脱PPAP対策に対応|大容量ファイルの安全な共有・送信・転送ならeTransporter(イートランスポーター)

導入事例

庁外とのファイル受け渡しに必須となった基盤システム

Case Study

広島県庁 様

教えて!eTransporterを選んだポイントは? 

どういったオプションを導入していますか?

承認オプションとアーカイブオプションを利用しています。承認は全職員必須としています。 過去の送信ファイルをそのまま保管できるアーカイブは、仕組みとして持っていると安心感がありますね。

承認オプションで必要な上長の設定はどのように行っていますか?

例年、人事異動が毎年4月にあり、全職員の1/3ぐらいは異動しますが、ユーザ情報はADの情報が自動的に反映されるよう連携しており、申請者と承認者の情報も定期的に一括で自動取込みしていますので、特に運用が大変ということはありません。

eTransporterはどういった業務で利用されてますか?

庁内の様々な部署でコンスタントに使っていますが、中でも利用頻度が高いのは、農林、土木系です。業者さんとのやり取りで、大きな動画や写真の送受信に使っています。あとは、市区町村とのやり取りにも使っています。

庁外へのファイル送信と庁外からのファイル受信、どちらの用途が多いですか?

庁外へのファイル送信が多いですが、もらう方も一定数あります。オンラインストレージは、例え受信であっても利用禁止・アクセス不可にしているので、庁外からのファイルを受け取る際にも、eTransporterに送ってもらうようにしています。

産業と自然に恵まれ、2つの世界遺産を有する地 広島県

広島県は、工業・商業が盛んな一方、海・山の豊富な自然にも恵まれている。第二次世界大戦において世界で初めて核兵器による攻撃を受けた広島市を抱えることから、国際的に知名度が高い。また安芸の宮島と原爆ドームの2つのユネスコ世界遺産を有しており、日本国外からの観光客も多い。

"セキュリティ"と"使いやすさ"の両立が重要

ウィルス感染撲滅のため、USBメモリ禁止!
でも、大きなファイルはどうやって送ればいいの?

広島県がファイル送信システム「eTransporter」を導入したのは、2013年。使い勝手のよさから、”なくてはならないシステム”としてその後も継続利用し続けている。

導入のきっかけは、ウィルス感染を撲滅するためUSBメモリを禁止にしたこと。

USBメモリを禁止にしたものの、メールでは5MByteのファイルしか送信できず、現場からは仕事にならないとの声が殺到。「5MByteを超えるファイルを受け渡しできる仕組みを整えることが急務だった。」(同県 総務局 業務プロセス改革課政策監 坂本氏)

 

庁外への情報の持ち出しに上長承認は必須

ファイルが一旦外に出てしまうと、監視・管理の手を離れてしまう。組織としての意思決定を得ずにファイルが外部に出ることは許されない。そのため、ファイル送信システムの要件として、上長による承認機能も必須だった。一方で、ファイル送信の処理や承認に手間がかかると、業務に支障をきたすため、「セキュリティは維持しつつ、利用者も承認者も迷わず使えることが重要」だった。 (坂本氏)

みんなが使うシステムだから、迷わず使えるものを。

「eTransporterはインタフェースがこなれており、一切迷わない。」(坂本氏)

通常、製品を新規に導入した場合、導入直後は問い合わせが非常に多く、手順書の作成や説明会を開催するなど、運用が定着するまでは何かと手間がかかるもの。

ところがeTransporterについては説明会も手順書も一切不要だった。

また、導入も非常にスムーズで、大きなトラブルもなかった。

”eTransporterはインタフェースがこなれており、マニュアルを見なくても一目で操作がわかるのがよい。ユーザが操作に迷わない。承認者は50歳代以上が多いが、そういった年代の利用者でも、操作に迷うことなく利用できている。”(坂本氏)

広島県 総務局
業務プロセス改革課政策監
坂本 信義 氏

重要情報の正規の出口をeTransporterに一本化

今後、同庁では庁内データの暗号化を検討する予定だが、その際、庁外の相手は暗号化ファイルを参照できないため、外に出す際に復号する必要がある。同庁では、eTransporterで上長の承認を得られたファイルだけ復号・外部への送信を可能とする仕組みを検討予定だ。

eTransporterを重要情報の唯一正規の出入り口とすることで、より強固に情報の統制が取れるようにする考えだ。

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