたって、不明点や疑問点がある場合はお気軽にご相談ください。